浅析医院档案管理现代化建设

文/济宁医学院附属医院综合档案室 王俊寰

浅析医院档案管理现代化建设

文/济宁医学院附属医院综合档案室 王俊寰

随着社会的发展和医疗体制改革的深入，医院档案作为医院重要的信息资源，在医院发展过程中将发挥越来越重要的作用。而传统档案管理中存在的缺点和不足，如何去规避和克服，实现档案管理现代化，更好地为医院教研服务，是新时期的医院管理者所要面对的新任务、新课题。

医院；档案管理；现代化

医院档案是指在医院工作中从事医疗、教学、科研、药品管理、卫生行政管理以及其他业务活动中所形成的具有保存价值和重要意义的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的原始记录。它是国家卫生档案的重要组成部分，是发展医药卫生事业的必要条件和依据，是医院发展最具权威性的凭证。因此，良好的档案管理对于保护档案资料，挖掘档案资料价值，发挥档案在医院管理中的作用至关重要。

但是随着信息社会的不断发展和医疗卫生体制改革的不断深入，医院的发展建设也进入了精细化、标准化、信息化的新时期。档案管理必须准确应对医院发展新时期中存在的机遇和挑战，改革传统档案管理模式，实现档案工作现代化管理，以便更好地为医疗、教学、科研等工作提供服务。

一、现阶段医院档案管理中的问题和不足

（一）对档案管理的重要性认识不足。一方面医院领导通常将临床一线工作当作医院头等大事来抓，专注于医院经济效益的增加和医疗质量的提升，认为档案管理工作不会产生直接的经济效益，反而需要投入大量的人力物力财力，得不偿失。另一方面大部分医院职工尤其是专业技术人员专注于专业技术的提高和专业论文的发表，认为档案工作是档案专职人员的工作，与自己毫不相干，致使重大事件或重要的医疗活动缺乏记载，即使是对形成的资料也不能及时保存、整理和上交，完全忽略了医院档案在医院的发展、医疗经验传承和科研工作开展中所能发挥的重要作用，导致档案管理工作效率较低，无法满足医院医教研等业务发展的需要。

（二）档案现代化管理意识缺乏。大多数医院缺乏与时俱进的档案发展规划，忽略了对传统档案管理存在问题的系统分析，也无法正确认识档案工作可能产生的重要作用。管理人员对档案进行收集整理时缺乏主动意识，缺少行之有效的管理手段，无法学习和应用先进的技术和方法，不能及时有效地开展档案收集整理工作，同时工作交流也局限于院内，信息闭塞，不利于开展档案管理的现代化建设。

（三）专业档案工作人员相对缺乏。大部分医院在档案管理以及信息化人才队伍的培养建设上力度不够，缺乏专业档案人员，多为行政、护理等人员转行，致使档案工作人员文化水平差异较大，工作中缺乏专业知识，因此开展档案管理工作举步维艰。随着信息时代的到来，相当一部分档案管理工作人员不能熟练掌握信息化手段和计算机管理方法，不具备良好的信息处理能力，无法适应现代化档案管理的新要求。

（四）档案管理制度不够完善和健全。档案管理制度缺乏统一的管理流程，档案资料在收集、整理、分类、保管、鉴定、统计、移交手续、查询登记和提供利用等多个方面都没有完善的管理制度，导致收档难度大、移交档案不及时，大大影响了档案的利用效率。同时因为缺少对档案管理工作具体情况检查的考核评价及措施，导致档案管理人员的工作积极性不高，工作效率低。

（五）档案重收藏轻应用。常见的情况是档案收集整理后被束之高阁，除了简单的查询之外无法再次编研利用，完全浪费了档案对于医疗、科研、教学工作的促进和推动作用。另外，传统的档案管理中手工查找相对困难、信息保存不够完整，档案无法得到有效开发和利用的现象普遍存在。

