档案信息化建设是提升档案管理水平的需要

文/中国石油新疆新港作业分公司 袁秀云



档案信息化建设是提升档案管理水平的需要

文/中国石油新疆新港作业分公司 袁秀云

【摘要】随着信息化快速发展，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。信息技术在企业档案管理中的应用，提高了工作效率，促进了档案管理的规范化，为企业的持续发展提供更好的信息资源。

【关键词】档案；信息化；提升；需要

信息化，就是在档案管理部门的组织下，对企业形成的各门类的纸质档案进行数字化加工，同时对档案信息资源进行管理。档案资源只有通过信息化，才能真正发挥档案信息资源的利用价值，是保证档案资源数据真实可靠，提高服务企业和社会的必然要求。

一、明确档案信息化建设的三个原则

（一）规范性原则。档案工作现代化的需要，是提高档案工作质量和效率的需要。实现室藏纸质档案信息化，需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，是通过室藏数字化档案还是电子文件档案，都应该坚持规范性原则，制定相应的规定。

（二）安全性原则。目前数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，必须加强网络安全技术防范和研究，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。

（三）效益性原则。档案信息化建设涉及到多学科知识，多专业配合，需要投入相当的人力、物力、财力，对室藏档案的利用和用户需求进行分析，把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化，为企业的生产经营提供服务。

二、加强档案信息网络化的管理

随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境，一是档案管理部门都配备有现代办公室设备（计算机、打印机、扫描仪等），确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试，为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验，给予档案管理工作强有力的支持。三是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布，使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强，对所管理档案进行系统的整理，为档案的现代化管理奠定了基础。四是数字化带动了传统载体档案的数字化，加快了数字化档案的建设步伐，完善了电子文件的规范管理，使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。

三、加强档案信息资源整合力度

档案是重要的信息资源，档案部门的重要职责就是服务，档案人员是档案信息的管理者，也是企业和社会公众提供档案信息的服务者。人们对档案信息需求量不断增长，原有档案管理模式已经很难适应企业和社会公众对档案工作需求，档案管理体制机制存在的问题凸显，例如：社会档案资源部门分割散存、各自为政、管理无序、档案信息难以共享，档案工作全面融入社会各项事业不深，档案人员考核激励机制不健全，档案现代化管理相对滞后等问题。在档案信息化过程中，通过服务观念的更新、服务领域的拓展、规范服务行为，提升为企业和社会公众服务的能力。

四、建立企业档案信息管理制度

（一）企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全数字化档案的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。执行相关技术标准，规范数据格式，实现数字化档案的全程管理。

（二）企业应保证数字化档案的真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的数字化档案，应同时保存相应的纸质档案，并确保相关数字化档案与纸质档案的一致性。

（三）统一档案管理标准和规范是档案信息化建设的重要基础之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，那么档案信息无法进行数据交换，资源共享也就难以实现。

五、建立企业档案信息管理系统

（一）建立档案信息管理系统的设计、用户需求调研、应用软件的研发机制。档案管理应用系统（E6档案系统、声像档案系统、地质档案系统）与企业有关应用系统相衔接，确保档案部门对本企业所形成各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。

（二）依据国家有关档案信息化建设的总体方案、具有网络检索功能。能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、统计报表、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

六、做好企业档案信息化保密工作

企业档案信息含有涉密信息，它是企业的的核心秘密，涉及企业的商业安全，直接关系到企业的未来发展。保障档案数字化安全是档案工作者的重要责任，明确小组成员的职责和任务，从源头上对档案信息化工作进行规范。档案人员必须保持警惕，避免档案的丢失和泄露，尽职尽责保证档案资料的安全，为企业档案管理工作规范化打下良好的基础。

档案是历史记录，它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用，我们要重视档案管理信息化建设，充分利用档案资源的优势，从而实现档案利用价值。因此，作为档案管理人员应树立较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。