试析职业学校档案管理的规范创新与信息化建设

张 蕾

陕西艺术职业学院 710054

试析职业学校档案管理的规范创新与信息化建设

张 蕾

陕西艺术职业学院 710054

对于职业学校来说，档案管理工作是一项非常重要的工作，但是在管理档案工作的过程中，却出现了很多问题，如管理模式滞后、管理与查询效率低等，这就需要职业学校对档案的管理进行规范化创新以及信息化的建设。故本文将从档案管理对于职业学校可以发挥的作用以及职业学校档案管理中出现的问题入手展开分析，在此基础上对职业学校档案管理的规范创新与信息化建设展开较为深入的探讨。

职业学校；档案管理；规范创新；信息化建设

职业学校档案指的是在职业学校中，教师职工和学生进行教学管理活动以及教育活动中形成的，用文字记录的方式来表现其具有的参考价值和保存价值。所以学校的档案管理工作对于学校的教学以及教研活动和教育都有着很大的作用。然而随着时代的发展，科学的进步，以往档案管理的模式与方法所存在的弊端也日益凸显，这就需要职业学校与时俱进，利用科学的方法对档案管理的模式进行信息化建设和规范创新。

一、档案管理对于职业学校的影响

(一）可以推动职业学校的优良校风。职业学校的档案管理主要是对学校教师的教学能力、学生的学习成绩以及大家的品德作风进行明确记录，是对他们平时工作学习表现的重要书面凭证，能够促使他们主动地遵守校规，养成正确积极的学习工作态度，确定明确的教学方向和学习规划，形成健康的学习工作习惯，从而形成优良的职业学校校风。

（二）可以为职业学校的发展提供信息依据。因为档案中主要是对教职工和学生的真实情况进行记录，所以拥有很多真实可靠的信息，而这些信息对于职业学校的发展可以提供真实的文字保障，所以应该对档案进行加强管理，确保这些资料数据信息的真实性。

二、职业学校档案管理存在的现状

（一）职业学校相关领导负责人对于档案管理不够重视。在时代的发展和经济建设的加快中，职业学校的领导人还没有意识到档案管理的重要性，大部分档案管理的负责人没有意识到档案管理的信息化建设可以为档案管理带来更多的便捷性，也没有对档案管理进行前景规划。虽然在很多职业学校中虽然已经知道了档案管理的重要性，但是却还没有意识到信息化在职业管理中的重要性，没有制定具体的规划，没有明确的目标，还处于比较盲目的阶段。档案管理工作目前还比较混乱，没有充分利用信息化对其进行管理，管理人员的思想还比较落后，互相之间缺乏沟通，所以没有实行档案管理信息化和规范创新的观念。

（二）职业学校档案管理的人员专业素质偏低。从目前职业学校的档案管理需要的人才来看，应该是得具备信息处理和档案规划处理方面的人才，但是目前大部分职业学校的档案管理人员专业素质低于应该需要的人才标准，人才的缺乏从根源上阻碍了职业学校档案管理的信息化和先进科学技术对于学校档案管理运行的发展。

（三）职业学校的基础设施不足，硬件设施差。因为我国教育现在对于档案管理不够重视，所以很多学校没有足够的经费来购买相应的硬件设施，从目前我国发展教育的现状来看，基本上没有学校可以做到学校与学校之间档案互相查阅的档案系统。因为档案系统没有规范性，所以档案的信息不能相通。而且在很多职业学校中，管理员使用的管理软件不一样，这也阻碍着档案系统的互通性。所以这些问题都不利于实现档案信息化管理和规范性创新的发展。

三、怎样改善档案管理中的问题

（一）加强对于学校档案的管理。对于加大对职业学校档案管理的改善，首先得从资金方面着手，因为大部分职业学校对于档案管理的硬件设施不重视，缺乏信息化管理，所以需要资金来改变硬件设施缺乏的现状。而且当系统出现问题需要维修时，就需要相关的技术人员来处理，这就产生了一定的费用。作为学校的管理层，为了档案管理的便捷性，应该与有关部门进行一定的协调沟通，在政策上为档案管理者提供方便，使得档案管理的信息化和规范创新得到更好发展，而且还要对档案管理后期进行科学的计划，使之能够更加方便快捷地提高工作效率。

（二）对于职业学校的档案管理进行信息化体系建设。在对职业学校进行档案管理信息化建设中，需要对档案管理有影响的各种因素进行不断地改进和管理，保证档案管理的规范创新和信息化稳定发展。所以在档案管理系统中，要改变原有的陈旧观念，传统的档案管理思想意识，积极地完善档案管理的信息系统，以此来适应时代的变化和面临的现实状况。

（三）对于档案管理团队队伍的建设加强。在经济全球化和竞争日渐激烈的时代，信息化已经成为了现在世界不可缺少的元素，它给人们带来了更加方便快捷的生活工作方式，所以档案管理者应该跟随世界发展的脚步，利用信息化来管理档案，而且在管理档案的过程中，必须使用科学可行的管理方法，应该具有实际操作能力和创新能力，能熟练操作档案管理系统，成为一个复合型的创新技术管理人员。档案管理员在提升自己工作领域的操作技能水平之外，还应该注意利用信息化的技术，树立长远的信息化建设的目标，使得档案管理员同时提升软硬件方面的能力，还能掌握档案管理领域先进的硬件设施，进而提高自己的专业水平和综合能力。使其能更方便快捷地掌握对档案管理的软件技术，优化对档案管理的处理方式，提高对档案管理的处理效果，同时还应该适应一些全新的观念，比如开放意识，创新意识，科技意识，档案工作的信息和系统意识，形成对档案管理创新的工作观念。

四、结束语

在发展职业学校档案管理的过程中，因为档案管理对于职业学校发展具有重要的意义，所以要看清时代的变化和发展趋势，认识到以前老旧的思想和所存在的错误，对硬件软件设施进行加强，对档案管理人员进行调整，最好选择专业化的技术人员进行档案管理，然后有关部门颁发相关政策使得档案管理信息化和规范创新变得更便捷，还有就是转变我国相关部门和职业学校负责人的观念，强调信息化管理，采取有效的方法进行多方位管理，提升档案管理信息化和规范创新的可行性以及它的有效性。希望这篇论文可以引起相关人士的重视，从而提高档案管理在职业学校的重视程度，为职业学校的发展奠定一定基础。

[1]徐立.实现中职学校档案管理规范创新与信息化建设的方法[J].才智,2013,(29):136-136.