哈尔滨车展现场管理问题及对策研究

郝华

摘要：随着越来越多的车展、服装展等会展活动的出现，车展已成为人们生活中熟悉的社会活动。车展现场管理是短时间汇集大量的人力、物资，会出现大量的交叉任务，而哈尔滨车展面临的是展馆设施设备不健全、参展商不配合以及自身管理制度存在漏洞。所以通过加强对场馆的维护、完善自身以度参展商管理制度等措施来使这些问题能有效解决。

关键词：现场管理：哈尔滨车展；车展现场管理

一、绪论

针对哈尔滨车展现场管理的现状以及出现的困难和问题结合竞争理论、现场管理理论和营销理论以制定适合哈尔滨车展的管理策略。通过对哈尔滨车展现场管理的研究分析现有哈车展的现状及问题针对其具体情况充分利用其优势避开其劣势制定正确、实用的改革策略以便准确把握车展上的管理节奏与模式提高专业观众和参展商对车展的满意程度扩大销量和盈利最终提出完善改良现场管理策略的对策通过策略的实施对于提高哈车展现有的现场管理水平、拓宽盈利空间、提高竞争实力具有一定的理论和实践意义。

二、会展现场管理工作的作用和重要性

（一）会展现场管理工作的作用

会展现场管理都是短时间集中了大量的人群、物品等就在这短时间内会大量的任务会交叉出现需要通过一种科学的方法使这些交叉任务能有效地分配并且合理地控制是大家共同关注的问题。也是车展现场管理的意义。

众所周知会展现场管理是办展至关重要的成功因素和致胜环节。而会展活动现场管理的成功与否将决定专业观众和参展商对本展会的满意度以及提升展会的知名度和美誉度。而常久以来大型活动现场管理一直是全球会展活动组织者头疼的问题。前期精心而充分准备，现场还是难免发生各类事件。随着现代会展业的日驱成熟，人们已开始意识到会展活动现场是否能顺利进行与前期的组织设计、任务分工、责权分配等有很大关系。现场管理不到位直接影响会展活动的成败。以现场管理优化为基础把管理的重点放在现场各职能科室，主动地为现场服务提供良好的工作条件。现场管理搞好了企业管理的整体优化才可能实现。

（二）会展现场管理工作的重要性

会展活动现场管理具体体现在对参展商和观众的优质服务上。它是展览计划的具体落实也是直接反映和衡量办展水平的必要环节，理应备受会展组织活动组织者的重视。然而会展现场管理、控制和协调的内容相当复杂，如若处理不当突发事件必将会酿成大的问题。所以要求现场管理的指挥协调成员对展会相关事宜全盘了解并能及时、果断做出英明决策。

三、哈尔滨车展现场管理存在的问题及成因

（一）哈尔滨车展的现状

哈尔滨国际汽车工业展览会（哈尔滨国际车展）是由中国汽车工业协会、中国汽车工程学会、黑龙江省经济委员会、哈尔滨市人民政府、哈尔滨长城国际展览有限公司等单位共同主办的国际性行业展会。展会历经16届，规模档次不断提升，展出面积逐年扩大，得到了整车厂商、零部件企业和汽车后产品厂家的热情加盟和积极参与，是国内著名的五大车展之一。

哈尔滨国际车展秉承“国际化、专业化、品牌化、特色化”的定位在展会规模、运作水准、展会档次、精品车型、各展区特色营造和车展活动六个方面均实现了历史性突破。哈尔滨国际车展将以其强大的参展阵容、精选的品牌展品、各具魅力的特色展台、丰富而强烈的文化气息、悉心地组织策划来展示世界汽车工业在新世纪的新风采和新趋向，并一如既往地为广大参展企业提供更完善、更专业、更优质的服务。

（二）哈尔滨车展现场管理存在的问题及成因

尽管哈尔滨车展办得风生水起具有较高的知名度和较大的影响力，被各界人士所看好，得到业界的肯定和认可。但是由于车展观众参与人次超负荷参展商也日益增多的情况下组展商对应的工作人员也在逐步增加，长城会展公司历届都会聘请大量的学生志愿者加入管理现场秩序的大军，分别聘用安保人员及消防官兵来统一配合协调车展现场管理。因此车展现场的管理还存在着一些问题，以下是哈尔滨车展现场管理的一些问题和产生的原因。

