浅析采供血机构仪器设备档案管理

文/唐山市中心血站　刘宝云

浅析采供血机构仪器设备档案管理

文/唐山市中心血站刘宝云

本文论述了建立采供血机构仪器设备档案的重要意义，以及加强采供血机构仪器设备档案管理的有效措施。

采供血机构；仪器设备；档案管理

采供血机构作为为临床提供安全血液的单位，仪器设备在采供血过程中起到相当重要的作用，它是保障血液质量的基本条件，因此做好仪器设备管理已成为采供血机构管理的重要内容，而仪器设备档案管理是设备管理的基础环节，其管理水平的好坏，将直接影响到血液质量，技术水平和社会和谐，并且防止国有资产的无意流失。

一、建立采供血机构仪器设备档案的重要意义

采供血机构仪器设备档案材料包括仪器设备的采购环节、验收环节、使用环节、维修过程、开发环节等各个环节中形成的以纸质载体为主的材料。

从仪器设备档案的特点来看，采供血机构仪器设备尤其是用于各项检验、制备分离、血液储存的仪器设备不仅型号复杂，而且大多数属于最新科技研究应用的精密仪器，涉及学科门类多，功能多，不仅硬件结构复杂，而且使用具有多种用途功能的软件，操作为高度自动化，这些设备的随机纸质文件较多，包含仪器设备的功能介绍、用法用途等。

从仪器设备档案的内容来看，有关仪器设备采购的资料包括采购标书、中标通知书、合同、安装图纸、合格证书、随机说明书和光盘、设备确认报告等。有关仪器设备到货的资料：设备调试、验收报告和记录等。有关仪器设备使用的材料：设备的各种使用制度、维修与保养、使用记录报告等。以上所有这些材料越详细越好，这样才方便查找。

随着科学技术的进步和发展，采供血机构仪器设备不仅数量上越来越多，而且在规模上也是越来越大，技术含量也越来越高，如何管好用好仪器设备，提高其使用效率，减少设备故障，就必须建立齐全的设备档案，并加之有效地管理，让它贯穿整个设备管理工作中，这也是《采供血机构质量管理规范》的要求。因此，仪器设备档案管理是采供血机构的重要组成部分，是管好设备的基本条件和依据，是保证仪器完好率、延长设备使用年限的有力措施，是维修保养的必备材料。所以，认清建立仪器设备档案的重要性，对设备的正常运转，充分发挥其经济效益起着至关重要的作用。

二、加强采供血机构仪器设备档案管理的力度

（一）首先档案管理人员思想上要充分重视。要管理好档案，首先需要树立正确的档案管理观念，制定详细的仪器设备管理制度，真正把仪器设备档案管理工作落到实处。领导要重视，要有档案管理意识，把仪器设备档案管理工作提到日程上，领导要在各方面给予大力支持，为科学管理提供有力保障。并且在日常的工作中，要多询问、多了解工作的进展情况，及时发现工作中存在的问题，并给予指导和纠正，保证档案管理工作良好运转，只有这样，才能服务好采供血机构的采供血工作。

（二）设备科与档案室要充分配合好。仪器设备档案的收集是一个长期工作，需要工作人员细致、认真、负责，付出大量的劳动，这就要求站领导稳定好队伍，调动仪器设备档案管理人员的积极性。设备科要协助档案室做好仪器设备的档案收集管理工作，仪器设备，一旦到货，设备科就要及时通知档案室派人来收集档案资料，一直到该仪器设备的报废、拆除或者调出，都要根据工作需要适时与档案室取得联系，完整地收集仪器设备的档案资料。同时，妥善保管处理好这些档案资料，使其使用方便，保存完整。

（三）加强对大型关键仪器设备档案的管理。根据采供血机构的实际情况，单位价值5万元以上的仪器设备必须由政府采购购置，由设备科、厂方工程师、档案室共同开箱验收，同时需财务、审计等多个部门的监督管理。设备科工作人员和档案室人员在开箱验收的同时，要将设备购置、验收等工作中的纸质文件材料收集齐全，成套装订好，由档案室集中统一管理，保证大型精密仪器设备档案完整、及时、准确归档。

总之，仪器设备档案管理工作是一项系统工程，涉及多个环节，各个工作环节既相互独立，又相互联系，每个环节的工作都要认真做好，一旦某个环节出现差错，就可能前功尽弃。因此在档案管理工作中，我们要做到细心、认真、及时，做到档案资料齐全完整，为采供血机构的采供血服务提供强有力的保障。