信息化环境下离退休档案管理分析

王璐薇

大庆市龙凤区离退休职工管理办公室

信息化环境下离退休档案管理分析

王璐薇

大庆市龙凤区离退休职工管理办公室

目前随着科技的进步和发展，人民生活水平提高，人口数量的逐渐增长，为档案管理工作带来一定的难度。在目前离退休人员的档案管理工作，因为退休人员数量较多，相关的管理部门对于离退休人员的档案管理工作不够重视等原因，造成离退休人员的档案管理出现一定的问题，这对离退休人员自身的利益以及社会的发展是非常不利的。下面针对在信息化环境下离退休人员的档案管理工作进行分析，希望能对今后的相关的档案管理工作提供几点可行性建议，以下内容仅供参考。

信息化环境；离退休；档案管理

如何在当前的信息化的环境下进行离退休人员的档案管理工作，是现阶段档案管理工作的重点问题，本文将根据信息化环境下离退休人员的档案管理工作进行探讨。

一、离退休人员工作档案管理中存在的若干问题

（一）在档案管理工作进行的过程中，对于离退休人员的档案管理问题，由于管理部门对相关内容不够重视，离退休人员的档案，没有一个系统化的管理模式进行管理，造成部分档案随意堆放，档案由于长时间没有人管理，档案出现混乱或是档案缺失的情况。尤其是部分档案还没有进行相应的信息化处理，纸质档案在保存的过程中由于周围环境问题，使纸张产生破损情况。

（二）部分离退休人员原本的工作单位，由于职工已经退休等原因，在档案移交的过程中，部分档案资料已经缺失，在移交之后接手的保管部门无法对其进行相应的信息化处理，为保管企业和部门的档案管理工作带来一定的难度。而且部分管理部门针对这一类档案没有相应的管理条例，在存放时按照普通档案进行管理，对其没有明确的分类，这样不仅造成后期档案服务工作出现一定的困难，对于档案保存部门本身也不利于其管理和使用。

（三）在信息化环境下进行的档案管理工作，根据档案自身的特点采取行相应的管理工作，而离退休人员的档案来源较为特殊，在信息化应用到档案管理当中时，由于缺乏相应的管理措施，对于档案的分类和管理没有一个标准化的模式进行管理。特别需要注意的是，档案的来源和属性决定了档案的分类和管理，在没有清楚档案的类别和来源时盲目的进行档案看、录入和管理工作，会造成在档案管理服务的过程中，受到一定的阻碍降低服务效率，对于离退休人员的基本权利没有办法保证。而且目前信息化的档案管理需要涉及到多方面的知识，在没有确定其档案自身属性的时候，进行相应的档案管理工作，会为档案管理的正常工作带来一定的影响，不利于档案管理工作的顺利发展。

（四）目前部分企业针对离退休人员的档案管理工作的重要性认识不强，在涉及到影响离退休人员经济利益的问题时，由于档案的审查、收集、管理、保存工作出现纰漏，使离退休人员自身的经济利益不能够得到保证，一旦发生此类现象会影响到企业自身的形象，对于企业的发展也是非常不利的。由其是在退休工资核算的过程中，会根据自身档案中的相关内容，对工作期间的工资和工龄进行统计。这样就需要保证档案的完整性和准确性，缺乏管理的档案势必会影响离退休人员的自身利益。

二、信息化环境下离退休档案管理的提升策略

（一）强化档案管理基础设施建设

为了提高离退休档案管理的现代化水平，首先就需要对离退休档案管理的基础设施进行完善和改进。政府财政部门要积极支持离退休档案管理工作，给予经费保障，采取有效措施来解决资金难题。同时企事业单位要积极配合，通过多种渠道筹集档案管理建设所需要的资金，确保档案管理的基础设施建设能够取得进步。相关管理部门要建立企业离退休人员档案管理中心，对各单位各部门的离退休人员的档案资料进行统一集中管理，提高档案管理和查询的效率。在档案库房建设方面，要引入现代化标准，做好设备养护和温度控制等配套设施的装置，提供一个良好的档案管理环境。另外，应采用先进的电脑设备和软件技术，积极构建离退休档案管理的数据库，实现离退休人员信息的联网操作以及资源共享。

（二）加强档案管理的制度保障建设

要从制度的层面将离退休人员档案管理工作落实到位，责任到人。有关档案管理部门要严格执行国家档案管理规定，做到依法治档，规范操作。各企业单位要结合有关的法律规定，对离退休档案管理的各项规章制度进行修改和完善，规范档案管理工作，做好登记、整理、移交和录入操作。有关离退休档案管理的机构和部门要做好沟通交流，建立健全协调机制，充分保障离退休人员的合法权益。

（三）提高离退休档案信息化管理水平

目前，离退休档案管理整体水平不高，手工操作和应用软件混乱的现象必须改进。档案管理信息化建设是一个系统工程，必须做好档案管理的标准化、规范化。首先，要尽量建设档案管理的复杂性，统一档案格式文本和种类，提升档案查询和使用的效率；其次，规范电子文档的使用，实现电子档案的标准化管理，确保电子档案的真实、可靠和完整；最后，要加快离退休档案系统数字资源建设，改变传统的管理港式，大力发展档案信息化管理，做好各种档案信息的数字化处理，通过数字资源的形式来开展离退休档案管理工作，从而不断提升离退休档案管理的质量。

（四）优化离退休档案管理人员结构

在信息化环境下，离退休档案管理的新问题、新技术不断涌现，档案管理人员的素质直接关系到档案管理的质量。所以，加强档案管理人员的各项素质，优化档案管理人员结构势在必然。相关部门要做好离退休档案管理人员的培训工作，完善资格培训和继续教育方式，同时档案管理人员也要树立主动学习、终身学习的观念，更新自身的知识机构和业务素质，成长为一名复合型人才，提高运用现代化技术进行离退休档案管理的能力。

三、结语

通过上文的叙述分析可以得知，随着时代的发展，政府对于离退休老年人产生了足够的重视，通过档案管理工作，来保障离退休工作人员的基本生活权益，对企业退休人员社会化管理服务平台进行努力构建，积极的应用先进的科学技术，提升离退休工作档案管理的质量和效率。离退休档案管理是保障离退休工作人员基本生活权益的重要工作。我们必须改变传统方式，采用先进技术，加快离退休档案管理信息化建设，提升离退休档案管理的质量和效率。

［1］薛昭艳.小议档案的信息化建设与管理［J］.科技创新导报，2013.