浅谈高校如何加强声像档案资料的收集与管理

2016-11-25南方科技大学杜娟

办公室业务 2016年15期

文/南方科技大学　杜娟

文/南方科技大学杜娟

高校档案的收集工作是我国现代档案管理工作中的重点，收集资料的齐全完整性、规范等等都影响到往后的利用和借鉴。目前我国高校的档案收集工作还存在一些问题需要采取措施进行解决。本文根据多年的工作实践，对高校档案收集工作论述新的观点，供同行借鉴参考。

高校档案；档案收集；创新

档案记录着学校成立以来的发展历史，是高校发展史中的原生信息。档案收集工作作为高校的一种基础性信息资源，收集的档案是否齐全、完整，关系到档案往后的借鉴及利用价值。在实际工作中，收集工作不尽人意，由于各种原因，很多人员都自己借了档案出去没见移交，或原本需要移交的为了图自己方便利用而没有移交，导致档案资料的不齐全以及往后的档案查询与利用的难度愈加增大。因此，高校的档案收集工作面临着很大的挑战，需要我们去创新，把档案收集工作搞活。

一、宣传工作是档案收集工作的基础

档案宣传工作是提高高校教职工档案意识的有效途径，是增强学校档案意识和档案法制观念的有效手段，只有大家的档案意识增强了，才能理解和支持档案工作，才能自觉自愿、主动地进行归档移交工作。

（一）对学校各级领导的宣传。档案宣传是架起档案与学校各级领导和教职员工的桥梁，能够帮助他们认识档案的珍贵价值，获得他们对档案收集工作的认可。特别要向各级领导、基层领导进行档案宣传工作，提高他们的档案意识，引起他们对档案工作的重视，得到他们的支持。从他们身边的文献和具体工作中的资料汇集这些微小的事情开始，对他们身边的工作人员反复宣传档案的意义和档案归档要求，由表及里，潜移默化。每次开展档案活动，都要主动热情地邀请学校各级领导参加，并发放活动宣传手册，使其在工作中逐渐形成良好的档案信息意识，由点带面，影响到部门兼职档案人员，档案收集工作中遇到的很多问题就会迎刃而解。

（二）“档案法”在校园内的宣传。在高校中，由于不少教职工对档案的价值和作用缺乏了解，归档的意识淡薄，对自己工作中形成的很多档案资料不知道整理归档，或明知要归档，但为了自己的利用方便而不向档案室移交，以至造成档案的积压、散失，严重影响到档案的收集和利用。

加强档案法制建设，在档案兼职人员及教职工中深入宣传“档案法”及“档案法实施方法”，进行法律知识和档案知识的业务培训。以法治档，树立档案的法制权威性。使其高校职工和教师认识到，在其从事教学、科研、党政管理等活动中形成的多种载体形式的有价值材料，虽然是自己（或共同）的劳动成果，但是，因为是在公务活动中形成的，所以，应该属归档范围的材料，每个人必须按照规定完整无缺地向档案室移交，任何单位与个人无权占为己有，否则就是违法行为。

（三）对档案部门工作的宣传。利用各种机会，积极开展各种形式的宣传活动，经常地、不失时机地介绍档案室新动态，保管条件，管理制度、档案检索工具、利用方法，保密制度等内容，以消除教职工的种思想顾虑，提高移交档案材料的自觉性。

通过多种渠道和方法进行宣传，如举办图片展览，发放宣传手册，办档案室室讯、档案网站适时发布档案工作的各项动态和有关学校的档案信息等等，向全校师生员工（包括兼职人员）宣传《档案法》和《普通高等学校档案管理方法》等各项规定，宣传上级有关档案工作的重要文件，宣传本校档案工作制度，对档案的利用取得的社会效益和经济效益；宣传学校知名专家学者利用档案取得的显著成就等等，从而使全体人员及各级领导、各个部门的兼职档案人员认识到档案的价值，提高档案意识，增强材料归档的自觉性。

在以上宣传方面的同时，积极创新档案宣传工作，探索新的宣传手段，适应信息网络化的特点，形成档案宣传的风格和时代特色，增强档案宣传的感染力和说服力，使档案宣传更有效地覆盖全社会，消除档案与教职工之间的距离感。

二、创新手段是档案收集工作的可持续发展重点

改革创新档案收集手段，采用多种途径，打破传统接收方式，拓宽收集渠道，调整接收和征集方向，使档案收集网络的构成更系统、科学和专业。

（一）为了适应时代发展的要求，高校档案馆（室）必须改革档案收集工作方式和内容。在按规定接收各部门、学院应移交档案的收集，加强对本校区域内著名人物、学者、教师等特色档案的收集，以寄存、捐赠等多形式、多渠道将散存在教师的重要档案收集进馆，同时提高接收档案的质量和增加科技档案、专门档案、声像档案的收集比例，实现收集档案数量有较大增长，质量也有同步提高，结构有较大改善，使收集的档案成为重要信息资源基地。

（二）重视“再生信息资源”的收集（即收集利用档案著书立说等成果），是一项显示档案信息利用成果的工作。在新形势下，档案收集工作已不再是一个传统的、简单的、孤立的接收工作，而有了更多、更高的要求。它必须更多地融入学校融入教职工的生活，成为学校教学、科研、校园文化等各项高校建设发展中不可或缺的一环，也只有如此，档案收集工作才能真正为整个档案事业的发展打下坚实的基础。诚然，“再生信息资源”的收集，不足以构成一个高等学校档案室馆藏建设网络的全部内容，但作为阶段性目标仍可以有所作为。

（三）开展“口述历史”的收集工作，是一项极富前瞻性和紧迫性的工作。当前，许多高校已有上百年和几十年的历史，高校的许多离退休教职工，都是伴随着学校的风雨同沉浮一路走过来。可以说他们是学校最好的见证，甚至是学校珍贵的“活档案”。如果没有很好的收集他们的信息，对于学校历史完整的陈述，将是较大的损失和无法弥补的缺憾。

（四）定期收集，明确责任。高校在档案收集方面与其他部门的收集工作既有不同，但又存在共性。对于一般的档案收集工作要做到定期收集，明确职责，这样才能保证档案收集的连贯性以及专业性。具体做法就是在每次档案资料使用和产生的过程中，必须实行谁使用，谁管理，定时用，定时归的办法，将高校档案信息由产生和形成的部门严格按照规定的档案归档制度实行，在具体的时间将档案信息移交到指定地点。对于这种方法，必须注意档案收集过程中哪些材料必须归档，哪些材料归放在哪些地方。还有就是明确档案工作中各部门联系方式以及职责，确保每次收集的档案能够在规定时间送至规定的地点。最后还需要确定档案收集的时间界限以及收集档案资料的流程与手续。

（五）收集关键，有轻有重。在新时期的高校档案收集过程中要避免没有主次，不分轻重。这样很容易造成档案收集工作混乱，以及收集信息不全面或者质量比较低。为了避免这种混沌的局面，高校档案收集过程应该抓住关键，顺便将次要信息一网打尽。在档案信息比较关键的部门需要制定专门的方案，确保收集过程不遗漏所有信息。对于教育类档案信息需要去教务处、各院、各系、科研单位进行针对性的信息收集；而对于一些次要的信息收集工作例如院里每个月组织的院系活动、学生团体组织的民间活动等信息的收集则应该是随时关注，但不过分处置。这样可以做到重点收集重点信息，粗放型收集次要信息。避免档案信息收集不分主次，还能在信息收集过程中将所有信息全面收集。