信息化对民政档案开发利用的影响及完善对策研究

文/菏泽市救助管理站 邵敏

信息化对民政档案开发利用的影响及完善对策研究

文/菏泽市救助管理站 邵敏

民政档案逐渐实现信息化，能够将民政档案的价值发挥至最大，但是目前在民政档案信息化过程中还存在着各种各样的影响因素，本文立足于现实基础分析民政档案信息化的对策。

信息化；民政档案；开发利用；过程；影响因素；完善对策

一、民政档案信息化的意义

民政档案保存的目的是在保存原始民政档案材料的基础上实现民政档案的利用价值。传统的民政档案管理方式，在民政档案利用过程中对于民政档案的原始材料损伤较大，而且民政档案管理人员人手相对较少，查询时所需的时间较长，影响民政档案材料的使用效率。民政档案实现信息化主要有以下几点好处：

（一）提高了民政档案的利用效率。民政档案实现信息化就是利用计算机高科技技术对民政档案原始材料进行电子存档，而目前计算机发展最大的优势在于，计算机的存储量大，而且计算机具备完善、便捷的检索系统。检索手段多样，可以根据关键词，也可以根据个人身份信息等等；检索时间短，能够在最短的时间内检索出符合条件的检索项目。传统对民政档案进行管理时，主要依靠人工对民政档案进行分类建立检索目录，需要民政档案时，查询目录，在目录中找寻符合项，费时费力。

随着计算机技术的发展，将民政档案进行信息化，只需要在前期对民政档案进行全部录入，在不同的数据库中进行存储，如有需要可以查询民政档案中的部分信息，方便民政档案的使用。放眼未来计算机发展的前进，人机对话是趋势，这将进一步简化人工劳动。在之前民政档案管理过程中，存在一种现象就是使用者经常会查询不到自己需要的民政档案，这时查询者会质疑民政档案管理人员故意刁难，计算机不会作弊，更不会说谎，直接解决这一弊端。

（二）有利于实现民政档案数字化管理。随着社会的发展，民政档案只有实现现代化管理，才能实现自身存在的价值。档案实现数字化管理的主要途径有以下两种。首先就是民政档案管理人员在计算机的虚拟磁盘中将民政档案进行录入，建立电子文档档案数据库；其次就是将涉及图片等信息的民政档案进行扫描，将民政原始档案进行图像形式的存储和显示。

这两种方式整体上来说就是将民政档案内的具体信息进行重新归类区分，分类存储，这样不仅能够满足使用者对于简单信息的查询，而且还能够很好地满足特殊使用者对于全文的需求，对于电子档案直接进行复制粘贴即可，避免了对原始档案进行复印，减少对原始档案的破坏。

二、民政档案开发利用信息化的过程中存在的问题

快速发展的计算机技术为档案管理信息化提供了技术保障，但是在现实应用中，仅仅依靠技术进步是不够的，还包含其他的因素。这些因素是造成民政档案管理难以推行信息化的“罪魁祸首”。

（一）意识不到位。长期以来，很大一部分档案管理人员对档案的管理工作认识不到位，存在一些误区，很多人认为档案管理就是一种记录、抄写、保存的工作，其实不然，档案管理是一个很重要的工作，不仅能给单位创造效益，还可以提高单位的工作效率，查找起来更快更准确，缩减时间成本。民政档案管理工作人员受事业单位工作方式的影响，对于民政档案信息在当代社会的服务价值认识不到位。在推行民政档案管理信息化过程中，管理人员缺乏积极性，对于上级领导的工作部署，主要以应付为主，民政档案信息化进展缓慢。我国民政档案部门存在很明显的人手不足现象，在日常工作中，民政档案管理人员难以快速高效完成工作内容。民政档案长期受不到重视，民政档案原始材料经常性丢失，很多档案在使用时去查询就“杳无音讯”。

