新形势下如何做好县区城建档案管理工作探讨

2016-11-25四川省达州市城乡建设档案馆赵宏

办公室业务 2016年15期

文/四川省达州市城乡建设档案馆　赵宏

文/四川省达州市城乡建设档案馆赵宏

城建档案管理工作的目的在于为国民经济及其各项工作服务提供信息，为城市发展、规划提供正确的决策依据。十八大以来，我国经济呈现新的发展形势，城建档案管理面临新的挑战和发展机遇。如何适应新形势下城建档案管理工作的需要，做好县区几城建档案的利用工作，更好地为国民经济各项工作服务，是城建档案工作者面临的新课题。

新形势；城市建设；档案管理；工作探讨

档案信息化建设和政府电子政务的应用，为城建档案工作提供广阔空间，也提出了更高、更细、更新的要求。本文主要探讨新形势下如何做好县区城建档案管理工作。

一、新形势下做好城建档案管理的重要意义

县区城建档案不仅记载着国土规划、工程地质勘探、城市规划、城市测绘、用设施、供气、供水、供电、施工技术、建筑工程设计、建筑装饰、建筑材料的大量信息，而且记载了城市建设、更替发展的过程，因此，县区城建档案既具有凭证性、原始性，又具有知识性。

（一）城市发展的基础记载载体就是城市建设档案。城市的新旧变化是一个逐渐进化的过程，需要遵循符合城市建设的阶段性特征客观规律，这就要求城市建设档案管理必须源于城市、依靠城市。

（二）县区城市档案管理展现着城市发展的历史、文化、经济、政治、生态等相关资源。一座城市，最重要的就是有城市的灵魂，从而彰显城市特色、内涵、风格。

（三）县区城建档案管理可以应对突发事件。当遇到地震、泥石流、火灾、洪灾等自然灾害时，县区城建档案管理为应对突发事件提供相关的资料，及时为抢险救灾工作提供翔实、有针对性的参考根据，在保证居民生命、财产安全等涉及国计民生方面具有十分重要的意义。

二、城建档案管理工作中存在的问题及原因分析

（一）城建档案管理工作中存在的问题。

1.档案整理、归档的问题。城建档案整理、归档存在遗漏，存档内容不准确，有些已收集的城建档案，存在图纸缺失、缺页、残页、审批材料缺失等问题。

2.档案利用率低。由于城建档案管理机构对城建档案的重要性重视程度不够，查阅城建档案次数少，导致城建档案的利用人次、调档、查档、阅档等指标低，难以发挥档案作为工作和记载重要信息抓手的作用。

3.管理水平不高。县区城建档案管理水平低、分类不科学、上架不整齐、存放不规范，随意存放，没有制定规范的管理流程和调、查、阅档程序，调档、查档、阅档随意性大。

4.信息水平较低。在县区城建档案管理部门，特别是县区政府部门，完全采用计算机管理档案、实现档案管理信息化操作的不多，目前依然采取传统的管理模式和操作方式，信息化水平低，在一定程度上制约了档案管理的效率和利用效果。

5.档案管理专业人才不足。新形势下，城建档案管理需要专业的档案管理人才。但当前城建档案管理工作人员大部分是业余的或者是年龄比较大的干部，年轻干部对档案管理工作不专业、不上心，不尽心，档案管理人员逐渐流失，县区城建档案管理发展举步维艰。

（二）城建档案管理问题的深层次原因。

1.干部思想上不够重视。县区主管部门对城建档案管理重视程度不够，在主管部门工作中，城建档案管理力度轻，组织重视程度不足。

2.资金投入不够。思想不重视，导致资金投入不够，致使城建档案管理设施、设备落后，信息化技术应用程度低，优秀的人才引进少，造成人力资源缺乏。

3.制度建设跟不上。城建档案管理流程、标准、制度不完善，人事管理、考勤、激励制度不健全，导致档案调阅、查阅、回收管理混乱，收录材料参差不齐。

三、做好城建档案的管理工作的对策

（一）增加馆藏，优化结构。数量众多，内容丰富，结构合理是档案管理工作的物质基础。例如某城建档案管理部门，在做好县城建档案资料收集的同时，还注重保管好有研究和历史参考价值的档案15000份，保存县烈士陵园、河、桥等历史照片、录音、录像档案600份，存档县城建基础设施、建筑、名胜古迹等档案资料。

（二）夯实城建档案基础工作。做好城建档案的收集、整理、鉴定、装订、保管、统计、利用，是档案工作的基础。有目的、有计划地开展收集调查摸底，制定收集计划、广开收集渠道。充分发挥城建档案的作用，以满足城市现代化建设、管理的需要。例如某住建局在档案管理过程中，健全查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员制度、送交档案材料归档制度等8项制度，从收集、整理、归档、保管、查阅和接转等各个环节都做了严格规定并认真执行，从而使档案材料的建立和管理工作有章可循、有据可依，实现了城建档案的制度化、规范化管理。

（三）提高人员素质，主动服务，提高质量。优质服务档案工作人员的重要标准，在新的形势下县区档案利用工作，是一项专业性强、难度大、要求高的工作。档案管理人员态度要和蔼、服务要周到、要做到腿勤、嘴勤、脑勤，并提高档案的查准、查全率，分析要求，把握利用档案目的、用途，适时推出利用者要求的档案信息，主动对外服务。例如某城建局档案室配置2名专职档案管理人员，安排档案管理员外出培训、参观，借鉴别人优点，总结自己不足，为城建档案的管理工作创造良好的条件，并获得“省城建档案管理先进集体”称号。

（四）信息化管理城建档案，提高利用效率。把计算机运用于档案管理是县区档案管理的必然趋势。为提高档案管理的效率、质量，更好地开发档案记载的信息资源，应采用具有存贮体积小、容量大、检索速度快、查找方便的现代信息处理技术，要广泛地运用新的科技成果，提高城建档案利用能力和效率。

（五）做好档案保密。城建档案具有机要、保密属性，由于城建档案记录城市建设的总体规划、地下各种管线、地形控制、军事设施等具有很强的保密性的成果。因此既要提供档案为工作服务，又要坚持原则，严格按照制度办理手续，根据机密程度，批准查阅权限。档案工作者要遵循“统一标准，统一规划，分级建设，安全保密”的原则，遵纪守法，保证档案信息系统的安全。