探讨如何完善高校档案管理工作

2016-11-26四川职业技术学院郭登权

办公室业务 2016年3期

文/四川职业技术学院郭登权

探讨如何完善高校档案管理工作

文/四川职业技术学院郭登权

对于我国各大高校而言，档案管理是其日常事务的重要组成部分之一，该档案详细记录了高校在学生教育、科学研究、教师管理、会议召开等方面的相关事宜，包含了学术成果、科研论文、教学方案等机密材料和档案，对高校教学、科研、管理等工作的顺利实施具有重要意义，同时也影响着学校未来的发展，意义重大。然而，我国目前众多高校的档案管理工作存在较多问题，基础设施落后，管理制度不规范。因此，本文将就高校档案管理工作展开探讨，提出科学、合理的管理措施。

高校；档案管理；现状；改革措施

近年来，我国的经济高速发展，在这一新时期，我国的教育工作受到了极大的重视，这也就使得高校的档案管理工作进入了新的历史时期，其对档案管理工作提出了更严格的要求。新时期要求档案管理工作向现代化转变，无论是管理制度还是管理方式，均需要做到与时俱进，只有这样才能满足社会需求，促进高校的可持续性发展。

一、高校档案管理工作现状

（一）管理制度缺陷。我国部分高校因为经费、师资等原因无法顺利展开档案管理工作，这就使得档案管理工作中混乱现象时常出现，例如档案标号、标题等，并且还有众多档案没有建立相应目录。此外，档案在搜集、存储、查询、阅览等环节中也存在了较多漏洞。众多管理人员仅重视资料的搜集，而忽略对其进行整理和归档，没有精心存放，很多重要档案发生遗失。

（二）管理人员素质低下。新时期对档案管理人员的工作能力也提出了较高的要求，工作内容不仅仅局限在搜集资料、资料整理、文件编号、档案存储等简单工作，更要求其具有专业的档案管理知识及高度的责任感。而许多高校在招聘管理人员时，录用门槛低，没有严格选拔高学历、高素质人才，导致档案管理人员综合素质普遍偏低。

（三）基础设施落后。对比国家对高校档案管理工作的要求，许多高校没有严格执行，在基础设施建设中明显投入过少：缺乏专门存放档案的库房；或者库房没有防水、防火、防潮、防盗、防虫等功能；或者库房面积较小，设备老化情况严重，没有现代化信息设备，查找档案极为不便。

（四）管理方式滞后。高校在进行档案管理时仍采用传统管理方式，没有应用现代化信息技术，导致工作效率极低，很难建立高水平、高质量的档案管理系统，无法进一步展开相关信息的开发和应用。

二、完善高校档案管理工作的措施

（一）加强领导的意识，提高对档案管理的组织工作。高校档案管理工作对学校的发展有着重要的管理和领导作用，是具有重要价值的资源管理工作，因此，高校领导应该充分认识到档案管理工作的重要性。高校的档案资源就好比是一面镜子，它反映出高校多年的发展历程，具有客观性、真实性，是高校发展建设重要的依据，是学校的宝贵财富。学校领导应该加大在档案管理的工作力度，将档案管理工作列入学校建设发展的工作日程中，加大资金投入，提高档案管理部门的工作条件，还要加大学校教职工的思想认识，只有这样才能使全校一心，做好档案管理工作。

（二）健全管理体制，规范工作。要想加强高校档案的管理工作，首先就要有一个健全完善的管理体制，有科学规范的管理原则。以学校、院系以及各单位的档案管理部门为基础，建立统一、集中的管理制度，从档案的整理、分类、征集、建档等各个程序都能高效有序地按照完善的体制进行，使档案管理工作更为规范。要明确档案收集的范围，及时、准确地对需要存档的档案信息进行收集；对收集到信息资源做好鉴别工作，确保信息的准确可靠性；档案的整理工作要绝对按照处理规范进行，精确分类、有序编排、整齐装订。此外，还要进行体制创新，提高服务水平。

（三）建设高水平的档案管理人员团队。档案管理人员的工作水平和能力直接影响到档案管理工作是否能高效有序地进行。因此，高校还应加强档案管理团队的建设。高校可以通过某些方式和途径加强档案管理人员的工作能力和水平，例如可以定期进行档案管理人员的工作培训。另外，还要注意档案管理部门的人员补充和调整，引进高水平，高素质的档案管理人员。加强档案管理人员的思想意识培训，提高他们对档案管理工作重要性的认识，提高档案管理人员的整体综合素质，使他们可以更积极认真地投入到档案管理工作中。

（四）提高档案管理的现代化信息建设。现如今飞速发展的现代化信息管理技术为高校档案管理工作的发展带来了新的契机。通过信息技术的数字化、网络化以及自动化使用，可以提高高校档案管理的效率。因此，学校应该加大档案管理部门的现代化基础设施的建设，加快档案管理信息化建设的进程。改革传统纸质档案管理的模式，实现档案数字化管理的转变。利用网络技术，实现档案信息的收集、整理、分类、存档等工作，利用网络技术还可以提高档案检索的速度，提高档案管理的质量和效率。