试析医院档案管理中档案资料的收集

2016-11-26龙口市人民医院姚敏先

办公室业务 2016年17期

文/龙口市人民医院姚敏先

试析医院档案管理中档案资料的收集

文/龙口市人民医院姚敏先

随着社会的不断进步与发展，档案管理体制逐步得到完善。医院收集整理档案信息资料作为档案管理体系中的重要组成部分，由于涉及范围广、形式多、种类繁杂，收集的难度较大，所以采取有效措施，做好档案资料的收集工作是医院档案管理工作的核心内容。本文结合医院档案管理工作的实际，探讨档案管理的模式，对数字化时代的档案管理体制特征进行分析，具有一定的参考价值和实际意义。

医院；档案管理；档案资料；收集；整理；措施

档案所储存的主要内容就是资料信息，在档案管理工作中资料的收集整理尤为重要，是档案管理工作不可或缺的重要内容，档案的接收与征集是档案收集工作的主旨。采用科学合理的措施实现档案资料收集，确保所提供的信息资料能够满足医院运营与发展。档案管理作为医院管理的重要环节，对于档案收集工作给予高度重视是每个相关工作者的职能。

一、档案资料收集的意义分析

按照相关法律法规的要求，通过合理的征集方法，将散落在各部门、单位、个人以及社会上的资料进行集中归档，实行统一科学管理。档案资料的收集可对档案的不足进行弥补，是档案内容的扩展与延伸，有效填补档案空白；同时，档案资料的收集是满足社会需求，对档案原件进行保护的重要途径，起到对历史珍贵资料抢救的作用，所以在医院管理工作中，档案资料的收集工作具有重要意义。

二、医院档案资料收集的原则要求

医院档案资料的收集在形式、内容上应当注重于馆藏档案的密切关系；资料收集应当具有针对性，必须与历史档案的实际状况相吻合；应起到补充性作用，通过资料收集可实现已经散失的原始记录的弥补与完善；应当具有原生性，注重收集资料的真迹起源；确保资料应当具有保存参考的价值；确保收集资料的系统性，所收集资料应当是文献资料的完整集合，不能杂乱堆积；资料收集应当有计划、有顺序、有步骤地开展，切忌收集的盲目性；注意资料收集形式、载体、种类的多样性；确保收集方法的灵活性，应当结合不同部门、不同内容采取不同的收集方法。

三、医院档案管理中资收集的主要内容

（一）收集综合文件资料。日常工作中对重要办公活动、重大事件、重要策略等内容的详细记录，其收集方法可由专人进行材料收集，并定期对所收集的内容进行汇报，经专人对相关资料进行筛选，按标准整理分类，定期移交。此类文件涉及的领域宽、范围广、内容复杂，并且数量较大，在做档案分类时一定要对档案进行认真识别，确保其完整性。

（二）收集人事资料。专门记载工作人员的个人简历、工作能力和工作表现，在人力资源管理中占据重要地位。收集人事档案资料包含的内容较多，在人事档案资料收集的过程中，一定要确保资料的准确性和保密性，并有专人负责管理。人事档案的个人信息要经过专业审核，绝对不允许非相关资料的归纳。经审核合格的资料信息应及时进行移交归档。

（三）收集科室资料。在医院各科内部，在学科研究活动中总结、积累的以文字或图表形式记载的信息资料。科室档案具有专业性，在收集的过程中比较有难度。可在一定时期内完成科室档案的移交，可有专业机构或者专业人员向科研人员索要收集。

（四）收集财务资料。医院经营管理的过程中，在经济方面产生的相关的数据信息资料，是医院经济收支的具体表现。财务档案资料具有较强的专业性，应成立专门机构进行收集管理，档案管理与文书档案两部门之间，应当通力协作。在工作过程中，各尽其职、各负其责；应当注重收集财务报表。财务资料的收集过程应当注意保持资料的真实性和客观性。通常情况下，财务档案收集方法为平时做好财务档案资料的收集整理，年终进行上报移交。

（五）收集影像、病理资料。病人在医院就诊当中做病理检查时留下的影像资料，是病情辅助诊断的重要依据，在科研、教学、医疗中具有重要的作用。影像资料收集可分为传统影像资料收集和数字化影像资料收集。病理标本档案资料是与病理科在进行病理学研究实验时制作的标本，其收集管理应有专人负责。

（六）收集病历资料。病历档案资料不只有住院病历，要包括门诊日志、手术记录、抢救记录、手术同意书等等内容，由于各资料均有本科室所产生，对整体医疗活动影响较大，医院对各科室明确要求定期将相关资料移交档案室，并有专业人员定期进行收集整理，监督督促未能按时移交的档案资料，确保医院档案资料收集的全面性、规范性。作为医院档案管理重点的病历档案的收集管理，应当由专门人员负责。

（七）收集基建资料。医院基础建设当中，所产生的建设工程计划、项目估计、总结、施工文件和执照等内容，收集基建档案资料需要专人专职完成，统一交付档案室进行管理。基建档案资料所涉及的设备方面的内容，可向设备的管理、维修人员索取，并进行分类处理。