事业单位档案管理工作优化途径探索

2016-11-26湖北省荆州市道路运输管理局邓决

办公室业务 2016年18期

文/湖北省荆州市道路运输管理局邓决

事业单位档案管理工作优化途径探索

文/湖北省荆州市道路运输管理局邓决

事业单位档案管理工作困难重重，缺少外部监督，独立性强，存在条块分割不明、统一领导与分级管理存在固有矛盾与冲突、档案室自身行政化倾向越来越明显、档案室自身各自为政、“私人档案”、文件管理与档案管理割裂等问题，致使档案管理的效率低下，档案的价值得不到发挥。事业单位档案管理工作优化应着重解决过度集权、党政合一、政事不分三个方面的问题，明确改革的目标，注重市场化、法制化、社会化、现代化。

事业单位；档案管理；工作优化途径

档案管理的基本内容包括档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和开发利用。档案管理是事业单位管理的重要组成部分，其管理的效用直接反映机构的管理水平，直接影响人力资源管理、行政管理等相关管理领域活动。不同于其他管理机构，事业单位人员调动相对少，权利更加集中，缺少外部监督，在我国许多事业单位名义属于独立机构，但都受到政府行政部门的管辖，改革阻力大，档案管理水平低。

一、我国事业单位档案管理特点与问题

受政治体制影响，我国事业单位实行“统一领导、分级管理”体制与“双重管理”模式，党、政档案统一管理并服从党的领导。实践证实，这种符合我国特色的档案管理策略，客观上为档案的保管、利用提供了制度保障，符合我国实际国情，有利于档案的完整与安全，符合精简、统一、效能的原则，在党的领导下，档案事业发展得到监督与保障，实现了快速平稳发展。

随着时间的推移，旧有的事业单位档案管理也暴露出许多问题，主要体现在：1.条块分割问题，在实际工作过程中，出现权利、信息两条传递路线，管理空间条块重叠交错，许多管理制度都有助于上级机构强化对下级机构的领导权利，破坏了上下级职能部门的稳定性。2.统一领导、分级管理存在固有矛盾与冲突，部分地方事业单位在没有与地方档案行政管理部门协商的情况下，便制定内部的档案管理要求，这些要求可能与实际情况不符，如某事业单位要求某人限时从原单位调动档案，但实际情况是原单位档案调动费时、费力，许多事业单位档案受多个部门管辖，同时有的事业单位拒绝接受当地档案行政管理部门的监督指导。3.档案室自身行政化倾向越来越明显，事业单位往往混淆于行政部门、事业部门职权，事业单位在合并后事业职能弱化，许多单位人员更愿意争取公务员资格，不利于事业单位档案管理专业化的发展，从法律角度来看“局馆合一”体制也容易造成法律责任不清问题，如在出现档案损毁、丢失情况时，往往互相推诿。4.档案室自身各自为政，各种类型的档案管理五花八门，事业单位建立“私人档案”问题仍十分普遍。5.从制度上、工作环境上看，文件管理、档案管理割裂，影响管理的效率。

二、事业单位档案管理工作优化途径

事业单位档案管理工作优化应着重解决过度集权、党政合一、政事不分三个方面的问题，同时积极改革。近年来，信息技术飞速发展，大数据背景下信息的利用效率明显提升，电子档案得到广泛应用，也给档案管理提出了新的挑战与机遇。改革的主要目标从长期来看，应进行体制改革；从短期来看，应重新规范档案管理机构、事业单位之间的关系，明确档案机构、事业单位的地位与功能，建立与市场经济相适应的管理体制。

（一）市场化。事业单位需要将承担的任务交给市场调节，以某专项运动管理中心为例，其坚持市场化改革，一手抓、一手放，推动体育市场发展，鼓励市场主体参与体育事业，运动联赛就是在这种思想下建立的。但遗憾的是，因种种原因，这些联赛的市场化水平仍明显不足，事业单位的干预强度仍较大，不仅使体育爱好者怨声载道，还严重挫伤了参与企业的积极性。事业单位应将市场自由竞争文化带入到档案管理中来，从而促进档案工作改革开放、创新发展。

（二）法制化。依法治档是档案管理工作改革的重点，包括事业单位管理组织、编制、职能、工作程序都需要法制化，打破人治化的特征。当前事业单位缺乏有效的外部监督，法制化进程十分缓慢，档案管理仍受旧有的传统习惯影响，权高位重者存在无视管理制度、干涉档案管理活动的现象。加强档案管理法制化刻不容缓，将原来的领导管理模式改为依法管理模式。

（三）社会化。事业单位是承担发展社会事业责任的机构，更不应该脱离社会，应充分利用社会、市场的力量进行档案事业的改革，一是需要还权给社会，不应大包大揽。二是需要控制权利的范围，接受社会的制约、监督。近年来，媒体曝光的冒名顶替上大学、年龄简历造假等事件，一方面反映了的确存在以权谋私、档案管理被权力腐蚀的情况。另一方面也反映了社会大众特别是新闻媒体发挥了监督作用，客观上为事业单位档案管理社会化提供了外部动力。事业单位的档案管理工作应勇于接受大众的监督，打破过去相对隐秘的工作方式。

（四）现代化。大数据背景下，档案管理工作也逐渐进入信息化时代，事业单位档案管理者应努力提高信息化技术水平，引入信息存储、处理、输送的设备，挖掘档案管理的价值，使档案管理更受重视，形成良性循环。