刍议中小学教职工人事档案管理模式

文/福建省宁德市古田县教育局 黄昭眉

刍议中小学教职工人事档案管理模式

文/福建省宁德市古田县教育局 黄昭眉

从现阶段中小学教职工人事档案管理模式来看，还存在着诸多问题，需要尽快采取有效措施加以解决，本文阐述了中小学教职工人事档案管理的问题，并提出了行之有效的对策建议。

中小学教职工；人事档案；管理模式

中小学教职工人事档案如实记录了个人经历、道德作风、工作业绩、薪酬待遇等内容，是学校利用人才的重要依据，在学校人力资源开发中发挥着重要作用。随着社会经济的飞速发展，中小学教职工人事档案管理工作量也更大，但是很多学校的档案管理工作还停留在手工操作阶段，现代化与信息化发展很慢，严重影响了人事档案的利用率。为满足社会和学校发展的需要，中小学要积极创新教职工人事档案管理方法，充分发挥档案服务学校发展的作用。

一、中小学教职工人事档案管理存在的主要问题

（一）教职工人事档案信息不全。当前，中小学教职工人事档案主要有履历信息、入党资料、考核材料、鉴定材料、职务职称以及工资水平等内容，信息面覆盖不够广，实用性不强。虽然在中小学人事档案中，教职工职称评审和工资变动等信息较为完整，但是教职工的个人技术专长、获奖情况及政绩等内容较少，学校利用档案的过程中，仅仅可以掌握表面的东西，不能为教职工培养与选拔提供可靠的参考资料。

（二）人事档案管理不集中。中小学教职工人事档案未能按照上级主管部门要求，实行统一管理，很多学校根据管理职能的不同，让教职工人事档案资料分散于各个部门。教务部门管理的人事档案资料包括教职工的教学任务、教学能力、业务水平和奖惩情况，科研部门承担着教职工论文发表、科研立项等职责，人事部门负责教职工的政治面貌、社会经济等。采用这样的管理模式，无法集中教职工人事档案资料，甚至还会导致档案资料的丢失。

（三）人事档案管理模式落后。从当前中小学教职工人事档案管理模式来看，仍然以纸质形式为主，很少应用现代化管理技术与手段，或者是在计算机中录入教职工人事档案资料，不能提供档案的查询与检索服务。此外，教职工人事档案资料统计工作主要由手工完成，信息化程度不高，导致浪费了很多资源。加之学校档案室缺乏完善的软硬件设施，并处于偏僻位置，安全措施不到位，导致档案资料发生损坏。很多学校缺少先进的档案室，管理模式也很落后，基础设施建设跟不上发展。

（四）档案管理人员的技术水平不高。在多种因素影响下，中小学教职工人事档案管理人员不足，不利于档案管理工作的顺利开展。现阶段数字信息技术发展非常先进，能够简化档案管理工作，通过对互联网、计算机、扫描仪等现代设备与技术的应用，可以将人事档案资料转变为各种电子数据，如虚拟文字、图片、声音、视频等，能够更好地对人事档案信息进行分类、提取、分析和加工。但是当前大部分中小学人事档案管理人员只接受了简单的培训，档案管理专业技能不强，甚至存在兼职的情况。将这些人员安排到档案管理岗位上，势必会增加失误风险，并造成严重的后果，比如会影响档案资料的真实性，并可能导致档案资料被损毁，这样就无法为学校的发展提供准确的依据。

二、中小学教职工人事档案管理的对策

（一）健全学校人事档案内容。因为中小学教职工人事档案涉及内容不全面，实用性不强，无法为学校的发展提供服务。所以学校要结合教职工人事档案实际情况，及时将档案内容补全。可以将教职工教育教学登记表设置在人事档案中，将全体教职工教学工作开展情况全面反映出来，同时设立教职工学术研究内容，将教职工学术能力与地位准确反映出来。在中小学教职工人事档案中，还要增加教职工进修、奖励等内容，便于学校了解教职工的继续教育情况。通过在以往的教职工人事档案中补充以上内容，可以将所有教职工教育教学水平全面准确反映出来，为中小学教职工队伍建设、教职工评价等工作的开展提供可靠依据，并增强全体教职工的竞争意识，促进学校的良性发展。

（二）建立完善的信息化数据库。中小学要想提升教职工人事档案管理工作水平，必须将现代化信息技术与手段充分利用起来，尽快建立人事档案信息化数据库。人事档案管理部门要结合学校相关管理制度与规定，借助先进的信息化软件，采集和登记教职工人事信息，这样可以保证人事档案的完整性。采集的档案信息要完整和真实，人事档案管理人员要定期补充与更新学校网站中的人事信息，学校也要认真审核，严格设置访问权限，防止数据信息被人为更改。中小学教职工人事档案应实行动态化管理，确保能够及时更新教职工人事档案，不断完善人事档案信息数据库，便于今后教职工人事档案的管理与利用。

（三）做好人事档案管理的安全工作。在中小学教职工人事档案管理工作中，还要加强安全管理，及时消除存在的人事档案安全问题。学校要加强对教职工人事档案知晓人员的管理，尤其是对于一些涉密科研教职工人事档案而言，防止无关人员接触。学校要增加资金投入，建设专门的人事档案室，防火、防盗及防霉等措施要做到位，在计算机或硬盘中存储的教职工人事档案信息，必须定期进行杀毒、升级和更新，为计算机的运行提供安全保障。此外，学校还要加大教职工人事档案信息网络发布的管理力度，严格禁止外带移动硬盘，防止泄露人事档案信息。学校要尽快建立人事档案信息查询系统，合理设置相关部门及个人的访问权限，通过网络平台，掌握教职工档案信息，在规定范围内公开人事档案信息。如此一来，既能够有效简化档案的收集、整理、保管和检索工作，让档案管理人员从繁杂的工作中解放出来，还能够为人事工作提供更加准确、快捷和全方位的服务。

（四）提高管理人员的综合素质。对于中小学教职工人事档案管理工作而言，应该充分意识到人事档案的重要性，了解其保密性、严密性和特殊性特征。一是档案管理人员必须认识到教职工人事档案与一般性档案材料的不同，需要准确记录建档人员的真实信息与情况，不能出现失误与差别。对此中小学教职工人事档案管理人员要保持严谨的工作态度，工作中能够认真核对档案信息，确保档案资料的完整性与真实性；二是中小学教职工人事档案管理人员要有较高的政治素质，遵守职业道德规范，工作中严格落实《中华人民共和国档案法》相关规定，认真做好教职工人事档案的收集、分类、整理和建档工作，避免出现虚假档案信息。在申请与利用人事档案的过程中，必须根据规定手续流程办理，防止非法分子利用教职工人事档案，保障档案资料的安全；三是档案管理人员要加强学习，丰富档案管理专业知识，掌握更多现代信息技术与手段，提升档案管理工作效率，满足社会发展需求。

总之，在网络计算机技术不断革新的过程中，带动了平台数据处理技术的发展，社会各界通过对信息技术的运用，实现了工作效率与质量的提升。通过对这个平台的利用，能够将更多信息化资料提供给人们，加快推进我国信息化建设进程。因此在中小学教职工人事档案管理中，要充分发挥出信息技术的作用，积极创新人事档案管理模式，妥善保存档案资料，提升档案管理工作水平。

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