浅析高职院校基建档案管理存在的问题以及对策

2016-11-26叶苹

长江丛刊 2016年28期

叶苹

叶苹

基建档案是工程项目从立项到竣工交付使用时所形成一系列相关文件和资料。随着高校扩招开始，高校开始建设新校区或改造旧校区，高校基建档案尤为重要，然而在实际管理工作中，存在着很多问题。本文从实际工作经验中分析高校基建档案存在的问题，并提出相应的对策。

基建档案问题对策

一、高职院校基建档案的特点

（1）独立性。基建档案是每个工程从前期准备工作到竣工验收一系列过程中所形成的档案。有工程才有档案，所以相对其他档案来说比较独立，而且要单独立卷管理。

（2）专业性。基建档案在形成过程中，涉及到很多专业方面的知识，如勘察、设计、施工、监理过程中形成的文件成果资料，特别是施工过程中形成的资料。这些资料对于整个基建档案来说是非常重要和关键的。

（3）数量多。不管大工程还是小工程，档案都是存在的，而且数量多。从开始的工程立项文件，到勘察、报建、设计过程，再到预算，招标，然后到施工过程，监理过程，最后竣工验收，结算审核等等形成的档案，数量是非常庞大的。

（4）复杂性。基建档案形成来源不仅有内部资料还有外来资料，勘察过程形成的岩土勘察报告，设计过程中形成的设计方案、施工图纸，报建过程中涉及到的部门大概就有10来个单位，如发改委、规划局、国土资源局、建设委员会、环境保护局、地震局、人防局、气象局、消防局等，形成立项批复、施工许可证、规划许可证等各种各样的文件资料。

二、高职院校基建档案存在的问题

（一）基建档案资料不全不完善

第一，由于基建工程建设跨期长，从开工到竣工验收交付使用，短者几个月，长者几年，而且相当一部分资料要在各个单位、部门之间传递，导致资料中途丢失不见，或者毁损等现象都是存在的。第二，相当多工程的承包单位是由私人老板挂靠公司的，这样部分资料是由公司的资料员整理归档，部分资料特别是采购材料的合同、票据、发票等又是由私人老板自己保管，导致施工单位交来的工程资料是不齐全的。

（二）基建档案管理员缺乏专业知识

大多数的基建档案管理员是兼任，而且不具备工程专业方面的知识，对基建工程项目的程序不熟悉，工程哪个环节哪个阶段的资料比较重要，什么时候该收集什么资料都不清楚，导致收集的基建档案质量不高，甚至有些不符合规范。

（三）基建档案存在不规范的地方

一是由于施工单位的资料员没有及时做资料，交来的分部分项资料中有空白之处，或填写的内容不符合相关要求。二是很大部分的施工资料是后面补的，导致签字或者日期不符合规范要求。三是图纸编制上不符合规范要求，图纸上盖章不清楚，签字处经常漏签或者日期经常不写。

（四）基建档案管理存在漏洞

一是工程本身具有的特点导致基建档案管理难度大，大部分资料的原件只有一份，部门之间、外单位借阅过程中，不按时退还，或者中途丢失，哪怕有登记表可以追究到具体的个人，但是大部分时间也是无可奈何。二是基建档案基本上都是长期保存的，但是借阅率又高，特别是竣工时的相关资料，长期翻阅，经常复印，造成资料遭受损坏。

三、加强高职院校基建档案管理的对策

（一）完善工程的档案

根据城市建筑档案馆的《建设工程文件归档整理规范》进行不断完善工程资料，及时规范地整理收集资料，根据资料种类分类装档案盒，借阅进行登记，定时督促借阅人归还资料。对缺少的资料进行登记并跟进，督促相关单位提供。在收集资料立卷时，尽可能做到详尽完备，保存好收集到的原件和复印件，拿到资料时尽可能扫描进行刻盘进行储存，并复印数份，复印件上注明原件所在的地方及保管人员，便于后续工作的开展。

（二）提高基建档案管理人员的业务能力

一是在招聘管理人员时尽可能招聘专业性的资料员，或者具有专业档案知识的管理人员，有利于资料的收集和分类。二是加强管理人员的培训，让管理人员参加的档案管理工作培训，通过各种学习和培训，不断提升业务能力水平。三是提高管理人员的专业敏感性，能及时捕捉重要的信息，保存相关的资料。

（三）加强学院档案信息化建设

学院加大力度建立现代化的基建档案管理系统，不断优化档案管理的手段，提高档案管理的效率。配齐相应的设备仪器，加强基建档案信息的存储和利用。

（四）加强对基建档案的工作意识

由于基建档案在相当长的一段时间得不到大家的重视，导致对档案管理意识薄弱，所以应强化全员档案意识，特别是工程管理部门的全体员工应重视档案管理，收到档案应及时给档案管理专任人员进行储存，借阅时及时归还，爱惜借阅的资料，资料不乱放，重要资料装档案盒；各相关部门应积极配合基建档案的收集和整理。