办公自动化环境下档案管理探析

2016-11-26青州市高柳中心卫生院李伟艳

办公室业务 2016年20期

文/青州市高柳中心卫生院　李伟艳

办公自动化环境下档案管理探析

文/青州市高柳中心卫生院李伟艳

利用现代信息技术对医院档案进行归类管理和储存，能够有效的改善之前档案管理中存在的种种局限和不足。为使档案能够更加有效地为医院工作的进一步发展提供有力的支持，必须加强办公自动化形势下的档案信息化建设。本文将办公自动化环境下的档案信息化建设过程中所面临的问题和途径进行探究与探讨。

卫生院；档案管理；信息化

作为医疗组织单位，承担着我国医疗卫生组织的重任，也是进行我国公共卫生服务的公益性单位，医院的档案管理是其工作中不可或缺的重要组成部分，有其特有的科学价值和存在属性。运用现代信息技术进行自动化档案管理，实现档案管理的信息化，能够使档案管理更加高效，更加智能，从而进一步加强为人民服务的工作理念和为人民健康负责的使命感和责任感。

一、卫生院档案信息化建设的现状

（一）对档案的重要性认识不到位，缺乏重视。据统计表明，至今仍有些地区的卫生院没有设置专门的档案管理场所。领导对此也没有足够的重视，资金支持投入不够，没有安装或改进档案管理工作所需要的档案管理软件，在日常工作中，员工只能采用通用的档案管理软件。这不仅影响了档案管理工作的进度和成效，更使得工作人员对档案管理工作的热情消失殆尽。没有制定一套完善的档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中没有一个准确的指导，只能凭借一腔热血向前冲。另外，卫生院档案管理模式的落后使得档案的分类、整理、归档都远远落后于其他领域，随着档案事业的规模不断扩大，数量也日益增加，档案的内容愈加丰富，传统的档案管理工作模式根本无法满足当前社会的需要。

（二）档案管理人员的专业素质和思想道德素质不足。目前，大多数的档案管理工作人员是非科班出身，工作与所学专业完全不对口，加之部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使档案管理工作出现安全隐患，更严重地导致了档案管理工作的效率和成果落后。还有，由于档案管理是一项枯燥无味的工作，工作程序单一而且琐碎。一些工作人员出现工作积极性不高，对工作缺乏热情，敷衍了事，为了完成工作而工作，缺乏主动性，进一步拉低了档案管理工作的效率。

二、实现卫生院档案信息化管理的对策

（一）充分认识档案信息化管理的重要性，加大支持力度。由于卫生院的档案信息化建设迫在眉睫，这是卫生院实现可持续发展的必由之路，也是其实现现代化管理的必要条件。卫生院的全体工作人员必须要认识到档案管理信息化建设的重要性，增强自己的使命感和责任感，积极投入到建设中去，各部门也要正确认识和配合档案管理部门的工作，促进其信息化建设的快速发展。

（二）加强制度建设，实现规范化管理。档案信息化管理是一套全新的管理模式，没有前车之鉴，缺乏一套系统化理论化的管理制度，缺乏有效的指导。导致档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，使得档案管理信息化建设进度缓慢，多走了许多弯路。因此，政府及有关部门领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统的档案管理信息化建设制度。制度应该囊括档案管理工作的各个方面，使档案工作人员在工作中有法可依。合理科学地安排档案管理工作的流程。另外，还要制定一套监督制度，通过对档案管理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不能给不法分子可乘之机。从而保证档案管理信息化建设的顺利进行。

（三）软、硬件配置齐全，减少安全隐患。软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，档案工作人员的工作才能顺利进行。政府及单位要舍得在这方面花钱，为档案管理工作配备良好的计算机及其系统，保证网络信息体系的顺畅无阻，从而提高档案管理工作的效率。另外，应邀请专业人士为卫生院的档案管理工作设置其特定的档案管理软件，减少工作中不必要的程序和环节，提高工作效率，加快档案管理工作的力度。

（四）加强档案管理人员队伍建设，提高工作效率。首先，卫生院应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常地规范化地进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等。不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。其次，档案管理工作是一项极其严密，极其正式的政治工作，它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质。应积极参与政治学习，树立严谨的工作态度，具备良好的职业操守。对档案管理工作要保持积极向上的工作作风，对工作投入高度的热情，提高工作效率。