新时期高校办公室工作探究

文/上海海关学院 郭向楠 房莹



新时期高校办公室工作探究

文/上海海关学院 郭向楠 房莹

【摘要】高校办公室是高校行使综合管理职能的机构，在新时期下，高校办公室也应当有所创新与发展。文章就新时期高校办公室工作进行一定的探索研究与分析。

【关键词】新时期；高校办公室工作

一、引言

高校办公室是高校综合性办事机构，具有参谋服务、信息传递、工作督办以及协调处理等功能，其运行的良好与否以及水平的高低都将对高校各项工作的开展及正常运转产生影响。而随着我国教育改革的实施，高校内部各项工作效率的提升对于高校办公室的工作也具有更高的需求，在此种情况下，就需要高校能够联系新时期特点，做好新时期高校办公室工作的创新。

二、新时期高校办公室工作探究

（一）精细化服务。在高校发展的新形势下，提升整体服务功能是高校办公室管理的一类主要目标。随着信息化时代的到来以及各项工作需求的提升，亟须集聚高校办公室全员的力量与智慧提升服务水平。只有在树立起精细化意识的基础上实施精细化和科学化的管理，才能够在实现办公室各项管理工作优化的基础上提升工作效率以及提升工作的协调性。对此，就需要在日常工作开展时，能够养成精益求精、一丝不苟的良好习惯。首先，要坚持与时俱进，对办公室工作开展精细化管理的必要性以及重要性产生深刻的认识，这不仅是实现高校办公室工作高效开展的重要基础，也是办公室管理创新的必然选择。其次，要立足本职和意识，明确高校办公室开展精细化管理的具体要求，对工作流程进行优化，分清责任，同时对管理目标进行精化与量化，根据定责、定岗以及定标准方式的应用健全、完善办公室工作岗责提示。再次，要坚持服务大局，通过精细化管理工作的开展提升办公室工作水平，通过将精细化管理贯穿到服务党委重大决策过程，并围绕重点、中心提出切实可行的预案。最后，要将精细化管理原则落实到党政系统的日常工作中，在服务工作中坚持质量有指标、事后有监督、奖惩有依据以及服务有承诺的原则开展工作，以此保障各项工作能够得到正常的运转。

（二）人性化机制。在一般情况下，高校在对办公室人员进行选择时，都对整体素质有较高的标准，即要求其整体素质相对较好、综合水平相对较高。而在具体工作开展时，其工作质量以及工作水平的高低也需要能够有一个规范、统一的衡量机制。首先，要加强建章立制，开展规范化管理，在办事、办会以及办文方面都形成一系列的规章制度。在对制度进行建设时，需要做好实效性以及政策性的把握，即尽量少一些概念，多一些标准，少一些定性，多一些定量，以此能够将各项操作内容以及规则细化到每一项具体工作以及事务上，保证无论是经费核报、外联接待、重大决策还是文电处理、值班安全等小事在具体开展时都能够做到有章可循。其次，在对制度进行制定时，也需要将人情管理与制度化管理进行良好的融合，因为在工作开展时，极端的制度化既不理想、也不可谈，这就需要不同科室在大框架的统一下能够在联系自身实际需求的基础上在督查、调研、信息以及事务等方面都能够以创造性的方式开展。而在日常相关工作开展时，也需要能够做好人性化工作，即对人的尊重与理解，经常通过换位思考的方式对已有制度制定的合理性进行衡量，在对更为宽松工作环境进行全力创造的基础上建立起一套以制度化管理为基础、人情化与制度化管理彼此衔接、互相促进的道路，更好地实现高校工作效率以及管理水平的提升。可以说，通过这种科学、严密制度体系以及执行体系的建立。则能够保证高校办公室在更为稳定、全面、科学原则的指导下实现各项事务的有序、高效运转。

