国有企业机关办公室工作的几点体会

文/中国石油化工集团公司生产经营管理部 付国庆

国有企业机关办公室工作的几点体会

文/中国石油化工集团公司生产经营管理部 付国庆

本文结合国有企业机关办公室的工作实践，就如何围绕管理和服务，不断提升国有企业机关办公室的“办文、办会、办事”水平，提出了“办文，层层把关，让领导放心；办会，积极创新，让上级认可；办事，突出服务，让大家满意”等几点体会，旨在为办公室工作人员提供参考。

国有企业；办公室；思考

无论是党政机关还是企事业单位，大大小小的社会组织都不能没有办公室这一机构设置。作为国有企业机关的办公室，更是处在一个承上启下、联系内外、协调左右的窗口位置。表面上看，办公室无大事，全是小事；把小事办好了，就平安无事；如果把小事办坏了，就容易出大事。能坚持把简单的事做好就是不简单，坚持把平凡的事做好就是不平凡。国有企业机关办公室除日常行政性事务外，其主要任务就是把党组的决策部署、企业党政工作要求、部门领导班子具体安排贯彻好、落实好，把企业需求、基层情况传递好、反馈好。结合自身工作经历和实践，就国有企业机关办公室如何提升在“办文、办会、办事”的工作水平，谈几点个人体会。

一、办文，层层把关，让领导放心

（一）用好信息化手段，公文流转体现“快”。公文流转是办公室工作的基本内容，其流转速度代表了一个部门形象和工作状态。为加快文件流转，我们重点推行了移动办公，要求处级以上人员手机都要安装移动办公系统。目前，在外出差利用手机处理业务已成为常态，文件流转效率大大提高。结合部门“企业请示多、领导批示多、部门转办多、协调部署多”的特点，建立了来文督办与短信提醒制度，并立足OA系统开发了短信提醒、会议通知与会议系统关联、分支转办等功能。对有明确办结时间的文件，办公室都将其设定为提前半天，短信自动提醒经办人；一般性请示文件，3天未办结的，短信自动提醒经办人；短时间不能办结的，经办人也要定期反馈阶段性成果。

（二）把好审核三道关，公文办理把握“严”。作为国有企业机关部门，公文数量大，种类多，为确保每个公文都不出纰漏，重点要实行分级负责制，每一级都是一道关口，也是避免出错的一个闸门。办公室重点把好三道关：一是把好公文办理程序关。重点审核办理流程是否符合规定。二是把好办公室主任审核关。重点审核文种是否合适，结构是否完整。比如，在签报审核上，重点关注层次标题是否符合规范，篇幅是否太长等。如果篇幅太长，就建议请示主管领导通过会议形式专题汇报，或将材料提炼出一篇简短摘要作为签报，把材料作为附件。三是把好文书审核关。重点审核文号、字体、日期是否规范，印章位置是否合适。同时，公文制成后要打印出来，由拟稿人和文书共同审核，确认无误后再分发。

（三）用好“读改”杀手锏，汇报材料突出“细”。汇报材料在形成之初，难免会有一些纰漏，经过逐级审核把关，纠正了错误，提高了质量，形成一个基本像样的材料。材料在送到领导手中之前，还要从领导的角度去审查稿子，进行“读改”，就是将文稿打印出来，一字一句地朗读修改。读改重点突出“细”，修改错漏字，长短句，删除生僻拗口句。有时候，只有读出来才能发现哪些地方漏了字；哪些句子太长，生僻拗口；哪些不适合领导语气和习惯。不仅要自己读，还要请其他人读，更能发现问题。一份材料只有经过几次“读改”，才算得上一份严谨的汇报材料。

二、办会，积极创新，让上级认可

（一）主办会议，重点抓落实。一是把“开短会、开管用的会、开解决问题的会”的要求落到实处。结合八项规定，制定部门《会议管理办法》，严格控制会议数量，充分利用标准化和信息化手段，能电话解决的，不开会：能开视频会的，不开见面会。二是机关主办的会议，都要编发会议纪要，并牵头抓落实。对会议提出的各项要求进行筛选，突出选择涉及部门多、流程长、协调难度大的工作进行督办，有力保障了重点工作有序开展。三是加强督办过程跟踪，安排专人紧盯办理动态，全面掌握工作进展情况，确保工作按期完成。建立完善责任追究和考核机制，对工作完成情况严格考核，真正做到“批必查、督必严、办必果”。

