人事档案信息管理无纸化与保密措施的分析

2016-11-26国家新闻出版广电总局五七二台王礁

办公室业务 2016年18期

关键词：无纸化保密信息管理

文/国家新闻出版广电总局五七二台王礁

人事档案信息管理无纸化与保密措施的分析

文/国家新闻出版广电总局五七二台王礁

本文重点探讨了信息时代下实现人事档案信息管理无纸化的有效路径，以及应采取的保密措施，旨在提高人事档案信息管理效率与保密性。

信息时代；人事档案信息管理；无纸化；保密措施

人事档案信息管理是一项复杂的工作，不仅包含内容多，内容复杂繁琐，而且信息不断动态变化，增加了档案信息管理的难度。另外，人事档案信息管理主要是与单位内部员工相关的个人基本信息，不管是对企业还是员工本身都非常重要，因而必须要采有一种无纸化、保密性技术措施来对其进行管理。

一、信息时代实现人事档案管理无纸化的有效途径

（一）构建纸质——电子档案并行管理机制。虽然信息技术的引入实现了人事档案管理的信息化与无纸化，但这种无纸化是相对传统完全纸质办公形式而言的，并不是完全的脱离纸质办公，在某些地方还是需要使用纸质进行办公的，如文件打印等。在正确认识这一点的前提下，构建纸质——电子档案并行的人事档案管理机制，提高纸质办公与电子档案管理工作之间的协调性与同步性，充分发挥纸质办公优势与电子档案管理优势，有利于进一步提升人事档案管理的无纸化与信息化。纸质文件利于长期保存，而电子档案便于反复检索与查看，根据各自的特点，在无纸化管理人事档案信息时，可以将电子文件进行备份后再打印出一份纸质文件，将纸质文件保存起来。更新时，应保证电子文件与纸质文件信息的一一对应，实现真正意义上的无纸化人事档案信息管理。

（二）提高管理人员信息技能与职业素养。档案管理人员的信息素养与技能水平直接影响着人事档案信息管理工作效率与无纸化实现的程度。因此，要想进一步提高人事档案信息管理的无纸化，就需要不断提升管理人员的信息技术技能与素养。企业应根据自身人事档案信息管理需求与管理方式，总结当前管理存在的不足，有针对性地定期开展职业培训与素质教育，在培训过程中要求全体管理人员积极学习先进信息技术，包括计算机网络、计算机技术、数据库技术等，提高管理人员整体技能水平，进而提高人事档案信息管理技术含量。在素质教育过程中，引导管理人员树立正确的价值观、人生观，营造良好工作氛围，加强对自身工作的责任心与对人事档案信息管理的重视度，提高管理人员职业素养。

二、信息时代人事档案管理保密措施

（一）建立人事信息安全保密控制体系。信息时代为人事档案信息管理保密措施的实施提供了许多安全性技术，可以较好地满足多数企业人事档案信息管理安全保密需求。企业应对这些先进技术进行充分利用、综合利用，积极构建人事档案信息管理安全保密控制体系，利用该控制体系提高人事档案信息的安全性与保密性，可以降低信息泄露、截获、篡改等现象发生的可能性。目前，与安全保密相关的技术主要有加密技术、数据备份技术、隔离技术、防泄露技术、控制技术、鉴别技术等。运用加密技术对人事档案信息数据库系统中的数据进行加密处理，尤其是重要私人信息，可以有效防止数据泄露。运用备份技术对数据进行定期备份，即使数据丢失也可以避免造成损失。运用隔离技术将入侵的病毒、非授权用户隔离起来，防止非授权访问。运用控制技术对人事档案信息进行加强控制，防泄漏技术防止信息泄露，鉴别系统用户，可以大大提高人事档案信息管理的保密性。

（二）加强安全网络建设，提高网络安全性。企业在构建内部人事档案信息管理网络平台时，应高度重视网络安全的重要性，充分做好网络安全防护工作与档案信息的安全保密工作，通过应用各种安全防护技术措施，实现最大限度上降低安全风险发生概率，降低信息泄露的可能性。网络安全性的提高必须要有先进安全技术提供支持，并对网络各节点进行合理设置，统一网络标准协议，规范网络建设行为。从物理安全与信息安全两方面入手，提高网络的物理安全，需要企业不断完善硬件设施配备，优化网络电源电路设计，做好各设备的运行维护工作，保障硬件设施设备运行状态良好。提高网络的信息安全，要求在建设内部网络时，对应用程序进行优化编辑编译，强化软件数据处理功能、计算功能等各项功能，对信息采集系统进行合理建设，科学分配各设备装置，保证整体工作的协调性与流畅性，提高信息的完整性、真实性与有效性，确保信息安全可用。