对如何做好学院档案工作的思考

文/安徽师范大学环境科学与工程学院　胡进玲　黄攀

对如何做好学院档案工作的思考

文/安徽师范大学环境科学与工程学院胡进玲黄攀

本文主要从四个方面谈了如何做好学院档案工作：声像档案中的照片档案，教学文档，党委、行政和团委文档，档案工作的信息化管理。重点阐述如何做好档案信息化建设。

学院；档案工作；档案信息化管理

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。一个学院的档案水平，反映一个学院的管理水平；保存一个学院档案，就是保存一个学院记忆。学院档案是一个学院发展前进的精神源泉。因此，做好学院的档案工作，具有十分重要的意义。

一、关于声像档案中的照片档案

（一）收集照片。用QQ接收学院各办公室发来的照片文件及照片说明文件，将其统一保存在桌面文件夹里，以方便查找与编辑整理。双击该图标打开文件夹即可找到对应的文件。

（二）照片冲洗。将需要冲洗的照片统一放在一个文件夹，拿到照相馆冲洗，冲洗出来的纸质照片规格都要符合学校的规定，小照片统一用能长期保存的好质量材料打印，规格统一为5寸彩打，超大照片统一规格长度未超过60cm，宽度未超过21cm，保证打印出的照片图像清晰，不过塑，照片正下方的文字说明对应每横排的人物姓名。

（三）照片分类。1.分类：按本科生毕业合影照片及名单，新生军训合影照片及名单，研究生毕业合影及名单，教职工合影及名单等照片及人员名单分类；2.排序：分类完成后，将同一类别的照片按时间顺序进行排列；3.标号：照片要按规定编制档号，分类号、案卷号参见《安徽师范大学档案分类主表及档号编制规则》，文件档号格式为年度—分类号—案卷号—件号，在标签纸上清楚书写文件档号，并统一粘贴在照片背面的右上角；4.装袋：将照片分类整理好后，放入不同的档案袋内，并分别放入各照片说明，其中照片说明参照《照片档案文字说明文档模板》，里面的人员名单按照站立顺序排列并打印出来，纸质照片中的文字说明包括拍摄时间、拍摄地点、事件主题、拍摄人等，统一分类放入档案袋后，在袋上注明照片归档单位、所属类别和起止件号。做照片档案文字说明时有时会出现表格重叠情况，处理方式是新建文档，把重叠表格粘贴过去，再重新复制粘贴回来（粘贴回来时，先回车几行）。然后打印照片档案的文字说明。当表格内容过多无法打印在一张纸上时，处理办法：打开文件，点击打印预览，选择页面设置，选择横向打印，调整缩放比例，点击确定，看是否符合规范，不符合再继续调整缩放比例，直至符合打印要求，调整好后点击打印即可。

二、关于教学文档资料

（一）收集资料。从学院教学办公室收集当年所有有关教学的电子资料与纸质资料，将资料分类存放在电脑文件夹中。

（二）打印资料。将电子资料包括word和excel表格，一一打印出来，有的文档需要排版过后再打印。

（三）盖章。将资料全部打印出来后，拿到学院盖章处盖章，有需要学院领导老师签字的地方，统一交给学院领导老师签字盖章。

（四）将资料分类成册。将以上签字盖章过后的文件按类型分类，同一类的文件比如教学课表类的文件，将其按顺序放在一起，用铅笔在每页右下角标页码，并按此顺序做一个目录，目录里面写清楚每一份文件的名称，并标明页码，目录做完了做封皮，封皮上面标明该文件的总体内容，比如所有教学课表的文件就写“2015年某某学院教学课表汇编”，该标题写在封皮的正中间，封皮左上角插入本大学的校徽，封皮底部标明院系和年份——“某某学院”，“二〇一五年”。将封皮、目录和纸质资料整理好，并检查文件是否有缺漏或者打印不合理处，确定没有问题后拿到打印店装订成册，封皮统一用一种彩色封皮纸打印。

（五）统一打码。打印好的文件再用打码机在之前用铅笔标记页码处打页码，并擦除铅笔印。这样按步骤，一本册子就完成了。按此方法将2015年所有有关教学的资料分类汇编成册，页数超过200页或者300页的资料可以装订成上、下两册。在每册资料的封皮上盖上学院的章即可。

三、关于党委、行政和团委文档

以“件”为单位，将文件和材料按文号排列，每“件”按正文、附件、拟稿封面的顺序排列好，用曲别针固定好。

将以上三类文档全部整理好后，填写档案移交登记表，里面包括汇编成册的文档名称、文档序号、所属年份，档案保存期限是长期、短期或永久的（参考《档案工作规范》中大学各类档案归档目录及保管期限表），文档页数以及备注。移交登记表填写完成后，再做一个详细的移交清单，清单内包括汇编成册的文档大标题，还包括每册文档里面的每份具体的文档名称以及页码与备注。将做好的表和清单排版，调整好字体与格式后打印出来。 按党委、行政和团委文档类、教学文档类、声像档案类这三类分别填写档案移交登记表一式两份，加盖单位公章，连同整理好的文件材料一起移交到学校档案馆。

四、关于档案工作的信息化管理

档案工作要实现信息化管理，就必须实现纸质和电子建设的有机结合。数字档案建设与纸质档案工作的同步实施是现实所需，因此所有文档重要材料需录入电子系统，步骤如下：

（一）进入档案管理系统。首先进入大学档案馆首页，在熟悉了相关规章制度后点击“档案查询”，进入登录界面，输入用户名和密码后进入档案管理系统；

（二）创建档案。在档案信息管理界面，点击“创建新档案”，建立一个以“某学院（暂存）”命名的档案表。

（三）添加案卷。点击该表中的“打开”键，再点击录入页面中的“添加案卷”，按照规定填写空白处：1.一级目录填上案卷对应的年份，二级目录填上档案的一、二级类目，行政类综合方面档案填写成XZ11；教学类学科与实验室建设方面档案填写成JX12；研究生学籍档案填写成 XJ11；2.信息分类号、缩微号、全宗号和档案室代号均不填，案卷/盒号及档案馆编件号是自动添加的，若不符合实际的，可动手修改，实体分类号是档号；3.其他项根据具体的案卷内容填写，参考了模式提供的范例，录完后填写自己的姓名；4.点击添加，录入下一卷。

（四）添加文件。“添加案卷”完成后点击旁边的“添加文件”，进入填写页面，按要求填写空白处：1.一、二级目录的填写与添加案卷的填写要求一样，参考即可；2.其他项根据实际情况填写，其中实体分类号、正题名、文号、责任人、页数、时间、输入员必须准确填写，填完后进行检查核对，看是否有误或者漏洞，若发现及时更正，填写并核对完成后点击“添加”，进入下一个文件的录入。

（五）完成并打印。档案全部录入完成后，点击“关闭”，在弹出的界面中点击“打印当前类目”，选择打印设置，勾选相应的设置，打印预览看效果，符合要求即可直接打印，不符合要求的再次进行编辑与设置，直到满意方可打印。

这样做下去，档案工作达到了纸质版和电子版的有机结合，实现了现代化、信息化的档案管理要求。死档案变成了活资料，故纸堆变成了思想库。