论建设项目档案管理的重要性

文/神华集团准格尔能源有限责任公司档案馆 李敏

论建设项目档案管理的重要性

文/神华集团准格尔能源有限责任公司档案馆 李敏

本文通过分析建设项目档案管理的重要性，提出了如何加强建设项目档案管理工作。

建设项目；档案；重要性

建设项目档案是指在建设项目及其管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源。

项目档案管理工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作，有独立的工作对象，特定的工作内容和专门的工作方法。下面就如何加强项目档案管理工作做简要论述：

一、工程建设项目档案要执行“四纳入”管理

项目档案管理工作要执行四纳入制度，既纳入项目法人制、合同管理制、工程监理制及项目管理程序。

（一）档案工作纳入项目法人制，是工程建设项目档案依法管理的重要措施。将档案工作纳入领导责任制和岗位责任制，是档案工作贯穿项目建设全过程的重要保证。体现为以项目建设单位为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理控制为手段，在各参建单位全方位的参与下，对档案实施事前介入、事中控制、事后把关的管理模式，确保项目档案的完整、准确、系统。

（二）纳入合同管理制，充分发挥合同的法律作用。合同是约束参建各方的法律依据，将档案管理纳入合同管理是市场经济环境下规范项目档案管理的行之有效的做法。建设项目法人单位，应按《合同法》及其他法规文件的规定，在签订设计、施工、监理合同中，分别设立有关档案的专门条款，明确提交竣工档案的时间、内容、套数、质量要求等，以保证项目档案的完整、准确、系统。

（三）纳入工程监理制，充分发挥监理的控制手段作用。

监理在项目建设中的地位日显重要，监理单位除肩负对项目投资、进度、质量进行控制职责外，还需配合建设单位制定竣工文件归档、整理、编目办法，对工程建设中产生的竣工文件，尤其是竣工图进行审查把关。

（四）纳入项目管理程序，实施同步管理。将档案工作纳入立项、设计、施工、监理、验收等各环节程序，是工程建设项目档案同步管理的基本要求，主要措施体现在档案工作的“三同步”“三参加”：

“三同步”：下达工程计划任务与提出归档要求要同步；检查进度与项目文件形成要同步；工程验收与档案验收要同步。“三参加”：档案人员要参加与工程管理相关会议及质量检查，参加重要设备、仪器开箱；参加项目建设竣工验收。

二、工程建设项目档案工作基本要求

（一） 熟知基建项目档案工作的有关法规、标准和规范。

法规、标准是我们建立健全管理体制，制定管理制度、工作标准的依据，也是规范管理，确保项目档案完整、准确、系统的依据。组织培训，学习有关基建档案管理的法规、规范和标准，可以正确指导和规范档案工作。

（二）建立健全工程建设项目档案工作的规章制度。建立工程项目档案工作的规章制度，是工程建设档案工作的重要内容，是协调档案工作与其他工作的依据，是依法做好档案工作和规范档案管理的重要保障，是保证档案工作与建设项目同步进行的重要措施。主要制度及规范有：技术（图纸）档案管理制度、岗位责任制、档案移交办法以及档案利用借阅制度、归档范围、分类标准、保管期限、竣工文件编制要求等。

（三）采取措施，加强前端和过程控制。工程建设项目档案是随着项目的建设逐渐形成的，从工程伊始就应采取措施，并在过程中加强控制，建立档案管理网络，这是确保项目档案的完整、准确、系统的关键。档案部门应参与开工交底；参与阶段检查、交工验收等节点的控制。这是保证档案工作与项目建设同步的重要措施。

（四）严把验收关，认真做好档案的预验收工作，这是保证档案质量的重要步骤。工程建设项目档案按工程规模大小可分为预验收和复验两个阶段，应在项目竣工验收3个月前完成。

预验收一般由建设单位上级主管单位组织，各参建单位参加，预验收抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等，为档案正式验收打好基础。

三、工程建设项目档案管理职责与要求

（一）建设单位是项目建设的法人主体，对各参建单位负有组织、协调、检查和指导的职责。并应将档案工作纳入项目计划和岗位责任制，建立有效考核措施，实施制度保障和组织保障。

（二）设计单位负责收集、积累项目勘测、设计阶段形成的文件材料。并按项目专业对文件进行整理，向建设单位移交归档；按合同或协议规定，编制与建设项目实际情况相符的竣工图和竣工文件，按照合同或协议规定，向建设单位移交系统、完整的应归档文件。

（三）施工单位负责收集、整理各自承建标段在施工(调试)中形成的各种竣工文件。收集、整理并确认编制竣工图的变更依据的有效性，并对设计单位完成的竣工图进行审核签字确认责任，并按合同或协议规定，向建设单位归档施工建设中形成的应归档文件。

（四）监理单位负责对各参建单位在工程建设中文件的形成以及竣工档案的编制进行监督与审核。特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查；对在项目监理工作中形成的文件材料进行收集、整理，并按时向建设单位移交归档；向本单位归档监理工作中形成的文件材料。

综上所述，工程档案管理工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪工程，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，确保档案的齐全、完整、系统、准确，使其能够真正发挥在企业发展进程中所起的重要作用。