浅议公路专案工程档案的完整性

文/泉州市公路局直属分局 黄祝娥



浅议公路专案工程档案的完整性

文/泉州市公路局直属分局 黄祝娥

【摘要】公路专案工程档案是指从工程建设案目的远期规划、近期计划、工程的可行性研究、相关部门请示、部门批复立项、设计、招投标、施工、监理、竣工验收全过程中形成的有保存价值的文字、图纸、电子信息、图表、照片、录像材料等不同形式与载体的各种历史记录，是专案每一个工程施工过程的真实反映与体现特别是工程的隐蔽项目。公路专案工程档案直接关系到建设单位的整体管理水平，是专案工程的一个重要项目和关键节点，所以专案工程档案的完整性，是整个分局专案工程管理水平的一个风向标。

【关键词】公路专案工程；档案

一、公路专案工程档案完整性的作用

公路专案工程档案是对专案工程施工的全过程发生或产生的事物记录过程，具有原始性、真实性，是公路专案工程质量检验评定、工程交工及竣工验收时的主要查核内容和依据，它的完整真实在一定程度上标志着一个分局的管理水平。它不仅在形成过程中能更好地促进工程项目的规范化管理，对鉴定工程质量，施工过程中事故的原因，追究事故责任提供强有力的凭证依据，同时也为工程项目建成投入使用后的管理、养护、改建、扩建等各种需求提供服务大大节约了经济成本，对社会是一种无形的贡献。所以，工程技术人员，尤其是案目负责人必须改变目前普遍存在的“重外业轻内业”的观念，要增强档案意识，充分认识其重要性，才能更好地组织本单位的公路专案工程档案工作。

二、 公路专案工程档案管理存在的缺陷

（一）重视不够，投入不足。公路专案工程档案是公路档案的一部分，在实际工作中，公路工程档案数量多，整理过程繁琐复杂，需要耗费大量的人力物力，工作效率无法提高，工作业绩无法充分体现等原因，因此长期得不到领导的重视，未能切实列入工作内容，摆不上重要的位置，档案法律法规宣传力度不够，有的领导缺乏档案法律意识的认识，不能够从档案管理员的配备、库房设施、档案硬件、软件上投入足够资金。

施工单位只注重工程进度、质量、安全、效益，没有认识到档案管理对专案工程管理所具有的重要作用，看不到规范的档案管理对公路移交后的后期养护、建设及突发事故中的重要作用，这种作用所发挥的经济效益将是无法预估的。施工单位在工程建设中只追求效益，忽略了公路专案工程档案必须规范化、标准化，忽略了档案利用所产生的经济效益。

（二）制度不健全，责任不明确。公路专案工程在建设中长期因没有一套行之有效的档案管理制度来对工程专案档案进行有效的监督、检查、指导，并在公路建设过程中明确建设单位、施工单位及档案管理者的职责和范围，从而造成公路专案工程中形成的项目前期、施工过程控制、竣工验收全过程全方位所形成的内业资料、照片及图像等没有进行完整的收集、整理和保存，甚至有的建设单位、监理单位和施工单位对履行职责后形成的档案资料因人员配备、场地限制、责任心不强致使资料存放乱七八糟，随处丢失等原因，导致档案资料收集不够完整齐全的现象时有发生。

（三）关系不协调，各自为主。公路专案工程档案建设时经常会存在责任者建设单位、监理单位和施工单位在建设过程中因对档案管理的关系没有理顺，各自为政，各取所需，造成专案工程档案归档不及时，时常出现档案资料丢失或档案资料不完整。两者和所牵涉的相关部门的关系没有协调理顺好，档案管理法律意识淡薄，导致档案资料在报送、交接时背离要求，不符合规范，工程竣工后，不能及时收集、整理和归档的许多有价值的工程管理文件资料到工程验收时找不到，导致因工程管理档案资料不全而不能进行竣工验收的事件发生。

（四）档案管理者素质低下，管理方法落后。长期以来，档案管理者普遍存在学历低、只凭传统经验管理档案，面对社会的进步，科技的发达，信息化的发展，管理规范化、标准化的提升，档案管理人员及分管领导对业务显得不是很适应。更有档案兼职人员责任心不够强，没有真正投入档案管理工作中，从而不能适应公路专案档案这个技术性较高的管理工作。素质低下，管理方法落后，制约了公路专案工程档案的充分发展，如何改变观念，不断创新，努力适应互联网时代的档案管理工作需要，决定着公路专案档案建设的成效问题。

