试论新形势下对档案“完整安全原则”的再思考

田 曼

大庆市龙凤区政府大楼

试论新形势下对档案“完整安全原则”的再思考

田 曼

大庆市龙凤区政府大楼

在信息社会环境下，档案工作面临着新的发展机遇和挑战，加强档案管理，维护档案安全与完整，是新形势下档案工作的基本要求。本文主要对新形势下档案“完整安全原则”进行再思考，以促进档案价值的有效发挥，提高档案工作效率及服务质量。

新形势；档案工作；完整安全原则

档案工作是国家档案事业中的基本组成部分，以档案为管理对象，主要为档案利用者提供服务，有助于维护历史真实面貌，渗透于人类社会生产生活的各个方面。档案具有一定的凭证作用和法律效率，具有可靠性和广泛性，档案工作性质决定了档案必须保证完整、真实且安全。尤其是当前社会经济与科技飞速发展，社会形势日益复杂，加大力度对档案“完整安全原则”进行深入思考，在提高档案工作有效性方面具有重要的现实意义。

一、档案生存面临新挑战

一是电子文档的生成环境复杂。因为缺乏统一的建设标准和系统模型，致使各地各部门如雨后春笋般涌现出来的办公自动化、电子政务工程形成了各自为政的局面。二是电子文档的网络化管理存在突出问题。多数办公自动化网络的建设没有文书、档案部门参加。三是电子文档的长久保管存在障碍。日新月异的计算机应用技术使电子文档的技术环境及存储结构变得更加复杂。

二、档案完整安全面临新课题

新的信息技术环境下，电子档案完整、安全的内涵发生了变化，维护电子档案完整、安全的具体要求也发生变化，这就给档案完整与安全的保障工作提出了新的课题。

一是新形势下档案的完整。数字化条件下，电子文档经常处于流动状态，极易丢失；电子文档自身信息结构复杂，存储方式多样；电子文档的背景信息伴随着处理过程而不断增加，而且存储分散，很容易丢失。二是新形势下档案的安全。电子档案对计算机系统的依赖性及信息内容的易更改性，使档案信息的原始性难于保障；电子档案的信息特性和载体物化性，使其保护技术更加艰难复杂；网络空间的复杂性使电子档案的知识产权保护更为严峻。

三、对“完整安全原则”的再认识

在新形势下，档案完整、安全的内涵及其维护的具体要求都发生了变化，原有档案工作的“完整安全原则”需要从新的角度去加以阐述。笔者认为，对“完整安全原则”的表述，其主要内容包括两个方面。

一方面，维护电子档案的完整。电子文件由于其特殊的形成规律和文件生命周期的运转形态，将以往的“后工序”提前至文件形阶段，加之电子文件本身的技术特征，载体形式的多样性，以及计算机管理的特殊要求，使电子文件的收集、鉴定、归档和整理工作内容更加丰富。另一方面，维护电子档案的安全。档案保护的重点由档案实体安全转向了档案信息安全，电子档案具有的各种特性给档案保护工作提出了新的课题。

四、维护档案完整安全的有效策略

（一）加强宣传，强化档案完整安全意识。在现代社会经济发展形势下，为切实维护档案完整安全，应当结合档案工作的实际情况，积极建立健全档案工作体系，加强宣传，强化社会群体对于维护档案完整安全的认知，将档案保护的责任意识、忧患意识、法制意识等充分融入到档案工作价值体系中，营造优良的档案完整安全保护环境，促进档案安全保护工作的顺利开展，促进档案在社会运行过程中的实际应用价值的有效发挥。

（二）积极改进档案工作设施设备。在维护档案完整与安全的过程中，应当积极争取上级领导部门的认可和支持，将档案安全工作纳入到日常工作体系中，将档案安全体系建设纳入到档案事业发展规划中，并积极改进档案工作设施设备，为档案安全体系建设工作的顺利进行奠定坚实的基础。在构建档案安全体系后，应当结合档案工作的实际情况，明确档案工作的实施目标，并以此为依据，采取适宜且高效的实施措施，推进档案安全保护工作的顺利开展。与此同时，相关部门应当定期对档案安全体系建设情况进行检查和监督，制定档案安全管理责任书，将档案安全管理工作落到实处，制定有效的考核指标，通过自查、抽查与考核三种方式的密切配合，确保各部门认识到档案安全保护的重要性，积极主动投入到档案安全管理工作中，维护档案完整与安全。

（三）加强档案工作人才培养。当前社会发展形势下，各级档案部门普遍面临着重点档案抢救任务急、数量多、专业人员不足等问题，严重影响档案工作效率。在多种因素的影响和限制下，各级综合档案馆只得将重点档案抢救任务外包，但此种方式难以对档案安全进行有效的监管和控制，严重制约着档案的完整性与安全性。为进一步维护档案完整与安全，应当加强档案工作人才培养，建立档案安全保护体系，充实档案安全保护的人才信息库，最大程度上满足档案安全保护工作的发展需求，维护档案完整与安全，推进档案事业的稳定持续发展。

（四）优化档案保护管理环境。在维护档案完整与安全的过程中，应当积极改善档案库房保管条件，加强设备维护，为档案安全保护创造优良的环境。应当将档案库房与办公室进行有序分离，档案库房内不应存放杂物，档案库房应当坚固且牢靠，门窗淫荡具有良好的密闭型，档案库房影响原理火源、水源和污染源，并满足国家档案管理的相关防火、防尘、防潮等要求。

档案库与其他建筑房屋的隔墙均要采用防火墙，库内还要有消防装置，库房内要挂遮光窗帘，有了合乎要求的库房还要有适合的现代化的装具和设备。档案装具也应坚固耐久，便于管理。库房适合安装安全封闭、防光、防尘的档案柜和密集架，库房内有空调、报警系统、干湿温度表、灭火器设备以及闭路电视监视系统，电子档案配备防磁柜，使档案保存在舒适安全科学的保护设施内。库房具备了这些基本条件可为档案的安全保管打下坚实的基础。

五、结束语

总而言之，在新形势下，维护档案的完整与安全是推进档案事业发展的重要条件，档案是在社会实践中直接形成的，有助于维护历史真实面貌。在档案安全体系建设过程中，应当采取有效措施加强安全管理，坚持预防为主，防治结合，将安全作为第一要素，加强档案安全保护，保证档案的完整性与安全性，确保档案的实际应用价值得以有效发挥。

［1］周鸿. 电子文档管理的现状、特点以及建议［J］. 办公室业务. 2015（02）