（二）民政档案管理工作人员缺乏管理经验。民政档案管理人员隶属事业单位人员，事业单位工作人员在人员更新上相对比较缓慢，但是社会发展却非常迅速，要求民政档案管理人员在日常工作中不能故步自封，需要不断更新自己的知识储备，更新工作经验，以适应社会的发展。但是目前民政档案管理工作人员普遍存在着知识水平较低、对信息化认识不到位等现象，这就使得民政档案管理工作死气沉沉，缺乏朝气。

（三）民政档案实现信息化中缺乏必要的资金支持。民政档案管理实现信息化需要大量的资金支持，民政档案管理部门的资金来源主要依靠财政支出，而财政支出十分有限，这就使得档案管理部门在实现档案管理信息化过程中缺少必要的软硬件支持。民政档案信息化工作看似取得一定的成就，但是与社会发展的需要相比还是存在一定的差距，就实行信息化管理的民政档案部门而言，主要还是依靠人力维持，需要专门的工作人员负责，而且工作人员对于计算机系统的维护工作不能够胜任，使得民政档案在计算机环境下的风险大大增加。

三、民政档案实现信息化管理的对策研究

（一）加大资金投入。资金支持是民政档案实现信息化的前提，政府领导部门应该高度重视民政档案信息化工作，将信息化工作纳入政府发展总规划中，集中全力推行民政档案管理信息化。全方位提升民政档案管理建设项目，在满足信息化建设的计算机软件条件下，提高软件服务能力，即民政档案管理人员的综合素质。首先，提高管理人员的专业知识，聘请计算机软件服务公司的人员对档案管理人员进行培训，丰富民政档案管理人员对于计算机病毒等知识的了解，含的各部分信息。其次，加强档案管理人员对于民政档案的重视程度，改变传统的随地乱扔档案的不良现象，加强对民政档案管理人员法律意识的培训，在工作中严格遵守法律法规。再次，提高档案管理人员的服务意识，在管理档案、接待查询档案人员过程中，坚守“为人民服务”的原则，热情帮助查询人员快速找到有效信息。

（二）确保民政档案及时归档。很多民政档案产生部门忽视民政档案信息的保存，将民政档案送到档案管理部门时，档案“缺章少页”，不利于民政档案的归档，尤其是在信息时代，残缺不全的原始档案就使得归档后的信息档案依旧残缺。既使民政档案实现信息化，也实现不了其意义，因此，需要严格控制档案的积累，并且不定期地对原始档案积累工作进行监督检查，确保出现在档案管理部门的民政档案信息的真实、完整。

更新民政工作部门的工作方式，在未来社会，纸质文件会逐步被电子档案所取代。民政工作部门中出现的各类纸质文件也应相应地减少，在联网计算机环境下完成日常办公。对于必须盖章才能出现效力的文件，在盖章之后直接扫描传入档案管理部门，会直接减少档案管理工作人员的工作量，而且大大提高档案归档的时间。这样才能满足信息时代高速的信息需求。

（三）加强配套体系的建设。民政档案实现信息化需要一系列配套制度确保其在工作中真正发挥其效力，首先建立内部联的各个工作部门的工作内容以及工作方式都会随之改变，因此，需要不断完善民政部门的工作规章制度。其次，信息时代，民政档案管理部门需要加强网络安全管理，形成专业的网络信息安全管理部门，监控民政档案的信息安全。

四、结束语

档案管理信息化将全面改变传统管理模式中存在的空间问题，改变以往大量数据堆积在存储室里的现象，不仅方便管理，更加方便查找和调用，提高档案管理工作的效率，创造更好的经济效益。因此，民政档案实现信息化是民政档案满足未来社会发展的需要，有关部门需要改变传统的思想观念，重视民政档案的信息化建设工作。民政档案信息涉及的内容更加广泛，需要在信息化建设中监管信息的安全性，防止黑客的恶意侵袭。在法律法规的指导下规范民政部门工作人员的工作态度以及工作流程，全方位一体化实现民政档案信息化过程。

［1］赵璇.加快民政信息化建设的对策及建议探析［J］.电子世界，2013（09）：175-176.

［2］李沂滨.如何提高民政档案现代化管理水平［J］.人力资源管理，2012（08）：197-199.