浅析如何提升人事档案管理功能

文/山西省文水县人力资源和社会保障局 付丽萍

浅析如何提升人事档案管理功能

文/山西省文水县人力资源和社会保障局 付丽萍

人事档案的管理工作是人事工作开展的前提。但是目前干部的人事档案管理工作存在着诸多问题，面临着许多新的情况和挑战。因为档案问题关系到每个职工的切身利益与职业生涯，所以有必要深化档案管理的功能。本文对目前人事档案管理工作中存在的问题进行了分析，并对如何提升人事档案的管理功能提出了相应的建议和解决措施。

人事档案；管理功能；提升

每个人在参加工作时都会建立自己的个人档案，并将伴随着自己的职业生涯。同时，人事档案的管理工作也是人事工作的重点所在，是单位各项工作得以开展的首要前提。但近年来，随着事业单位的转型和人事制度的变化，人事档案管理也开始出现了一系列的问题。

一、当前人事档案管理存在的问题

首先，管理人员的意识落后。人事档案管理相对于其他工作来说，工作量小，对专业知识的要求相对较低，属于比较基础的工作。因此导致部分基层的事业单位对人事档案工作缺乏足够的认识，甚至因为有些领导和管理人员的认识不够，使得应付了事、监督力度不够等问题频发，从而使得档案工作处于较为被动的状态。对档案问题重视程度不够的不仅是管理人员，同时还有很多新入职高校毕业生观念淡薄，认识不到档案对于他们的重要意义，忽视人事档案以致造成档案丢失的现象时有发生。

其次，人事档案的适用性不强。目前，人事档案内容方面存在着内容空洞、材料不全、信息不准等问题。很多能够充分反映干部的品德作风以及素质培养的内容没有被放置入内，反而是那些空话套话的内容大行其道。而且档案搜集不全，有些干部任免审批表、工资审批表未能及时地补充更新，甚至有些还在本人手中。有些档案的签字和盖章不全，以致档案工作未能及时开展。

最后，档案的管理人员和管理方式落后。档案管理是一项专业性和政治性较强的工作。可是很多从事基层事业单位的档案管理人员却几乎是身兼数职，有的甚至是半道出家，严重缺乏专业的培训。而且，大部分档案管理员是手工操作，人工化。这在计算机已经普及程度如此之高的今天，显得格外笨重与落后。

二、如何提升人事档案管理功能

针对目前档案管理方面存在的一些问题与挑战，笔者尝试浅析了能够提升人事档案管理功能的方法。

（一）更新档案管理观念，强化档案制度建设。档案在社会务工人员或者是非公有制企业的员工身上用处不大，但是在一些学历较高的，或者是处于事业单位的工作人员身上，则起到很大的作用。所以无论是档案管理人员还是从业人员，都应该更新档案的管理意识和观念，强化对档案的重视程度。同时，强化档案意识也可以从建立相关的制度入手。制度是保障当代人事档案管理效能提升的首要因素。人事档案的管理需要制度来维护，用管理制度来保证管理工作的质量，从而提升档案工作的管理功能。

（二）实现资源共享，提高人事档案的质量，加强知识学习。上文提到，档案的质量参差不齐，里面掺杂着许多空话和套话占主体的无效信息。因此应当实现干部人事档案的新型管理方式，建立干部人事档案管理的数据库，让那些真正能够反映一个干部或者是工作人员的数据和内容进入档案袋。这样不仅有利于档案内容的更新与补充、与时俱进，同时还具有储存量大、寿命延长、信息准确等优势。在这个过程中，档案管理人员也要加强自身的学习，适应时代的发展，广泛汲取现代科学文化知识，使自己成为一个合格的管理者。

（三）加强人事档案管理的监督工作。做好监督工作是使档案在利用过程中做好保密的一项重要措施，能够及时纠正各种档案利用过程中不规范、不合法的行为，从而做到既能应用，又保证档案安全。有条件的档案馆室可以安装摄像头和监视器，长期保存调取档案的视频监控。同时档案管理人员要注意积极地与档案调取者交流，分析他查阅和调取的动机以及具体的使用情况。在检查时如果发现了问题，一定要第一时间处理，并且做好资料备份。这样才能够避免可能出现的问题，提升档案的管理效能。

（四）人事档案管理技术化、信息化。为了顺应时代的发展，同时也要提高档案保存和管理的效率，应当逐步推动档案管理技术化、信息化、无纸化进程。想要推动这一进程，则必须在确保思想正确的基础上，保证物质条件充足，只有这两个层面的工作都做好了，才能够确保档案管理的信息化技术化发展目标能够实现。具体论述的话，则是档案管理单位必须积极研究档案管理工作的增长点，根据实际情况，判断是否具有信息化和技术化的条件，从而合理地利用科技手段，大力开拓人事档案管理中存在的新的增长点。同时也要注意，档案管理单位也必须认真发现单位自身的高技术水平的信息工作者，使其能够在完成自身工作的同时，投入到档案信息化管控工作之中，把他们的能力充分发挥出来。这样的话，单位不仅能够提高档案管理的信息化水平，同时也能够节省资金、提高档案管理的效率。

三、结语

通过上文的浅析，我们发现，如果想要提升档案管理的功能，确保档案管理工作能够发挥它的存在价值以及意义，就要强化管理意识，提升自身的技术能力和专业程度，实现技术化和信息化，确保其能够与时代发展的步伐保持一致，与经济发展的速度相协调。同时也要积极地培养档案管理人员，在开展日常管理工作的同时合理运用新的技术和知识，切实提高管理能力，提升档案管理的效率。

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