档案信息化安全管理策略探析

刘 军

云南省昭通市档案馆 657000

档案信息化安全管理策略探析

刘 军

云南省昭通市档案馆 657000

现今，信息化已深入到社会生活多个领域中，档案管理也逐渐朝信息化、网络化与数字化管理模式转变，电子文档已取代纸质文档。随着电子文档的应用证明，档案信息化管理有无法比拟的时间、空间、资源等优势，不过档案安全保密问题也日益凸显，变成档案信息化管理备受关注的热点问题。本文通过分析档案信息化管理的优势，阐述了档案信息化安全管理策略。

档案信息化；安全管理；策略

伴随社会经济的发展与网络的普及使用，信息技术在生活中的地位越来越高，在档案管理方面发挥的作用也越来越大，这对档案信息化安全管理提出了更高要求。在信息化时代，强化档案安全管理工作相当重要。因而，需确保档案安全管理制度、科学与规范化，推动档案管理工作的有序开展。

一、档案信息化管理的优势

（一）提高检索速度，增强检索准确性。传统档案管理需管理人员根据案卷与目录实施手动查找，效率低，更易出错。实施档案信息化管理后，提高了档案信息的查找速度，降低了差错出现的可能性。同时，通过档案信息化管理，还可实现相对复杂的模糊查询。

（二）便于档案信息资源的远程传输。传统档案管理方法，在档案信息使用上主要采取两种方法：其一为直接到相应档案管理部门完成查找；其二即发传真或邮寄，均为使用者带来诸多不便。而通过档案信息化管理，利用现代网络信息技术，可突破时间与空间限制，实现档案信息资源的远程传输，使用者就算是在距离较远的网络环境里，也能使用档案信息，此种独特便利性从某方面来讲节省了人力、物力与财力。

（三）提高档案管理工作效率。档案信息化管理，从生成电子档案后，信息检验、收集、归档、入库等环节工作的开展均可在信息化自动平台上实现，与传统档案管理方式相比，档案管理与档案使用上均产生了翻天覆地的改变，档案管理工作效率得到极大提升。

二、档案信息化安全管理策略

（一）及时生成电子档案文件

对产生的档案资料，应及时生成电子档案文件，以免因管理松散使得信息被改动，针对在办公期间形成的有公文性质的文件，一旦生成则不能随意改动，若有改动的必要，还应通过严格审批，于文件收集生成期间作出的所有改动均应进行准确记录，并对生成文件进行备份，一份封存，一份使用。

（二）维护并检测档案载体

通常情况下，电子档案以脱机模式被保存在磁与光介质里，但截面材料各有差异，其化学稳定程度也有差异，因此档案管理时需结合相应特征进行分类保存，增强档案资料的安全性。同时，还应为电子档案提供适宜磁、光介质保存的最佳环境，远离强磁场与有害气体。另外，针对所保存的电子档案载体，应定期给予检查校正，以防受人为因素影响而导致资料错乱，引发不可挽回的损失。

（二）通过技术实现档案信息化安全管理

1、加密技术。加密技术主要包括两类，即对称式与非对称式。而对称式加密实质为加密与解密密钥一致，现今该加密技术应用范围宽广，典型的即对称式加密（如美国政府用到的DES加密标准）。而非对称式加密则称之为双密钥码加密，即网络里每个加密通信者均具备两个密钥，其中一个密钥能够公开，而另一个则需保密。信息发送者在发文时用对方的公开密钥，但接受者在密文解密时仅可依靠保密密钥方可实现。如此，所有人均可依靠接收方的公开密钥完成文件传送，不过也只有知晓保密密钥方可顺利对密文实施解密，最终知晓文件内容。

2、权限控制。通常在权限控制方面使用频率较高的方法即为各个合法用户发放通行证，所发放的通行证主要由字母、数字或专门的符号共同组成，对用户来讲，若要访问档案数据库，还应输入所设置的正确的通行证，如此则能预防怀有恶意的人随意进入系统的情况。

3、监控技术。我们常说的监控技术，即访问控制技术的一种，在档案馆的内网与外网间增设障碍，即防火墙，开对进出两个方向的数据系统通信展开监控与鉴别。同时，还可杜绝他人非法访问档案信息资源。

4、仿写措施。仿写措施，即通过特定软件，让电子文件始终保持在只读状态。如此，用户也只能读取到相应的文件信息，无法随意改动信息。信息使用者通过计算机外存储器只读光盘只能读取信息，不能删减或改动信息。使用者通过一次性写入式光盘能够完成一次写入、多次读出，虽能够实现信息追加，不过始终不能擦除原本信息。通过该不可逆记录介质，能够有效预防用户随意改动电子档案，让其保持在最初状态，保障信息真实性。

（三）制定并完善档案信息安全规章制度

做好档案信息化管理工作的重要一环即不断完善《保密法》《档案法》《电子文件归档与管理规范》等相关法律法规制度，根据工作实际，档案馆也应制定可推动工作顺利开展的电子归档与管理规章制度，将电子文件收集、整理与归纳等多环节工作纳入相关人员岗位责职，使档案管理员能有章可循、有法可依，做好自己的本质工作，不越轨，不违纪。

（四）提升档案工作人员信息安全素质

一方面需强化档案管理人员对待工作的责任感与敏锐感。尽可能展现档案独特功能，档案管理人员应对工作负责，对组织负责，对自身负责，不断改进服务态度，提高服务质量；另一方面需强化档案管理专业理论知识的学习，档案管理对工作人员的专业性操作能力要求高，档案管理人员应紧跟社会发展脚步，分析自己不足认真参与培训，本着终身学习理念，调整自身知识结构，方可将新时期的档案管理工作落到实处。

总之，在信息技术飞速发展的今天，信息技术在人类社会多方面均展现出了其独特魅力与无法比拟的优势，国家建设与发展档案事业的关键任务即实现档案管理信息化。档案信息化可保障档案信息安全，为使用者提供准确数据信息，提高档案管理与服务质量。对档案管理人员来讲，应认识与了解实现档案信息化管理的优势，除了做好电子信息保密工作外，还应结合工作实际分析信息化管理中可能存在的安全隐患，结合安全隐患找出可行解决之策，使档案信息化建设工作得以顺利推进，

[1]张玉瑛,英宝云.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].办公室业务,2013(23):146-151.