信息化技术在档案收集整理中的应用

文/江苏食品药品职业技术学院 戴彦



信息化技术在档案收集整理中的应用

文/江苏食品药品职业技术学院 戴彦

【摘要】档案的收集和整理工作十分繁琐，仅靠人力无法高效完成，在信息技术的帮助下，档案收集整理工作可以焕发新的生命力。本文就信息化技术在档案收集管理中的一些应用进行简单的分析。

【关键词】信息化技术；档案收集整理；应用

近年来，随着各个行业业务的迅速发展，纸质档案越来越多，而这些纸质档案由于占地空间大、管理不方便等原因越来越不适应这个社会的发展需要，因此，档案收集管理信息化成为当前档案管理的主流方式。加快信息化技术在档案收集整理中的应用是必然趋势。

一、档案收集整理信息化的优势

（一）大大提高了工作效率。信息技术出现以前，高校在档案收集整理中多采用人工方法，档案信息的采集、分析、核对及查找，都是靠工作人员手动完成。采用这种方式进行档案收集和整理，既繁琐，又容易出错，而且保存以及查找也特别不方便。采用人工方法，耗费大量人力，付出更多的资金，往往得不到更好的结果，尤其是收集处理冗长的文件时，劳神伤财，大大影响了工作效率。随着信息化技术的普及，档案收集整理工作可以借助信息技术有条不紊地进行下去，档案收集整理的每个过程，包括对信息进行加工、分类、细化、分析、整理等，在信息化技术的帮助下，减少了纸质的使用，同时也减少了数据丢失的可能性，在查找和分析上也能更加方便和快捷。集成化地处理信息，大大提高了工作效率，使得档案收集整理工作可以有条不紊地进行下去。

（二）利于信息的交流与分享。原始的纸质文档，记载的信息多、杂、乱，一旦要进行交流，需要携带大量的纸质文档，耗费大量人力财力。信息交流前的整理，更是一项大工程。需要花费大量的人力、财力校对信息，分类、挑拣出有效信息，然后进行整理，才能进行交流，一般都必须整理出厚厚的文件。而采用大型计算机以后，信息的交流和分享可以直接在网络上进行。而且，信息本来就已经分类好存盘，挑拣起来也轻松很多。数字化管理，现代化设备，让交流畅通无阻。只需携带小小的U盘，大量数据都可以轻松带走，方便快捷。随着互联网技术的普及，高校可通过互联网这个平台进行档案信息的交流和共享。方便快捷，更保证了信息的时效性。

（三）文件的保存更安全。采用纸质文档保存，由于纸质本身的缺陷，人为的一点点小疏忽，都可能让重要的数据模糊甚至是丢失。而采用信息化方式保存数据，既能生动准确地用多种方式记录并保存数据，增加保密又可以确保数据保存的安全性，克服了纸质文件会因为纸张的腐朽而造成数据丢失的缺点，所以被越来越多的人所接受。信息化技术普及后，档案收集管理数据可存在于光盘、U盘、移动硬盘等设备中。与纸质文档不同，这些装置具有良好的稳定性，不容易被外界环境影响，能够长时间保存大量数据，使得档案的管理更安全。

二、加强档案收集整理信息化的策略

（一）加强宣传教育，提高对档案管理的重视程度。现在很多高校对档案管理这部分的重视程度不够，导致档案管理收集工作难以快速提高。尤其是档案管理收集的信息化这部分，高校投入的精力远远不够。长久以来，高校内部管理人员认为档案只是最后的整理工作，无需投入过多精力，导致档案收集和管理工作长期停留在较低水平。所以，要想加强档案收集整理的信息化进程，首先就必须加强宣传教育，提高高校管理人员对档案管理的重视程度。首先，高校的管理人员要明确档案管理的重要性，让档案管理人员明确档案管理的意义和价值。其次，高校要建立档案管理的监督制度，定期对学校的档案进行抽查，检查档案管理人员的工作质量，实行奖惩制度，让档案管理人员真正重视档案管理的收集和整理工作，全身心投入工作，为实现档案收集整理的信息化作出更多的贡献。

（二）加大对档案管理人员的培训力度。要想让档案的管理和收集工作真正走上信息化的道路，档案管理人员的素质就必须相应提高。首先，档案管理人员必须熟悉信息化模式的各种软件的使用方法，其次，档案管理人员必须加强创新意识，创新方法，让信息化技术带领高校的档案收集和整理走上一个新台阶。

