新时期如何做好国企办公室行政管理工作

艾佳露

摘 要：国企办公室行政管理工作是保障单位工作正常进行的关键，具有高度综合性、广阔的涉及面、繁杂冗长等特性，是企业中连接上下、多向交流的重要部门。本文阐述了国企办公室工作的地位、职能，并为在新时期、新形势下做好国企办公室行政管理工作提出了一些参考意见。

关键词：国企办公室；行政管理；建议

一、引言

国企办公室是一个具有全面、综合性质的工作部门，不仅承担着实施、研究、参谋等宏观管理职能，又担负着文件起草、督办协调、业务接待、通讯收发等微观服务任务，是一个单位承上启下、协调左右、连接内外的“枢纽”。新的形势对国企办公室强化政务、搞好事务、规范服务等方面提出了更高的要求。

二、全面了解国企办公室工作的非凡地位

办公室作为一个单位的“门面”，地位和作用显而易见。办公室人员需要全面了解办公室的地位与作用，顺应新局势和工作的要求，尽力提升办公室工作水平。办公室属于综合性办事机构，是维系一个单位正常运转的“桥梁”与“纽带”，承担着连接上下的工作。作为单位的“窗口”，办公室工作内容繁杂，随机性、偶发性较强，虽然很多是零散的事情、重复的工作，但是人们通常通过这个“窗口”来了解与评价单位的工作。

三、充分掌握办公室的行政管理职责

在行政管理方面，办公室面临的工作大多是上级部门与本单位下达的各项行政命令，面临的工作者大多是领导与各部门员工。办公室的行政管理职责主要由五个部分组成：

（一）协助功能。办公室对上级机构的安排结合本单位领导的态度贯彻执行工作任务，同时还要安排和核验具体操作，对强化企业管理、维护正常工作环境、确保工作质量有着重要意义。

（二）中枢功能。国企办公室在管理工作中需担负调节工作，以维护正常工作环境，及时转述传达上级机关和本单位领导的指示精神，积极调节好各部门的关系。做好上情下达和下情上传，促进信息畅通流转，具有连接上下、协调内外的纽带功能。

（三）督办功能。任何一项工作，决策之后关键还是在落实。办公室不仅要将上级机关和本单位安排布置的每件详细事务准时高效地完成，还要牵头加强各部门办事流程合规性、有效性的建设，并加大督查督办的力度，确保单位工作无盲区、无死角。同时在单位内各部门营造良好的工作氛围，听取他们的意见，全面调动员工的凝聚力，共同完成各项工作。

（四）服务功能。办公室工作是一项“服务”工作，树立服务意识，每一位办公室人员都要立足日常工作，增强责任意识。积极服务领导的决策，服务各部门间的协调配合，服务基层单位的沟通联络，为推进各项工作顺利开展做好服务和铺垫工作。

（五）参谋功能。办公室是辅助领导工作的“左右手”，要紧紧围绕公司的中心工作，及时准确提供“领导想要知道”和“领导需要知道”的信息，做到“谋”在关键处、“参”在点子上。

四、优化办公室行政管理工作的举措

做好办公室工作，不断优化办公室行政管理工作，全面发挥办公室的综合功能，核心是不断深化服务理念、加强团队建设、强化学习能力、深化智囊团作用、创新利用信息技术、完善办公室制度建设。

（一）不断深化服务理念。要牢固树立“大服务”理念，我们定位办公室工作为“服务”工作，就要不断深化服务意识，要求每一位办公室人员立足日常工作，增强责任意识。积极服务领导的决策，服务基层单位、各职能部门间的协调配合，服务基层单位的沟通联络。持续完善信访接待流程，配置专人处理来信来访，妥善处理基层员工基本诉求，排查企业不稳定因素，为企业健康稳定发展保驾护航。同时办公室工作纷繁复杂，在繁琐的工作中要确保头脑清醒，严谨细致地对待工作，甘于付出、不怕吃苦，讲原则、讲纪律。要保持认真务实、兢兢业业的态度，严格用各项规章制度和纪律规范自己。不管是大事、小事，时刻秉持严谨细致的态度，做到无疏漏、无误会、无错误。

