浅谈新形势下电子文件问题与对策

文/中国直升机设计研究所 刘润芳

浅谈新形势下电子文件问题与对策

文/中国直升机设计研究所 刘润芳

本文以作者所在单位为研究背景，调研了解了同行业内电子文件管理现状，对电子文件的利用方式和安全策略进行分析探讨，为档案资源的开发利用提供思路。

电子公文；文书档案；前端控制；文档一体化

在信息化进程中，社会信息资源愈来愈多地以电子化的形式存在。电子文件已经越来越广泛和深入地渗透和影响着人类社会生活的几乎所有领域。伴随着现代办公环境的变化，各个单位已基本普及办公自动化系统（OA）、产品数据管理系统（PDM系统）等业务系统，电子文件大量涌现，电子文件逐渐成为档案管理工作的主题，这给传统的档案管理工作带来新的挑战。

一、电子文件的特点

电子文件是指借助电子设备生成、传递、保存和/或访问、存储于电子载体的文件。电子文件具有自身的优越性，如信息存贮高密度、信息传递速度快，电子文件还具有非人工识读性、对技术和系统的依赖性、信息与载体的可分离性、易更改性，这些属性给传统的文书档案管理带来了巨大的冲击。最明显的就是档案载体的变化，从原来有形的、静态的载体，逐渐变为无形的、动态的电子文件，从用草稿、初稿、审签稿、定稿多种版本记录文件的形成过程，变为凭借业务系统只用一个版本来记录文件的形成过程，其原始性无从考证。档案最基本的属性是真实、完整、可靠，在新环境下电子文件的这些属性如何保证成为档案工作面临的最大挑战。

二、电子文件管理现状

（一）电子文件类型格式五花八门。各个单位内部业务纷繁复杂，一些职能部门都拥有自己专用的业务系统，这就造成各种类型的电子文件“百花齐放、百鸟争鸣”。笔者所在单位的业务系统也呈现多样化，需要用专用的软件才能浏览，如财务管理系统形成.jio格式文件，PDM系统形成二维图纸和三维数模(CATDrawing、.CATPart、.CATProduct)，电子公文系统形成.gd格式文件，还有一些图像、音频、视频格式的文件，这些五花八门的电子文件格式，给档案管理工作带来很大的影响，由于档案管理系统中全文浏览器的局限性，某些格式的电子文件无法进行全文浏览。

（二）电子文件命名规则及版本控制缺失。笔者所在单位科技档案有专门的电子文件命名系统，具有详细规范的命名标准。在文件设计、校对、审核、审定、标准等业务流程中有严格的执行标准，这就形成了比较规范统一的电子文件。但是还有许多电子文件是在业务流程之外的，由于缺乏统一标准的电子文件命名规则以及有效的监控，导致形成的电子文件相对比较随意，给归档管理和数据备份带来一定的困扰。

（三）纸质文件的归档整理滞后于电子文件。PDM系统和OA系统形成的电子文件，流程结束数据冻结后，目录信息和全文信息可以实时在线归档到档案管理系统中，在档案管理系统中对电子文件的鉴定分类整理相对比较方便快捷。但是由于电子文件管理制度缺失，现阶段纸质文件的保管仍是重点，纸质文件仍然有着不可替代的作用，还需要整理一套或者两套于电子文件一一对应的纸质档案，纸质文件档案的整理过程相对比较繁琐，周期较长，一般是第二年6月份之前完成归档整理工作，纸质文件归档整理工作明显滞后于电子文件。

三、新环境下电子文件管理策略

（一）基于文件生命周期理论，对电子公文进行前端控制。为有效地管理电子文件，必须实施前端控制，尽可能把文件在生命周期的各个阶段的管理需求融入文件管理系统中去。首先要对单位内各业务系统进行梳理，制定宏观的电子文件管理策略，合理划分文件类别，制定电子文件编号规则。其次要提高电子文件质量，电子文件质量高低直接影响着档案的质量，第三要对电子文件的形成过程进行监控，确保文书档案的真实有效。