三、 制定完整规范的公路专案工程档案目录

根据交通部《公路工程竣工验收办法》《公路工程竣工文件档管理办法》省建设厅《福建省建设案目（工程）档案管理办法》及省、市有关专案工程竣交工验收办法和养护工程质量管理实施办法的标准和规范，我分局制定了一整套完整的竣交工验收档案目录。

1.工程管理性文件：分局上报市局的一上、二上计划、请示、概算、预算书、批复立案、施工合同、安全合同、廉政合同、施工总结、验收报告单、工程变更、工程结算等；

2.工程技术调查与检测报告单；

3.工程设计文件与竣工图表；

4.工程招投标文件；

5.工程施工原始记录：工程施工组织、开工报告、施工日记、试验数据等；

6.工程检查与工程监理：工程联系单、工程监理总结、监理日记等。

四、 全方位确保专案工程档案的完整性

具有良好的公路专案工程档案管理内容是远远不够的，重要的是建立一套行之有效的管理制度，并使之制度化、程序化和规范化。为此，分局成立分管领导及各有关科室人员为框架的公路专案工程档案领导小组，明确各自职责分工，负责全分局的公路专案工程档案管理工作，将公路专案工程档案管理作为工程建设管理、监理单位管理和施工单位管理的重要工作，并作为考核工程管理的重要组成部分，作为分局工程技术人员履行岗位职责、年度考核、岗位绩效的重要依据，以确保公路专案工程档案的完整性。只有认真及时进行公路专案工程档案资料的收集、整理与归档，才能确保其原始性、及时性、真实性、完整性。

（一）工程施工前期。为了保证公路专案工程档案的原始性、完整性、及时性，在工程案目负责人、工程技术人员、监理人员确定后，分局工程档案管理员就需将公路专案工程档案所需要的内容、所有规范化表格及填写说明分发到各有关人员手中，由工程案目负责人负总责，要求建设单位、监理单位及施工单位各阶段必须归档保存的所有资料名目，收集整理按各阶段所要求的档案有针对性地进行。

（二）工程施工过程。规定分局工程档案管理员必须对每个专案工程施工过程中的档案收集整理进行不定期的检查指导，及时发现、反馈和解决处理存在问题，监督施工队按时同步做好专案工程的内业资料，监督施工队对工程施工记录、中间质量检验报告单等关键性的资料记录详细、完整、准确、及时，监督施工队注意全面完善工程所用原材料的质保资料、配合比与各种试验、检验、检测数据资料，使施工单位做到工程进度与工程档案、工程质量与工程档案质量双同步。

在施工过程中，书面资料的收集整理只是其中一部分，工程施工前后对比和施工过程中所形成的照片、录像等声影像资料以及电子资料等，也是工程档案收集整理的重点，同时必须做好时间、地点、事由等相关文字说明，特别要收集好工地例会、工程变更手续、隐蔽或缺陷工程资料的收集整理。

规定在施工过程中没有按时序进度做好专案工程档案的施工队，专案工程档案管理人有权通知工程部门、财务部门拒付工程进度款，直到整改达到标准为止。

（三）工程竣工验收。在竣工验收前，施工队须完成“泉州市公路局直属分局公路专案工程竣工档案目录”要求的全部文件编制工程档案，规定专案工程竣工验收时，必须同步进行公路专案工程档案的验收，档案管理员必须参加公路专案工程的验收，公路专案工程档案必须做到按统一公路专案工程规定的格式要求进行填写，资料齐全，按规定装订成册，所有的专案工程档案须经案目负责人或监理工程师签订认可，保证专案工程档案的原始、真实、完整和规范。

规定凡是公路专案工程档案不完整者，必须在规定时限里做完整，否则不予工程验收；凡是公路专案工程档案验收不合格者，不得支付工程结算款。做到完成一个公路专案工程，同时整理完成一个公路专案工程档案工作。

随着我分局对公路专案工程档案的管理工作的不断加强，公路专案工程档案参与人员的素质的不断提高，我分局的公路专案工程档案工作质量得到发展提高，使公路专案工程档案信息资源的开发利用提供了良好的基础和保证，使我分局的档案工作在建设大泉州的交通环境进程中发挥了积极的作用。