档案管理的信息化研究

2016-11-25四川省会理县人力资源和社会保障局王子啸

办公室业务 2016年15期

文/四川省会理县人力资源和社会保障局　王子啸

档案管理的信息化研究

文/四川省会理县人力资源和社会保障局王子啸

科技信息技术的不断发展促使档案管理工作发生了巨大的转变，传统档案管理工作模式已经无法适应时代发展的需求，为了能够更好地适应快节奏发展需求，档案管理工作与科技技术相结合，提升档案管理工作便捷性、科学性，促进信息流转，提升信息利用效率。本文对档案管理工作中存在的问题作了分析，提出了档案管理信息化对策，为提升档案管理工作效率奠定基础。

档案管理；信息化；问题；对策

一、前言

经济社会日渐发展促使科学技术不断进步，现代社会呈现出信息快速发展形势，材料、信息以及能源等也成为支撑现代社会发展的关键性信息，信息资源的有效整合以及利用成为促进社会发展的重要形式。所谓档案信息化，实际上就是发挥计算机、互联网在档案管理工作中的主体性作用，实现文字、声像以及图纸等有效整合，实现信息资源的有效整合以及利用，为用户提供更为便捷、更为生动的服务，提升档案管理工作效率。

二、档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理工作缺乏信息化意识。传统档案管理工作中，档案管理工作人员需要承担繁重的档案整理、档案归总以及档案归档等工作，作为基础性以及服务性比较强的服务，档案管理工作无法为单位带来直接的经济收益，单位管理工作人员并不重视档案管理工作，因此，档案管理工作人员、资源等方面都存在着严重的不足，实际的管理工作设备较为落后，管理工作也非常的松散，档案管理工作效果并不是非常理想。

（二）档案管理安全存在风险。从目前档案管理工作来看，档案信息安全存在着巨大的威胁，档案管理工作效果并不是非常的理想。在档案信息化管理过程中，需要保证档案管理软件自身的安全性以及可靠性，尽可能降低由于档案管理软件不安全而造成的风险。同时，还需要加强档案信息管理的安全意识，严禁出现虚假的档案信息，提升档案信息管理安全性。在共享档案信息管理工作过程中，需要重视互联网安全工作，充分利用网络安全防火墙，有效消除互联网应用中存在的安全隐患，提升档案信息管理工作人员专业技术能力。

三、档案信息化管理对策

（一）重视档案信息管理安全性。在档案信息化开发过程中，需要重视计算机网络的安全工作，在网络运行环境下，需要保障档案管理信息安全性。企业需要根据档案管理实际情况构建角色、层次明确信息工作机制，根据企业工作权限来明确工作流程。在档案管理过程中，需要根据档案实际情况来构建工作机制，数据保存机制、数据迁移机制以及数据校验机制，完善档案管理工作职能以及作用，提升档案信息管理工作系统管理工作效率。互联网信息技术不断发展促使档案信息管理工作面临着巨大的工作危机，这就需要完善防火墙等安全防护技术，完善计算机相关硬件措施，尽可能降低安全工作隐患。此外，还需要重视档案信息管理工作人员工作效率，培养高科技信息工作人员，有效解决档案信息管理工作中可能存在的障碍。

（二）重视档案信息管理基础设施建设。档案信息管理基础设施涉及多方面的内容，从硬件设备的角度，需要配备计算机、刻录机以及扫描仪等相关硬件设备，档案管理工作人员需要指派专业工作人员从事硬件设备维护工作，为硬件设备正常运行提供保障，提升档案信息管理工作效率。此外，还需要重视档案信息管理标准化以及规范化建设，从形成档案到归档，电子档案涉及了非常多的工作岗位以及非常多的工作人员。因此，在档案信息化管理工作过程中，需要保证档案信息收集完整性、真实性以及有效性，保证电子档案从形成到归档等各个工作环节的规范化、标准化以及制度化，严格控制各项档案管理工作环节，保证档案真实性、安全性，构建有效的档案信息管理工作秩序。

（三）培养符合档案信息化管理要求的工作人员。实际上，档案信息化管理工作属于一个需要完善以及优化过程，档案管理工作人员综合素质具有非常重要的影响。当今的国际竞争是科技和人才的竞争，人才具有非常重要的作用。企业需要重视档案管理工作人员管理工作，鼓励档案管理工作人员参与继续教育，引导档案管理工作人员掌握档案信息化管理新技术以及新技能，提升档案管理工作人员业务素质以及创新精神，尽可能满足档案信息化管理工作需求。此外，单位需要重视档案信息化管理高素质人员的引进以及选聘工作，有效接触档案管理工作部门缺乏人才的问题，有效地调整档案管理工作人员知识结构以及综合素质，提升档案信息化管理工作效率。