浅谈新时期人事档案管理规范化

2016-11-25中车唐山机车车辆有限公司赵子珑

办公室业务 2016年15期

文/中车唐山机车车辆有限公司　赵子珑

浅谈新时期人事档案管理规范化

文/中车唐山机车车辆有限公司赵子珑

随着市场经济的发展，人事档案管理工作已成为现代企业管理中不可或缺的一部分，是企业进行决策的重要参考依据。企业传统的人事档案管理工作主要依靠行政手段进行材料的搜集和整理，随着现代企业的经营规模日益加大，员工数目日益增多，人事档案愈加复杂化，这就给档案管理工作的开展带来了一定的难度，传统的管理方式难以满足企业现代化发展的需要，因此在新时期下加强对企业内部人事档案管理工作的规范化具有重要意义。文章首先对现阶段人事档案管理工作的不足进行分析，其次提出相应的解决对策，旨在提升人事档案管理水平。

人事档案；管理；规范化

人事档案是记录一个人的学习、工作、实践、政治面貌、品德作风等的情况的文件材料，是个人工作表现、成长过程的真实写照。人事档案管理工作一方面反映了所在企业或单位发展轨迹，另一方面为企业制定人事决策提供了依据。人事档案管理工作直接反映了一个企业的人力资源状况，其工作开展的规范化直接关系企业的档案资料利用率，因此加快人事档案管理工作规范化已成为企业目前的重要任务之一。

一、新时期人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理工作重视度不够。人事档案管理工作的重视程度不够是影响企业人事档案工作发展的主要因素，其中主要表现在：一方面领导一直认为人事档案管理工作是一项附属性工作，做好资料的搜集和保存即可，另一方面存在人事档案管理工作只是档案管理部门人员的事情，对于人事档案管理工作的重要性认识不足，出现档案内容不全、真实性不足，在一定程度上阻碍了人事管理工作的开展。

（二）人事档案信息有待完善。档案管理工作涉及材料的收集、整理、保存等各环节，在材料收集过程中出现材料上缴不及时、信息不完备等问题，企业工作人员对人事档案信息的收集重视度不够，导致信息不完善、真实性不足问题，相关信息填写中存在虚假信息，内容前后不符的问题，这一问题阻碍了人事档案管理工作的发展。此外，随着企业发展规模的不断扩大，企业员工数量越来越多，人员结构也由原来的长期合同工、固定工的形式演变为公务员、长期工、临时工、聘用制员工等多种形式，由于人员结构的复杂性，人事部门未采取相应制度的调整，工作量日益加大，从而导致人事档案信息的完整性不足。许多员工的人事档案委托人才市场保管，这就出现人事档案的保管和归档工作的脱节，使得个人就业信息无法及时、准确归档。

（三）人事档案管理信息化、科学化水平有待提高。互联网技术的发展，促使人事档案管理工作朝着信息化数字化方向发展，在档案管理过程中，实现了纸质档案向电子档案管理方式的变革，网络的信息共享和信息化管理，极大程度上提高了人事档案管理部分工作效率的提高，但是在实际工作中网络技术的应用仅限于信息的录入和保存，尚未实现管理工作的全面信息化，依然受传统管理方式的束缚，此外档案信息可利用程度低也是管理工作的一大问题。

（四）人事档案管理人员配备不合理。企业人事档案管理部门存在人员配置不合理的问题，其主要表现在：人事档案管理工作中在编人数比例较少，合同工占很大一部分，由于专业知识不足，使得工作难以顺利开展，此外人事档案工作人员年龄和教育两极分化严重，大部分为快退休的人员，青年档案工作人员所占比例较少，对于持证上岗工作落实力度不足。

二、人事档案管理的规范化措施

（一）提高管理层对人事档案管理工作的重视，完善档案管理制度。管理层对人事档案管理工作的高度重视是人事档案工作得以规范化发展的重要保障。首先，管理层应充分认识到档案管理工作与企业发展的紧密联系。不断创新档案管理发展模式。其次，管理层要加快档案管理部门基础设施的完善工作，配备专门的档案房、计算机等设备，做好物质方面的支持工作。最后，定期开展对档案管理工作的监督检查，一旦发现问题立刻解决。

（二）注重人事档案内容的完善性、真实性。第一，档案管理工作人员要在人事档案进出时，及时做好信息的收集整理和档案的补充工作。在信息收集时注重信息完善性和真实性的提高。第二，在档案整理环节，应保持工作态度的严谨、认真、负责，运用现代化的信息管理方式进行档案管理工作，此外在人事档案借阅过程中要严格遵守相关的规章条例，做好重要档案信息的保密工作。第三，为了实现档案内容的真实、完善，档案信息收集环节，扩大信息搜集范围，注重对员工的职业道德、专业能力、工作表现、奖惩情况等各方面重点内容的搜集，真正做到为用人企业提供有参考价值的信息。

（三）创新人事档案管理方式。人事档案管理部门应不断加快采用计算机技术的应用，实现人事档案工作的信息化发展水平的提高，运用现代扫描技术将已有人事档案内容存入电脑数据库中，实现纸质数据和电子数据的双重保护，同时档案管理工作的信息化使得档案的查阅更加便捷化。此外档案管理部门还要加快档案信息的共享化、公开化，促进档案管理工作的透明化管理。

（四）注重人事档案管理队伍建设。首先，企业要不断完善人事档案管理部门的用人制度，档案管理工作人员必须持有相关证件上岗。其次注重人员配比的合理化，注重人事档案管理人员整体素质的提升。要注重高能力、高素质专业人才的引入，单位内部应以青年工作人员为主，加强员工的专业知识和管理方式的培训。最后，提升人事档案管理人员的服务意识。