档案信息化管理的优势及安全问题探析

2016-11-26李静波

决策与信息 2016年32期

关键词：纸质档案管理信息化

李静波

吉林省梨树县梨树国土资源所

档案信息化管理的优势及安全问题探析

李静波

吉林省梨树县梨树国土资源所

档案属于一种无形资产，在社会的各方面发展中都起到了积极的作用。而传统的纸质档案管理普遍存在不易管理，并且容易破损的问题，给社会中各项产业企业的发展带来了许多麻烦，在信息化的影响下，如今各部门与社会各企业都逐步使用档案执行信息化管理将传统纸质档案管理进行代替，目前随着计算机与信息化的不断深化发展，人们对档案信息化的要求也有所提高，本文就针对档案信息化所存在的优势与安全问题进行探究与分析。希望对今后的档案信息化管理起到参考作用。

档案信息化管理；优势；安全问题；探索；分析

随着计算机网络的普及，信息化逐步融入了人们的日常生活与工作之中，其中作为社会发展基础力量的档案管理也在这样的社会影响下，向信息化转变形成了档案信息化管理。目前档案信息化管理因为其便捷性与高效性已经受到社会各界广泛使用，不过虽然我国的档案信息化管理已经步入正轨，但依然还存在着一些安全方面的问题。如果在档案管理中一旦出现安全问题，产生的后果无法挽回，所以在档案管理发展过程中要及时的发现档案中存在的安全问题，保证档案管理的安全性，促进档案信息化管理的全面发展。

一、档案信息化管理所具有的优势

（一）可以更加充分合理地利用档案

在传统档案管理中，普遍使用纸质档案进行保存，而纸质档案对保存的环境有很高的要求，并且档案归类与查询时工序十分复杂，增加了档案管理工作人员的工作量，降低了档案的使用效率，在信息化发展的背景下，档案信息化管理逐渐得到发展，档案信息化管理摒弃了传统的纸质档案结构，将档案信息转化为数据传入计算机，变为数字档案，采用了网络在线查询的方法，将传统的档案管理流程进行简化，不仅减少了管理工作人员的工作量，并且增加了档案调取的便利性，方便对档案内容进行充分合理的使用。

（二）对环境保护有益

在社会发展中每日都会产生大量的档案，而这些档案在传统的档案管理中普遍是以纸质的形式在进行流通，其中使用的大量纸张，需要使用相对比例的树木去进行制造，在环境保护策略中，林木的保护是至关重要的一项任务。即时传统的档案使用再生纸，也无法避免其对林木产生的负担，而在档案信息化管理中，档案不在使用纸张形式进行记录，在节省了这一基础材料使用后，对我国的真题环境保护起到了非常大的促进作用。

（三）便于信息的远程传输及共享

传统的纸质档案在调取与查询时，需要经过层层审批，最终得到同意后才能将申请提供给档案管理处进行档案调取，而因为纸质档案的特殊材质所以档案普遍以邮寄或者传真的形式进行传递，这样既浪费了时间也容易产生丢失或者失真的情况发生，但在信息化档案管理中，人们可以充分利用网络进行档案的查询与调取，而档案的管理人员也可以使用网络为申请人提供高效的档案内容传输，这样既节省了人工又节省了时间，还可以在最大程度上保证档案信息的准确性。更有利于发挥档案中的信息的作用。

二、档案信息化管理中存在的安全问题

（一）计算机存在的负面影响会对档案信息产生危害

在现代技术快速发展的过程中，计算机网络技术越发成熟，但由于网络具有开放性，所以，在网络中存在很多不安全因素，比如病毒。网络病毒在工作人员传输档案的过程中可能会入侵其中，进而导致计算机被网络病毒所影响，档案信息被篡改、盗取，造成档案信息不完整或者是信息不准确，这对相关部门应用档案造成了不利影响，因此，解决档案信息化管理中存在的安全问题是非常有必要的。

（二）在电子档案保存期间存在安全问题

电子档案的保存时间比较长，而且一般保存之后不会丢失，但是，也存在一些意外情况影响档案的保存。比如计算机自身出现问题，或者是因为工作人员操作失误等原因，都会导致保存好的电子档案出现丢失状况，因此，管理人员应重视档案保存期间的安全问题，并采取有效的措施解决问题。

三、解决档案信息化管理中存在的安全问题的措施

（一）构建完善的管理制度

想要解决档案信息化管理中存在的安全问题，首先要做的就是构建完善的管理制度，在构建制度过程中，应对电子档案制作的职责进行明确划分，让每个制作人员都了解自身工作的重要性，并帮助其明确自身的工作职责，这样职责人员才能在制作档案的过程中保证信息是真实有效的;其次，应对电子档案中的客户信息进行备份，这样就可以防比出现客户信息被删除或者是盗取之后无法找到相关客户信息的情况，最后，应对电子档案的使用进行严格监督。当管理人员保存档案信息之后，若是没有领导的批准，不能将档案外借，在使用档案的过程中，应对使用者进行监督，确保其按照合理的流程使用。

（二）做好技术层面的安全性保护工作

想要对档案信息化管理进行有效的保护，就应从技术层面入手，只有做好此方面的保护，才能从根本上提高其安全性能。第一，应对档案的使用权进行严格限定，想要使用电子档案，必须输入相应的身份证件进行验证，并且还要输入正确的密码，这样就可以在一定程度上提高电子档案的安全性;第二，对电子档案进行电子签章;第三，对档案进行加密;第四，对档案文件进行禁止编辑设置，这样其他人员就不能对档案进行随意编辑，只能进行查看，这样就可以保证档案信息的真实性。