以OA系统电子公文为例，文书档案常用年度—保管期限—机构（问题）的方式进行分类整理，因此可以在文件编号登记时，按照机构（问题）来确定电子公文的编号规则，这样不仅可以规范电子公文编号，还给后期文书档案的分类整理工作节省了大量的鉴定时间。公文有着严格的、固定的格式，规范的公文格式直接影响公文的严肃性、权威性，文书档案质量也与之息息相关。可结合本单位实际工作，依照《党政机关公文格式》，分不同文种制作常用的公文模板，并将公文模板嵌入OA系统中去。这样可以减少重复劳动，节省公文排版时间，避免格式错误发生，形成比较规范、标准的电子公文，有利于提高工作效率和公文质量。公文处理工作是指公文的收发、审核、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等一系列相关联、衔接有序的工作。公文处理过程也是文书档案的形成过程，将发文和收文中的各项工作环节在OA系统中予以监督，任何修改、流转、阅示记录都进行跟踪记录，防止文件被无意或者恶意更改、损毁，可以有效保障由此转化而来的文书档案的真实、有效。

（二）创新管理体制，实现网络环境中的文档一体化管理。大部分档案工作者的管理体制、管理思想还未完全跳出传统的习惯和思维定势，习惯于简单模仿传统手工做法，电子文件的管理大多停留在对传统纸质档案管理模式的复制和模仿。未真正实现网络环境中的文档一体化管理，大多是按传统管理模式分别开发业务系统和档案管理系统，在业务系统中预留接口，后期实行简单对接，档案管理系统大多只是系统末端的独立模块，未与业务流程有机结合，系统开发缺乏合理定位，未提出全面看、恰切的一体化管理软件的功能需求，无法将档案管理需求有机地嵌入前端。1.将档案管理需求融入到业务系统中。单位内既懂档案理论知识、又有工作经验，还懂得计算机专业知识的人员相对较少，档案管理人员对计算机技术、网络通信技术、信息技术即使有所了解，但毕竟不是专业人员，对系统开发和数据库建设应用起来也不会那么得心应手。因此，在OA系统设计开发之初，档案管理部门可以根据自己专业需要提出自己的功能需求，在OA系统设计中考虑到归档工作，同时，在档案管理系统开发时，明确自己的功能需求后，让OA系统开发人员和档案系统开发人员直接对话，两个系统开发方同时为完善档案管理工作服务。2.制定安全策略，加强监督管理。对数据和用户按照安全等级划分标记，访问机制通过比较安全标签来确定授予还是拒绝用户对资源的访问。根据安全策略划分角色，为每个角色分配操作许可，为用户指派角色，从而获得相应角色的访问权限。为确保强制访问控制达到安全策略所确定的安全目标，防止由于系统管理员或者特权用户的权限过于集中带来安全隐患，将系统的常规管理、安全管理以及审计管理等，分别由系统管理员、系统安全管理员和系统审计员按最小授权原则，分别授予他们为完成各自承担任务所需的最小权限，并在相互之间形成制约关系。3.设计完善的元数据采集方案，进行流程再造，实现文档一体化管理。对文件工作和档案工作进行统筹规划，制定详细的元数据方案，将电子公文处理流程和文书档案归档管理流程进行梳理整合，针对所需的元数据，商讨哪些元数据放在哪个环节生成比较合适。可以将档案管理的某些环节前置，在OA系统中实现，减少档案人员重复不必要的工作，设计出衔接有序、规范合理的流程。当然也要换位思考，站在文件形成者的角度，前端控制并不是将所有工作都置前，由文件创建者完成，不能为了减少自己的工作而增加OA系统用户的负担。属于档案系统属性的尽量由档案部门完成，避免因OA系统用户对档案业务不熟悉造成数据五花八门，不够规范，浪费用户时间也不能达到预期的效果。4.建立门户网站提高利用效率。档案工作的根本目的还是开发利用，系统开发部门和档案部门花费大量的精力做了很多工作，但是不能以合适有效的方式提供给用户使用，就失去档案工作的意义。应分门别类建立专题数据库、进行档案资源二次开发、提供档案咨询服务，通过合适的搜索引擎来为用户服务，发挥档案价值。