提升电力企业办公室文秘工作水平的途径

文/周锋华

提升电力企业办公室文秘工作水平的途径

文/周锋华

随着经济的快速发展和和谐社会的构建，我国的电气企业得到了飞速的发展，办公室是电力企业处理日常事务的中心，办公室的文秘人员每天需要处理各种事务，因此，提高电力企业办公室文秘工作水平有十分重要的作用。办公室是处理日常事务的中心，在企业经营管理中，办公室承担着审核把关、协调调度、监督检查等重任，随着电力企业的快速发展，电力企业对办公室文秘工作的要求也越来越高，为保证电力企业办公室的稳定运行，电力企业要不断提高办公室文秘工作水平。

一、办公室文秘工作的重要性

办公室文秘很多工作都是在为领导服务的，例如领导在开会前，需要文秘人员进行会前准备、会议记录、会后整理，领导在审批文件前，需要文秘人员进行文件处理拟办等，文秘人员的工作效率对领导的工作进展有很大的影响。办公室文秘工作不仅是领导工作的基础，还是领导工作的延伸，例如当领导作出决策后，需要办公室文秘人员进行具体的文件起草，并下发到各个单位；当领导出差回来后，文秘人员要将领导带回来的相关材料整理好，因此，做好办公室文秘工作有十分重要的意义。

二、电力企业办公室文秘工作存在的问题

（一）办公室文秘人员解决问题能力差。由于办公室的日常工作比较繁忙，导致文秘人员忙于处理日常事务，在工作过程中，没有掌握到工作的重点，导致文秘人员解决实际问题的能力比较差，不能和上下级进行有效地沟通，在起草文件的过程中，思路不清晰，很难帮助领导进行日常事务处理。

（二）办公室文秘人员少，工作量大。目前，电力企业办公室文秘人员比较少，加上办公室的日常工作比较繁重，导致文秘人员忙里忙外，甚至还需要加班加点，文秘人员少，工作量大直接导致工作效率低、工作质量差，这对办公室工作的进行造成很大的影响。

（三）办公室文秘人员的综合素质差。随着科技的快速发展，电力企业对办公室工作的要求越来越高，导致文秘人员现有的专业知识已经不能满足办公室对文秘人员的要求。目前，很多电力企业的办公室文秘人员没有学过专业的文秘知识，在工作中不能顺利地完成工作任务；受工作性质的影响，办公室文秘人员很少出去学习培训，这导致文秘人员的知识更新比较慢，不能满足办公室工作的需求；有的文秘人员服务意识比较差，工作责任心不强，工作散懒，这极大地影响了办公室文秘人员的工作效率。

三、提升办公室文秘工作水平的措施

（一）提高服务意识。电力企业办公室的主要职责就是为领导、部门及基层工作人员服务，因此，办公室文秘人员要树立良好的服务理念，坚持做到热情服务、真诚服务，办公室文秘人员要不断提高自身的服务意识，积极完成领导和其他部门交办的事情，办公室文秘人员要发挥好办公室的协调作用，这样不仅能协调好企业内部关系，还能为企业树立良好的形象。

（二）提高办公室文秘人员的综合素质。电力企业要根据办公室文秘人员的实际工作水平，制定合理的培训内容，定期对文秘人员进行培训，从而不断提高办公室文秘人员的综合素质。电力企业要扩展文秘人员获取知识的渠道，为文秘人员创建一个良好的学习环境，鼓励文秘人员积极进行自主学习，电力企业要注重文秘人员的思想教育，强化文秘人员的工作责任心，从而不断提高办公室文秘人员解决问题的能力。由于电力企业缺乏专业的办公室文秘人员，因此，电力企业要积极引进专业的人员，避免办公室文秘人员少的现象。

（三）改进工作方法。办公室的工作比较繁杂，并且每一项工作都对全局有一定的影响，因此，电力企业的办公室文秘人员要不断改进自己的工作方法，从而有效地提高工作效率。文秘人员在工作过程中，要分清工作的主次，做到忙而不乱，文秘人员要不断摸索办公室工作的规律，并掌握这种规律，从而有效地提高办公室文秘工作水平。由于办公室文秘人员的自由支配时间比较少，因此，文秘人员要协调好自身的心态，在工作中不断充实自己。

（四）注重细节管理。办公室的工作面比较广，文秘人员在工作过程中要特别注意细节工作的处理，要用谦虚谨慎的工作态度进行工作，加强全局意识，潜心工作，正确对待领导交给自己的工作，并用实际行动来带动身边的同事，这样才能为办公室工作的顺利进行提供保障。

（五）抓住重点工作。办公室文秘人员的工作重点是做好文件整理工作，并准确、及时地向上下级传递信息，例如领导在开会时，文秘人员要根据领导的意见，起草好领导的演讲稿，并做好重要信息记录、文件传达等工作。信息传达是办公室的重要工作内容之一，文秘人员在向领导传递信息前，首先要确定信息的准确性，并对信息进行认真分析，了解成绩背后隐藏的问题，提醒领导注意这些问题，为领导的决策提供科学依据。

办公室文秘工作对电力企业的稳定发展有十分重要的意义，因此，电力企业办公室文秘人员要提高服务意识，改进工作方法，注重细节管理，抓住重点工作，不断提高办公室文秘工作水平，从而为电力企业办公室工作的顺利进行提供保障。

（作者单位：广东电网公司阳江供电局）