1.加强对档案管理人员的素质教育和能力培训。要想让档案管理做得越来越好，档案管理人员的能力必须有所提升。档案管理人员的素质提升可以保证工作更好地进行。高校要加强对档案管理人员的能力培训，包括综合运用计算机的能力、文件分类以及快速查找的能力、搜索以及分析能力、记忆力等多方面综合技能，确保档案管理人员拥有足够能力完成自己的工作。同时，加强宣传，鼓励他们培养基本职业道德培养，敦促他们恪守职业道德。公平公正，实事求是，对自己的工作保持高度的警惕性，真实地记录数据，多方面分析数据，力求把自己的工作越做越好！档案管理和收集对学生的影响极为重大，保证了档案管理人员的工作质量，也就能更好地发现教学中的不足，便于教学品质的进一步进步。

2.让创新意识扎根于档案管理人员的心中。档案记录着学生的很多重要信息，即使采用现代化管理，查找起来也是有些费力。所以，我们一定要在现有基础上加强创新，不断开创出更方便、更快捷、更人性化的新模式，让档案管理成为一件轻松的事情。培养档案管理人员的创新意识，鼓励他们开创新的思路，新的方案，可以让档案管理更人性化，同时可以减轻档案管理人员的负担，让档案管理的前景越来越好。

（三）做好档案信息的保护工作。信息化技术给档案管理工作带来很多便利的同时，也带来了很大的隐患。将档案置于数据库中保存，一旦程序出错，数据错误、丢失的现象就无法变化。而且，互联网的普及，让数据面对更多的威胁，网络漏洞、病毒等都会对档案造成巨大的损失，所以，高校在加强档案管理信息化的同时，必须始终注意档案信息的保护工作。一方面，高校要致力于新的防火墙技术的开发，让档案信息的保存更安全、更可靠，另一方面，高校要在管理层面上来加强对档案的保护，电子档案的管理者一定要时刻明白自己所肩负的责任，尽自己最大的努力把档案的管理工作做好做强。

（四）完善档案管理信息系统的建设。首先，档案管理是一门专业性很强的工作，从事档案管理的工作人员必须是热爱本职工作，在面对工作中出现的问题时，有耐心地解决问题的态度、认真负责的做事风格、高度的责任感和忠于职守的优秀品质。同时，工作人员还要有过硬的专业知识能力，只有这样，才能适应社会的需要。其次，要推进档案信息化工作的规范化，档案管理工作的好坏是评价一个部门管理水平的重要标准，而实现档案信息化管理工作的规范化目的就在于能最大限度地利用档案管理所带来的价值，档案管理工作规范化以后，档案的保存会更加完整，档案的使用就会更加方便，而要实现这一成效，有两个方面的问题需要注意，一是要对档案进行合理的分类和管理，根据时间或者功能的不同来进行分类，实现档案管理的便捷性。二是要对档案进行有效期管理，档案在入库时要有明确的保存时间，到达保管时间以后，要对其进行销毁，实现档案库空间的有效利用。最后，档案管理信息系统的建设离不开专业知识的保证，先进的档案信息加工管理和检索技术，可以有效实现档案管理信息系统的建设，各个类型、层次的档案馆之间相互交流和合作，对档案资源进行共享，真正意义上实现档案信息管理的系统化建设。

（五）完善档案信息收集手段。档案信息的收集工作要求是加强对档案馆业务工作的调查，保证档案在进馆时的完整性。档案信息的收集，要求工作人员在进行工作时掌握馆内档案的流动和使用，用科学化的管理手段来进行档案的管理，对档案的数量、内容、价值和保存时间等都要有一个完整的了解，在档案进行移交时，协同有关部门对档案进行监督管理。通过一些现代化的先进技术对档案进行网上跟踪定位，以保护档案的完整性和不可分散性。

总的来说，完善档案管理的信息化建设，一方面能够对档案进行更高的发展和建设。另一方面，可以给档案使用者提供更高更方便的服务，当前，我国许多高校在档案的收集、管理等方面存在着不少问题，本文就档案管理信息化建设中应该注意的几点问题和如何加强档案收集管理信息化这一话题进行了分析和阐述，同时，高校档案管理工作者应该在实践工作中不断地进行自我批判与修正，不断地发现问题，然后解决问题，真正为档案的信息化建设贡献自己的一份力量。

【参考文献】

［1］刘晖，张素丽，柳羽辉.浅谈信息化技术在档案管理中的应用，信息系统工程，2011（1）.

［2］贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考.赤峰学院学报（自然科学版），2015（1）.