（二）不断加强团队建设。办公室作为公司的“服务中心、信息中心、督办中心、协调中心、参谋中心”，需要建立向心力和凝聚力强的人才队伍。抓好办公室队伍的建设，不仅要适合当前企业对办公室工作的需要，更要将队伍建设的方案纳入到企业发展方向的前列。要坚守“以人为本”的思想观念，实现人性化管理，领导上做到公平公正，秉公办事，不偏不倚；思想上常交流、频沟通，做到以心换心，诚信待人；生活上做到互相关爱，惺惺相惜，全面展现企业办公室的人情味和亲切感，持续加强办公室的向心力和亲和力氛围。

（三）不断强化学习能力。办公室行政人员除具有一定的写作、调研理论、管控资料等专业能力外，还应该熟悉与办公室工作相关方面的延伸知识，通过学习持续充实自己，把握新理论、新知识。对单位现实工作中出现的难题进行调研、总结、精炼，做好经验性研究。针对公司业务领域的发展，要采取了多种学习形式，努力提升知识能力。可与高校或协会联合，采取外培方式，加强理论知识学习；通过在系统内部对标、外部交流等方式，吸取先进管理经验；广泛开展自学活动，提升业务能力。

（四）不断深化智囊团作用。办公室行政人员要通过学习持续充实自己，主动提高工作层面的高度，开拓新视野、新思路，对上级精神和工作要求进行深入解读和逐条梳理，在决策进程和重大事项的处理过程中，提出针对性强、条理清晰、颇有见地的建议和意见。全面构筑综合信息平台，将公司主要经营情况、重大事项说明，各职能部门完成事项、会议情况及下月工作安排等信息收集汇总，呈报企业领导和相关部门参阅。定期采编和分析最新宏观经济形势，及与行业相关的国际国内政策和最新管理观点等信息，为领导提供决策依据和智力支持。协助领导想大事、议大事、谋大事，既想领导之所想，更想领导之未想，成为领导的外脑和智囊，辅助领导进行重大事项的决策。

（五）不断创新利用信息技术。在信息时代，要不断转变观念，以新思路、新方法、新举措不断改善和提升办公信息化应用能力，确保快速、高效地与相关部门及基层单位持联系，更好地服务于企业发展大局。不断提升公文处理管理水平，积极推动公文处理办公自动化，提高OA系统的覆盖面，提升公文流转速度，提高公文处理工作效率。利用信息技术，创新沟通方式，确保交流渠道安全通畅，要全面利用多媒体及信息技术，采用即时通讯系统、企业邮箱、视频会议系统等，提高沟通效率。打造以内部即时通讯系统、视频会议系统为主的公司沟通交流平台，通过快捷群、广播消息等功能，进行内部交流及会议通知等。

（六）不断完善办公室制度建设。建立健全部门规章制度，为办公室规范有序运行提供有效的制度保障。同时对现有制度的有效性、适应性进行评审，实行持续改进，确保制度的有效性和完整性。持续提高制度本身的可执行性，结合工作实际，优化业务流程，及时祛除不符合实际需要的内容，保证制度来源于实践，通过执行制度提升工作水平。另一方面要不断提高办公室系统人员的执行能力，进行全员制度规章系统培训，加强执行文化建设与培养。建立有效的约束机制、监督机制和激励机制，打造以“自我对标、自我考评、横向考评、上级考评”交叉联动考评体系，做到“人人都是考核官，事事背后有绩效”。适时优化监督和奖励机制，对执行效果突出的科室或个人予以奖励，对执行能力差，经培训仍无法满足工作要求的，给与相应的惩罚。通过不断完善部门管理机制，进一步优化管控体系，保障办公室协调、规范、有序运转。

五、结语

国企办公室行政管理工作在整个单位中处于基础、核心的地位，工作人员应正确深刻认识到其工作的内容范围、意义，在充满挑战和机遇的新时期要不断转变观念，以新思路、新方法、新举措不断改善和提升办公室行政管理工作，以更好的服务于企业发展大局。

参考文献：

[1] 段根良，努力适应新形势需要，不断提高办公室工作整体水平，西北工业大学学报（社会科学版），2001

[2] 秦怀茂，从行政管理角度谈做好办公室工作的认识，新疆财经学院学报，1999

[3] 张永桃，《行政管理学》，高等教育出版社，2012