做规范化零差错出精品——浅谈办公室公文处理中常见的问题及对策

文/江苏省海安县政府办公室 顾宏俊

做规范化零差错出精品
——浅谈办公室公文处理中常见的问题及对策

文/江苏省海安县政府办公室 顾宏俊

本文笔者结合自身工作实际，归纳和分析了公文处理中的常见问题，并就提高公文处理质量从加强学习、加强校核、规范程序和提高效率四个方面提出应对策略。

公文处理；政府公文；公文格式；文秘人员

机关公文是党政机关在实施领导、履行职能、处理公务过程中具有特定效力和规范格式的文书。党政机关办公室作为公文的主要制发者，其处理水平和规范化程度，直接影响到党和政府工作的权威性。秘书人员作为公文处理的直接承办者，每一项工作都关系到党和政府路线、方针、政策的贯彻落实，关系到党委政府工作意图能否贯彻下去。可以说，公文办理无小事，任何差错和遗漏都可能会影响到决策和工作部署，影响到大局。笔者结合工作实际，就日常公文处理中出现的以及容易被大家忽略的一些问题进行粗略归纳和分析，期待与大家一起探讨。

一、公文处理中常见的问题

办公室日常处理的公文主要包括制发的下行文和基层部门的请示报告。

（一）下行公文常见问题。1.随意升级发文规格。在公文制发过程中，以什么规格发文，存在着轻重缓急的区别。一些单位以部门发文没有力度为由，把本应属于部门业务职能范围内的文件报政府，以较高规格的行文凸显推动工作的力度，这势必降低政府发文的严肃性，导致文件多发滥发。一些部门在临近开会前几天，匆忙印制文件，缺乏与相关部门的沟通协调，留给秘书人员审核的时间又十分有限，无法保障公文审核的质量。2.公文运转时间过长。政府已决策通过的一些事项，不能及时出台文件，使得相关决策部署得不到有效贯彻执行。一些需要部门会签的文件，在部门停留时间过长，缺乏有效的督办机制，影响事项的部署执行。3.机械套用上级文件。参照借鉴上级文件制定本地区文件时照搬照抄，缺乏具体化和可操作性，导致“上下一样粗”。4.公文文种使用不当。下级政府与上级部门是不相隶属的机关，不具有领导与被领导的关系，在请批或批答有关事项时应使用“函”，但在实际工作中却往往使用“报告”或“请示”文种。5.公文排版不规范。如：正文层次序数不一致。国家标准规定，正文结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。实际使用过程中，有的公文未能严格按结构层次序数标注，体例不统一；有的公文未能按照公文字体要求排版，随意把一些段落文字加粗。附件说明不规范。国家标准规定，如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。实际制发公文中，出现多个附件后加分号和回行不对齐等不规范的现象。标题排版不美观。国家标准规定，公文标题较长回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距适当，标题排列应当使用梯形或菱形。在实际制发公文过程中，存在回行断句不完整或标题排版“头重脚轻”等现象。另外，在公文排版中还存在段落不对齐，行距不均等等瑕疵。

（二）基层上行文常见问题。1.公文报送不规范。一是上行文直报。一些部门将需要政府审批的事项，以部门的名义，未经办文科室登记直接报送领导个人。二是上行文多头主送。极个别的基层单位，还存在多头主送的现象，一份请示既报送政府，又报送党委。2.公文行文不规则。一些基层单位把本应属于主管部门职权范围内处理的问题向政府请示，如一些企业向政府上报请示要求兑现有关奖励政策，我们指导他向发改委申请，由发改委扎口汇总后再向政府请示。3.公文处理效率不高。在收文处理中，有的部门不按程序办理，不经办文科室登记，直接找领导批办，办理好后又不能及时交办文科室存档，导致文件办理无法跟踪，易丢失。有的公文交部门提出建议意见时，缺乏与来文机关的有效沟通，迟迟不能反馈意见。

二、提高公文处理质量的对策

（一）加强学习，提高业务能力水平。《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》是我们处理公文的重要参考指南，我们要深入学习，熟练掌握格式规范。其次，要加强对上级精神、重大政策的学习，使得制发的公文既能体现领导意图又贴近本地实际。再次，要加强交流分析，通过心得交流、案例剖析等活动，借鉴好的经验和做法，对照查找存在的问题，提高公文处理综合能力水平。

（二）规范程序，遵循公文运转机制。运转渠道要规范。基层或部门上报的请示直接送呈领导审签时，工作人员要指导他们必须送办文科室登记运转。运转程序要规范。部门起草的代拟稿必须送政府办审核，不得直接报县领导审签；部门提交的代拟稿、会办意见必须由本部门主要负责人签字；所有发文，各分工条线人员须事先审查并签字，然后报主任拟签。严格退文制度。对不符合发文要求的公文稿，要敢于否定和退回部门重办。

（三）提高效率，明确公文运转时限。公文具有极强的时效性，这决定了公文运转不能耽搁，否则会给政府工作带来被动。一般情况下，部门提出的会办意见三个工作日内必须完成，一些重大或复杂的事项，在短时间内无法提出会办意见的，要及时与来文单位沟通。一些需要尽快传达贯彻的紧急公文，可先电话通知，再迅速印发正式文件。各分工条线的工作人员要完善督办制度，对经手的重要文件登记造册，每日盘点在手或经手的公文，按规定时限办理完毕。

[1]荣远,王应选.“四个并重”做好公文处理工作[J].秘书工作,2014(11).

[2]缪齐贵.关于规范行政机关公文处理的调查与思考[J].办公室业务,2009(11).

[3]栾照钧.《党政机关公文格式》要点图解[J].秘书,2012(09).