基于就业背景下高校学生档案管理措施分析

2016-11-25孟妍妍412824198710106029黑龙江哈尔滨150090

决策与信息 2016年17期

孟妍妍（412824198710106029）黑龙江哈尔滨 150090

基于就业背景下高校学生档案管理措施分析

孟妍妍（412824198710106029）
黑龙江哈尔滨 150090

【摘要】学生档案管理是高校管理工作中的重要组成部分，档案是对学生在校期间各种表现的记录，是对一个学生学习生涯的总结和评价。我国高校毕业生逐年增加，由此增加了就业压力。随着社会的发展，现阶段的毕业生就业逐渐向市场化机制发展，以市场发展为导向，实行双向选择。用人单位可以通过学生档案了解学生在校期间的表现，从而决定是否符合企业发展的需求。所以说学生档案管理工作非常重要，文章对于基于就业背景下高校学生档案管理措施进行了分析，对于提高学生档案管理水平具有重要的意义。

【关键词】高校；学生档案；管理服务；就业

在新的社会发展形势下，高校学生档案管理工作应该充分发挥服务功能。在学生档案中，对学生在校期间的生活、学习、社会实践、奖惩情况以及高考成绩等进行详细的记载，是对学生学习生涯的总结。学生档案是高校毕业生向用人单位自荐的重要资料，用人单位通过对学生档案的分析，来判断是否为企业所需要的人才。在学生毕业后，学生档案会随学生进入用人单位而变成人事档案，在从业过程中所需要的保险、职称以及学历教育等相关事项，都需要使用人事档案来办理。所以学生档案管理非常重要，需要高校做好学生档案管理工作。

一、高校学生档案管理的现状

（一）学生档案内容单一

学生档案应该是对学生在校期间各种表现的综合体现，但是在部分高校的学生档案管理工作中，内容比较单一，仅是对学生学习成绩以及个人基本状况的记载，而对于参加社会实践、科技创新活动、职业技能考核以及心理状况等没有详细的记载。基于就业背景下，用人单位通过学生档案无法获取有价值的信息，无法对学生的综合素质能力进行判断，由此档案对于学生就业没有起到任何作用。

（二）档案材料归档格式不规范

学生档案管理应该遵循统一的标准格式，不仅便于管理，同时也为后期的开发利用提供方便。但是部分高校的学生档案没有统一的格式要求，档案材料的归档标准不统一。用人单位在参考学生档案时，无法提取到有价值的信息，并且为以后的转出工作造成一定的制约。

（三）毕业生档案意识薄弱

档案是跟随学生一升的资料，但是仍有部分高校毕业生对自己的档案不重视，这是高校档案管理工作中的很大阻碍。学生毕业后，没有将档案迁出至用人单位或者人才市场，或者有些毕业生就档案自己保管，这对于就业后的职称、出国政审等造成了很大的影响。

（四）学生档案转递不规范

在学生毕业后，档案会随学生一起转出，原则上档案是跟随学生转到用人单位，但是目前很多学生在中小企业、外资企业或者私营企业工作的居多，但是这些企业大部分不具备档案接收权。而学生由于不了解档案管理制度，在就业协议书上的档案转递单位填写工作单位，在学校审查不严的情况下，就会造成档案在转递的过程中丢失，这是高校学生档案转递面临的重要问题。

（五）高校学生档案管理制度不健全

高校学生档案由档案部门集中统一管理，但是，目前仍有部分高校学生档案成为某些行政管理部门的附属任务，没有单独的人员管理。有的高校学生档案归学生工作管理部门或者学工处；有的高校学生档案归学生就业部门或招生办；有的高校为了便于利用，把学生档案放在各个学院（系），实行分散管理。毕业期间由于短时间内要将全部学生档案材料完成归档，时间紧、任务重，容易出现错装、漏装现象，给学生就业造成时间上的拖延和工作上的不便，也给用人单位造成不良影响。

二、提高高校学生档案管理水平，发挥就业指导功能

（一）完善高校学生档案信息收集内容

高校学生档案除了收集学籍管理方面的材料外，还应该收集学生在校表现的道德品质、组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料。学生档案管理部门，应采取积极主动的收集方式，全面掌握形成学生档案材料信息的程序，确保材料的完整性、真实性，规范档案材料的收集内容，做到学期前安排部署，学期中督促落实，学期末检查审核，将监督检查工作贯穿始终。

（二）强化学生档案意识

高校学生是否具备档案意识，影响到高校能否恰当利用学生档案管理来培养和教育学生、提高档案的就业服务功能。一方面高校应充分利用图书馆的优势，从资源共享、信息一体化管理的角度将档案、图书、情报联合起来，既拓展学生的知识面，又增加学生的学习兴趣。另一方面在学生毕业前，学校应把档案意识教育作为就业教育的重要内容，依托多种平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处，提高学生档案意识。

（三）严格毕业生档案转递手续

毕业生档案收发要由专门的机构管理，保证收发转递的渠道单一，管理有序。每年学生毕业时，数千份档案都要寄送各地，各地市的情况比较复杂，有的公司没有机要权限，档案就会退回来，退回来的档案要严格执行登记手续，确保交换环节的准确无误。

（四）实现高校学生档案工作的信息化管理

高校招生规模逐渐扩大，学生档案数量逐年增加，这就要求学生档案管理工作实现现代化和信息化管理。提高档案管理工作效率，服务毕业生就业，首先应该制定统一标准，规范纸质档案的格式，这就有利于档案的整理，为进一步开发电子档案奠定基础。其次，充分利用新技术、新设备，借鉴高等教育学历证书电子注册制度，在学生档案管理上也采用现代技术方式，逐步实现高校学生档案管理的标准化、规范化。