医院培训档案信息化管理的探讨

文/连云港市第一人民医院 邵然



医院培训档案信息化管理的探讨

文/连云港市第一人民医院 邵然

【摘要】本文在研究医院档案管理的基础上，通过分析加强医院培训档案信息化的意义和目前存在的问题，提出改进的合理化建议，对提升医院培训档案信息化管理工作具有一定的借鉴作用。

【关键词】培训档案；医院培训档案；档案信息化

一、医院培训档案的分类

（一）流程档案。流程档案是医院培训组织者在开展培训过程中形成的过程文件，包括医院培训规划、课程评估记录、讲课老师记录、培训通知、培训报名记录、考勤记录、培训评估报告、培训结果，包括如试卷、成绩、证书等相关内容。

（二）授课档案。授课档案主要包括以专业类别划分的培训课程内容的档案资料，可以是文字档案，也可以是图片、音视频档案；还包括老师的备课笔记和教学笔记。

（三）讲师档案。讲师档案主要由医院人力资源部提供或者授课教师自己提供，包括讲课老师的基本信息、研究方向、讲课内容、讲课风格、培训计划，还包括培训后对学员的评价等。

（四）学员档案。学员档案主要包括培训者的基本情况、对培训课程接受的情况、对培训课程的满意度、培训后的成绩、培训后的反馈等。

二、医院培训档案信息化的意义

医院培训档案信息化的意义包括以下几个方面：

（一）保管科学。医院档案综合管理部门利用计算机技术，将医院培训档案电子化，使得信息化后的医院培训档案便于保管，并且保存、管理更加科学、有效。

（二）利用方便。将医院培训档案信息化有利于实现医院培训档案资源及时、有效利用。培训档案信息化后，使用便利、查询高效，档案利用者不受空间与时间的限制，可最大限度体现档案的利用价值。

（三）传播快捷。信息化后的医院培训档案不仅可以满足现场培训者回顾培训内容的需求，还可以将培训内容通过计算机网络推送给更多需要此类培训的人群，满足他们的培训需求。

三、医院培训档案信息化的现状和存在的问题

目前，医院培训档案多采用纸质档案归档模式，即由医院综合档案管理部门搜集每次培训的具体信息，将培训分类，按年度立卷归档，每年度一个流水号，每一次培训编制一个归档号。如果是图片、声音或者影像档案，则应该刻录光盘或者制作成电子文件存档，但是，从实际情况来看，医院培训档案图片、音视频档案缺失严重，档案形式、归档模式单一，直接影像了医院培训档案的利用价值，具体存在的问题包括以下几个方面：

（一）归档材料收集缺乏及时性和完整性。要想做好档案保管工作首先要做好档案收集工作，档案收集工作是档案业务的基础。如果没有完整丰富的档案材料，就无法充分体现档案的利用价值，无法满足社会对该类档案的需求。目前，医院培训档案普通存在档案材料收集不及时，对档案的归档范围、保管的期限及整理的标准不明确，没有将收集到的材料加以整理和编研，大部分就是将收集到的文字材料直接塞进档案盒，这样造成档案资源的不完整、不系统、不统一。

（二）信息化滞后，跟不上档案资源利用的需求。大部分医院培训档案以纸质档案为主，将此转换为电子档案需要一个过程，常常出现纸质档案向电子档案转换滞后的情况。特别是一些医学前沿技术的培训档案，由于信息化滞后，直接影响了医护人员的学习、利用。另一方面，音频、视频档案缺乏，也给档案的利用带来了一定的困难。

（三）缺乏医院培训档案管理制度。目前，医院培训档案管理没有建立一套完整、科学、系统的管理制度。这使得在该类档案的保管上没有一个统一的工作流程和工作标准。

四、医院培训档案信息化管理的几点思考

（一）建立完善的医院培训档案管理制度。医院培训档案管理制度可以借鉴医院已形成的其他比较完善的档案管理制度。依据这些完善的档案管理制度，确定符合本单位实际的医院培训档案材料的收集范围和保管期限，制定医院培训档案鉴定、保管、复印、转办、借阅、移交等一系列具体办法和立卷归档制度，并依据制度要求，明确工作人员职责，完整、规范及时完成归档工作，避免医院培训档案资料遗失。此外，在医院培训档案管理制度的制定中还应当依据国家《档案法》规定及卫生部印发的《医疗卫生系统档案管理办法》等法规，并参照《归档文件整理规则》及《归档范围和保管期限规定》的要求。

（二）采取医院培训档案纸质档案与数字档案共同归档的模式。数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的电子档案。数字化档案多以光盘、硬盘、U盘等新型存储介质为载体。医院培训过程中要做好文字、声、像资料的收集，将这些资料分类整理储存，并使用可靠的标识在数字档案与纸质档案之间建立关联，以实现纸质档案与电子格式档案资源共同归档。这种归档模式的优势在于既有效地保证了医院培训档案归档的完整性，提高了档案的利用效率，又可以减少利用过程中对纸质档案造成的损伤。

（三）加强医院培训档案的利用与传播。医院培训档案是一份宝贵的医学、教学、档案资源。通过对医院培训档案的收集、编研、管理、利用可以总结出每次培训过程中的薄弱环节，以便在之后组织的培训中加以改进，这对于提高医院教学水平、科研服务具有一定的积极意义。医院培训档案只有传播出去为更多人所利用才能体现其自身的价值。目前，档案的利用方式已经不再满足于在档案馆里查阅，可以通过医院网站、官方微信平台等进行查阅和利用。

【参考文献】

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