（三）参谋型服务。在以往工作中，由于受到较为陈旧管理观念以及管理体制的影响，办公室主要工作任务还是处于文件的基本收发、上传下达等较为事务性的工作层面上。这部分情况的存在，不仅对办公室自我发展来说是一种制约，也对办公室职能作用产生了较大的限制。而随着近年来我国高校的飞速发展，其内部的管理体制也在不断地深化、改革，无论是办学层次、办学规模还是办学水平都得到了较大程度的提升，上述情况的变化，都需要高校办公室能够在高校的实际发展过程中发挥出更为突出的作用。对此，高校办公室在新时期发展形势下，就需要能够更多地围绕人才队伍建设、学科建设等工作进行调研，通过对国内外改革动态的积极研究与把握，在对自身情况进行充分联系的基础上，对目前教职工关注的难点、热点问题进行把握，对学校未来发展过程中所存在的问题进行分析，并在此基础上逐渐探索出一套包括提供客观的决策依据、设计合理科学的决策程序、收集反馈信息、检测决策执行结果等环节的工作模式，并以此模式的建立为校领导决策提供积极有效的信息。

同时，科学、有效的督察检查是对高校决策正确与否进行判断的重要途径，也是对高校决策进行调整与完善的重要方式。对此，就需要高校办公室能够在对不同时期高校工作难点、热点以及重点问题进行良好联系的基础上由校领导对具体督办范围进行选择与确定。主要内容各方面，则具有上级主要文件的贯彻落实情况，校领导重要工作布置及党委会、书记办公会、校长办公会、重要行政会议做出的决议落实情况等。而在具体督办落实的过程中，办公室人员也需要做好信息反馈工作，及时地向领导以及有关部门通报，在发现良好典型的同时能够积极开展推广与交流工作，并在发现问题的第一时间能够采取措施纠正。可以说，通过办公室在决策督查、信息搜集等方面作用的加强，则能够使高校办公室对参谋助手的作用更好地发挥，以此实现高校办公室从交办服务型向参谋服务型的转变。

（四）和谐型团队。办公室工作的一大要求就是稳定、细致，无论工作大小，都不得出现半点差错。办公室主任作为整个办公室负责人来说，更是担负着团队管理以及建设的重要任务，对办公室工作人员潜力进行充分地挖掘，打造出各得其所、和谐共处以及各尽其能的局面，在工作中形成科学的问题解决方法以及思维方式，营造出劲足、心齐、气顺的工作氛围，则是新时期实现办公室管理优化的必然要求。第一、在办公室工作开展中能够尽量营造出一种温暖、和谐的工作环境，通过部分团队活动的计划开展将大家引导到维护集体利益、热爱集体的层面之上，并在活动中不断地增强团队、集体意识。同时，也需要对大家的事业心进行着重引导。通过追求优越、不断创新意识的树立使大家能够在工作中群策群力，更具默契。第二、要以亲情式方式开展人际工作，通过时刻关注办公室人员的进步、成长，千方百计帮助其解除顾虑、解决难题，将办公室的每一名工作人员在工作中都能够良好地感受到来自集体的关怀与温暖，并在对人的潜力最大程度激发的情况下合力开展办公室工作。

三、结束语

综上所述，高校办公室的工作是学校管理的一个重要环节，有工作职能的特殊性，在高校中起着特定的角色作用。通过精细化管理，克服办公室工作中存在的问题和矛盾；尊重人、理解人，做好人性化工作；不断增进团队意识，构建和谐团队，形成上下互动、左右协调、共同努力完成各项工作任务的良好氛围。高校办公室的工作人员要不断更新知识，提高自身的业务素质，不断开拓创新，为高校领导当好参谋，推动高校各项工作和谐稳定的发展，做好高校服务育人的工作。可以说，办公室是高校各项工作开展的重要基础。在上述中，笔者对新时期高校办公室工作方式进行了一定的探索研究，需要办公室人员在实际工作时能够具备积极创新的意识，满足新时期高校办公室工作需求。

【参考文献】

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[3]田超.新时期加强高校办公室工作执行力的思考[J].渭南师范学院学报,2011(02).

[4]莫坷,黄敬秀,唐壮东.推动高校办公室工作科学发展的几点思考[J].办公室业务,2011(S 1).