二、医院档案现代化管理的内涵

医院档案现代化管理是指运用现代化科学技术手段和科学方法进行档案管理，提高档案管理工作的效率，提升档案管理的质量，使档案管理适应新时代对现代医院档案工作的要求。其具体内容主要有以下四个方面： 一是档案收集及时化。档案的形成主要分为收集、整理、归档三个重要阶段，其中收集是档案管理的基础工作，只有对档案资料进行及时收集，才能够保证档案资料的齐全，为下一步整理、归档、利用提供保障。如果不及时收集，就很有可能将原始资料遗失，影响档案的质量。二是档案管理标准化制度化，标准化的档案管理工作需要建立一整套完善的规章制度， 包括档案管理办法、档案工作管理制度、档案收集整理归档制度、档案保管制度、档案统计制度、档案保密制度、档案人员岗位责任制、档案库房管理制度、文件材料立卷归档制度等。三是档案存储数字化。档案数字化建设是信息化时代的必然要求，它是通过计算机技术、多媒体技术、数字摄影技术、存储技术等等把各种载体、不同形式的档案资源转化为数字化的档案信息，利用数字化形式存储，实现网络互相连接，通过计算机系统管理，构建成一个便于及时提供利用和实现资源共享的档案信息库。四是档案利用网络化。随着信息时代的到来，对于档案来说，网络将是一种有效的而且是更具生命力的档案利用方式，它具备大量储存、快捷查询、可以拷贝等优势，能为利用者提供远程、快速、方便的查询服务，在满足利用者需求的同时，大大提高医院业务部门的工作质量和效率。

三、实现医院档案管理现代化建设的做法

（一）医院领导应该高度重视档案管理工作。领导重视是做好档案工作的前提，通过不同的方式把做好档案管理工作的重要意义宣传给中层领导和医院全体人员，把档案管理工作提上重要日程，明确各部门在分类档案收集整理中的责任和要求，推行目标责任制实现对档案管理有效地监督和指导，同时，认真梳理档案管理工作，制定专门档案发展规划，并纳入医院的整体工作规划之中，逐步使医院领导和广大干部职工充分意识到档案在医教研工作中发挥的作用，认真做好各部门所属分类档案的收集整理工作。

（二）完善档案管理制度体系。建立健全制度、落实制度是档案工作步入科学化、规范化的有效手段，是促进档案工作规范化管理和科学化管理的基础性工作。完善档案管理制度就是要依据国家和地方档案法律法规，结合档案工作实际，就文件材料形成、收集、归档，档案的鉴定、借阅、保密、销毁、鉴定，档案库房管理等等制定一系列基础性工作的规章制度，并适时对已形成的制度修订，使其不断更新完善，做到统一标准规范整理，真正实现有章可循、有据可依，保证档案资料的完整性和连续性。

（三）加强档案队伍建设，提升档案人员专业素质。档案人员的工作素质和业务水平是开展档案工作的前提，是保证档案管理质量的关键要素。档案工作人员应具备较高的政治素质、高尚的职业道德、大胆的创新精神、严谨的工作作风和过硬的业务技能。一方面档案人员应主动学习，在掌握归档的基本知识基础上，积极参加档案专业知识培训，提高专业技术水平，做到学以致用，另一方面通过各种形式不断更新知识，学习了解文秘、目录学、计算机等相关学科知识，改善知识结构，成为信息社会和档案学科发展的复合型人才，全面提升自身素质。

（四）适时加大资金投入，引进现代化档案管理技术。档案管理系统信息化是实现档案管理现代化的必然要求，是医院档案管理发展的必然趋势，利用计算机管理档案，是实现档案管理规范化、提高工作效率的重要手段。档案现代化管理的内容主要有计算机技术和档案管理自动化、多媒体技术与档案信息表现多元化、网络技术与档案信息传递、数据技术和档案信息组织有序化、海量存储技术和档案信息存储、虚拟技术和档案馆生存空间虚拟化。利用现代化技术来管理医院档案，可以实现存储空间小、同步备份快速简单、检索快捷方便、维护方便、安全存储等优势，而且操作简便，可大大节约人力、物力、财力，可以大大提高档案管理的工作效率。同时适当增加档案的保管设施，如库房密集架、温湿度控制系统、高效灭虫、防磁柜、灭火设备等，这些设备和技术的应用也是实现档案现代化管理的重要保障。

（五）把档案管理系统纳入医院整体信息系统实现一体化管理。档案管理系统作为一个信息资源的子系统，应服从并服务于医院综合的管理系统，将这个信息资源系统融入医院整体信息化工作中，才能够为医疗、教学、科研提供更加及时、全面、真实的信息，以便充分发挥档案资源的价值和作用。因此，医院在开展信息化建设的过程中，应结合单位现有的信息管理系统，选择适用性强、功能齐全并且兼容性较好的档案管理专业软件系统，充分实现档案数字化管理系统与医院综合办公自动化系统的匹配和兼容，共建大数据医院管理网络平台，实现电子档案资料的共享、存档和使用。

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