（二）出席会议，重点抓共享。作为国有企业机关，需代表公司参加国家部委、相关协会的各类会议；还要代表部门参加公司内部的各类会议，针对这类会议管理，重点抓会议材料和会议情况的共享。一是加强汇报材料的沟通与共享。代表公司参加会议，会议内容一般会涉及多个部门，事前要征求相关部门意见，形成材料后，要请其审核，确保对外一个声音。二是加强会议情况的共享。会后，参会人员要向主管领导和办公室提交会议报告。办公室负责将相关材料和会议报告进行整理，并在内部平台共享。三是做好重要会议情况整理。每年要将具有保存和参考价值的会议报告编辑成册，供大家随时查阅。

（三）大型会议，重点抓协调。一是做好会前筹划，编制分工确认表。明确各部门所负责的环节与事项，并安排专人按照确认表，逐项落实。需要其他部门协办的事项，还要专门下发协办通知，确保万无一失。二是建立标准化、表单化会议组织流程，对会议接待、材料准备、会场布置、现场参观等各个方面工作进行责任落实和流程固化，形成了一套科学、规范、固定的会议承办流程，并安排专人跟踪检查工作落实情况，确保会议准备有序、无疏漏。三是做好会后总结，及时修订分工确认表。大型会议组织工作涉及面广、协调事项多，很难做到十全十美，难免留有遗憾。关键是每次会后自查和总结，及时修订分工确认表，以便下次改进。

三、办事，突出服务，让大家满意

（一）流程化管理，做好平常事。办公室每天要处理很多日常工作，要保证办公室的高效运转，必须从日常工作理出头绪、找到规律，在被动中寻求主动。以笔者所在部门为例，我们把从会议室预订，到差旅费报销，把日常工作全部流程化，编制了办公室业务《工作程序图》，共九大类，60个流程，真正做到了流程清晰、权责明确。同时，结合实际情况，随时修订完善程序图，从而达到规范管理、完善流程、推动工作的目的。以推广无纸化办公为例，我们通过调整了纸质文件盖章程序图。将部门领导签字，到办公室盖章的流程管理权限，全部调整为网上电子签名、盖章。从而在流程上，引导大家通过OA系统无纸化办公。同时，也避免了不经办公室审核，直接找领导签字后，文稿不方便修改的尴尬情况出现。

（二）亲情化管理，抓好群众关心事。要认真贯彻落实以人为本、关爱员工的要求，服务群众就是为大家办实事、办好事。一是要做群众的“热心”人，从生产实际出发，做好后勤保障，在为员工服务上，想员工之所想，为员工排忧解难，坚决杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办的不良作风。二是要做群众的“贴心”人。结合实际努力帮助员工解决工作、生活中遇到的实际困难，努力把好事办漂亮，把难事办顺畅。三是推动解决员工最盼、最急、最忧、最怨的问题，每年突出抓好几件事，年初列出工作计划，逐步实施，让员工看得见，摸得着，让大家感受到组织的关怀和温暖，努力营造上与下、左与右的和睦关系，实现“家和万事兴”。

（三）还要留出时间，思考谋划重要事。办公室是一个部门的中枢，既要处理好日常事务，更要从中超脱出来，学会谋全局、分主次，把握工作重点、促进工作落实。要时刻把领导的指示和要求放在心上，静心想事、劳心谋事、用心做事。二是要把握信息的及时性。要使办公室始终处于大信息格局的主导地位，实现“第一手情况”“第一道研判”“第一时间报送”的工作目标，准确把握公司生产经营全局，把握生产经营的难点和重点，眼观六路，耳听八方，为领导决策提供准确依据。二是要增强信息敏感性。善于发现宏观经济形势与企业发展的有机联系，善于从日常生产经营管理中总结经验，善于从各级组织分解落实党组决策过程中发现问题，发挥好围绕大局、研判大势、登高望远的参谋助手作用。

综上所述，办公室是一个单位的窗口部门，起着沟通上下、维系左右、协调各方的重要作用，办公室每一名干部员工的一言一行、一举一动都代表着部门的形象。只有通过每个人的良好表现，才能让领导和基层信得过、靠得住、离不开，为生产经营创造良好的环境。

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