浅谈企业文秘工作与档案管理工作的有机结合

文/海南热带海洋学院 陈南青

浅谈企业文秘工作与档案管理工作的有机结合

文/海南热带海洋学院 陈南青

本文对企业文秘工作与档案管理工作结合的意义以及结合的有效对策进行了深入分析和探讨，以期促进文秘工作与档案管理工作的充分结合。

文秘工作；档案管理；意义；有机结合

现代企业文秘工作涉及内容广泛，除了包括日常的文件整理之外，还包括企业内外部通信、项目管理、计算机应用等等。公文、文书作为文秘工作的成果，是档案管理的对象，这表明公文文书是文秘工作与档案管理工作实现有机结合的关键，要保证公文格式与文书归档的规范性，提高文档的一体化运作，这样才能为企业文秘工作与档案管理工作的有机结合创造良好条件。

一、文秘工作与档案管理工作结合的意义

（一）提高文秘办公效率与办公人员素质。文书档案管理工作不仅仅是对文书档案的管理，对各种门类资料的整理与归档，还包括快速准确地提供资料、提供信息查询服务，这就对文秘人员办公效率与职业素质提出了较高的要求。文秘工作是对资料的整理与立案归档，而档案管理工作是对文秘工作成果的一个管理和应用，将两者有机结合起来，可以激励文秘工作者努力提高自身综合素养，提高收发文件、编制文件、管理文件、存档等一系列工作的连贯性和整体工作效率。事实上，现代企业文秘职员兼做文书档案管理工作，包括文书档案的收集整理、鉴定核查、检索、利用分析等，文秘工作与文书档案管理工作各环节相互关联、相互衔接，两者的有效结合可以提高各环节工作衔接的有效性、及时性，提高文秘办公效率，为档案管理奠定良好基础。

（二）提高公文质量与档案管理质量。现代企业文秘工作与档案管理工作以电子化、机械化、自动化为主，以人工为辅，使用计算机、打印机、多媒体等先进电子设备实现了办公自动化，节省了大量劳动力。自动化的文秘办公与数字化、信息化的档案管理，以及文秘工作与档案管理工作的结合，可以有效减少人为失误情况发生，提高数字计算的准确率，提高公文质量与档案管理质量。

二、企业文秘工作与档案管理工作有机结合的对策

（一）规范公文格式与文书归档。公文格式规范与否，文书归档规范与否直接影响着文秘工作与档案管理工作的结合程度。文秘工作者在编写文件文档、公文时，应严格按照国家有关行政机关公文格式规定对公文格式进行调整，以保证公文格式的规范性。同时，对于普通文件的编制也应严格按照公司规定的格式进行，包括纸张大小、表格形式、字体、装订格式、排版等。版记是文秘工作与档案管理工作相衔接的重要标志，在发展文档一体化中起着重要作用，文秘工作者应对版记引起足够的重视，编制时在正确位置处清晰地标注出文件的印发部门与打印时间，抄送单位与题词要做好详细准确的记录，流转结束后立卷归档。文书格式规范化的实现有助于文书归档管理规范化程度的提高。

（二）构建网络化文秘办公与档案管理。网络技术在企业文秘工作与档案管理工作中的应用，实现了企业办公与管理的网络化，但很多企业当前文秘工作与档案管理工作的网络化程度还较低，还需要继续不断地提升。为了加快文秘工作与档案管理工作的有效融合，企业应加大对网络化文秘工作与档案管理工作的建设力度，构建内部局域网络，将与文秘工作和档案管理工作相关的内容全部连接到网络之中，基于网络环境下，运用互联网技术、计算机技术、信息技术开展文秘工作与档案管理工作。值得注意的是，文书档案是企业拥有的重要资料，包含了企业各个方面的信息，保护这些信息安全可靠存储至关重要，尤其是重要信息。因而构建网络化的文秘工作与档案管理工作，必须要充分意识到网络安全可靠的重要性，提高对网络安全建设的重视度，积极引入各种网络安全技术，如加密技术、数据备份与恢复、人工神经网络、验证技术等，从而为文秘工作与档案管理工作及两者的有效结合提供安全的网络环境。

（三）加强文档一体化建设。伴随信息化建设进程的持续推进，文档一体化建设工作逐渐被提上工作日程，越来越多的企业开始加大文档一体化建设力度，积极引入各种自动化、电子化办公工具。文档一体化的建设能够为企业文秘工作与档案管理工作的快速有效融合提供便利条件，营造良好环境。企业应加强对计算机的应用，建立档案信息管理系统，开发客户端平台，将文秘工作所编制的各类公文文件立卷归档然后分门别类存储到档案管理系统后台数据库中，使企业内部人员和社会公众通过该平台即可便捷高效地检索与查询所需档案信息，实现文档的一体化运作。

三、结语

文秘工作和档案管理工作与企业经营发展存在紧密相关性，而归档是文秘工作中的重要环节之一，它既是对文秘工作的一个总结归纳，也是档案管理工作的基础。总之，企业要重视起文秘工作与档案管理工作，重视文秘工作与档案管理工作的有机结合，找到两者之间的关键连接点，不断采取各种有效措施，提升文秘工作与档案管理工作的融合发展。

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