1.车展布展阶段的问题及成因

展会布展是展会开幕前的现场筹备工作，车展的布展时间往往需要一个星期：展位画线工作、参展商报到和进场、展位搭建协调工作、现场施工管理和验收、现场安保工作、现场清洁和布展垃圾等的处理，展会布展正式开始后展会要对布展工作进行全面协调和管理。但其中存在着组展方、参展方等多方的问题。

2.车展展期阶段的问题及成因

一个展览会从筹备到开展其周期至少在一年以上，而作为展览开展阶段的重点往往只有三到五天。可以说展会现场是一个展览会的关键，而展会现场管理是重中之重。展会现场管理是展览计划的具体落实和办展水平的直接反映，因而备受主办方和参展单位的重视。同时展会现场管理、控制和协调的内容十分庞杂。如果任何一件小事处理不当都有可能发展成大问题继而影响整个展会的效果。参展商没有配合组展方工作，没能认真阅读展会要求，为了一己私欲而违反规定。这种做法不仅影响其他的同业展商还害得自己承受不必要的经济罚款。

3.车展撤展阶段的问题及成因

展览结束后应首先配合客户把展品撤离现场，再进行展位的拆除。如果客户有些材料需要再次使用的应帮助其对包运输如果是需要保存的应拆装。撤展时退回前期预付的相关费用，进行成本计算，向展馆或主办方退回事先预付的电插头、停车证押金等费用。撤展需要参展商的配合，由于车展撤展程序和标准不严格，导致不仅是自身的利益受损。如果因为参展商不配合造成的损失只会由他们自己承担，同时影响到其他参展商和搭建商关于撤展的相关事宜，造成的损失也是由该参展商负责赔偿。

四、提高哈尔滨车展现场管理水平的建议

（一）车展布展阶段问题的解决对策

1.确保展位画线和地毯铺设正确

首先对组展人员进行严格专业的培训，并且按照各参展单位租用的场地面积和位置画好每一个展位的地域范围，确定每一个展位的具体位置方便参展商在自己租用的地方搭建展位和陈列展品。展位画线工作涉及每一个参展商租用展位的具体位置和面积大小，办展机构要认真仔细一丝不苟要按照事先对参展商的承诺如实办理。在展馆计划铺设地毯的地方按计划铺设地毯，如展馆的公共区域、某些标准展位等。地毯铺设一定要紧贴地面，要美观且不能妨碍行人通行。

2.督促现场安全保卫工作

布展期间现场人员众多，各单位布展施工涉及用水用电，有一定的危险性。展会要负责展会的一般安全保卫工作，但对参展商的展品丢失、损坏和人员伤亡等不负责任。所有的展位布置完毕以后展会还要陪同消防和安保部门对所有的展位进行一次全面系统的检查，保证展会符合消防和安全要求，彻底清除展会现场可能存在的安全隐患。为保护自己的展品和人员安全参展商一般还要对自己的展品和员工投保。除了一些特装展位由参展商自己搭建以外，展会一般还要负责搭建一些标准展位。不管是标准展位还是特装展位展会要监督所有的承建商按展会要求搭建：对于展位搭建中出现的各种问题要及时协调处理。

3.加强现场施工管理和验收

展会要派出专门人员管理各承建商的现场施工，如现场用电、用火、噪声、展位高度控制、电线线缆的安装和走向、灯光的设计和使用、搭建展位的材料的防火性能、展位之间通道宽度的控制、重型机械的地面承重控制、标准展位的标准配置等。要及时查验避免施工现场秩序混乱和出现安全隐患。

（二）车展开展阶段问题的解决对策

1.定期对场馆硬件设施进行系统维护

随着信息技术的发展和网络的普及智能化、科技化管理正在成为现代会展场馆经营管理的趋势。对物流平台进行严格划分，加强人手控制物流平台，提高物流平台的管理，严禁明火多，派工作人员进行巡逻加以看管：与场馆协调沟通，对场馆进行维护维修，防止漏雨和停电的发生以免对参展商造成损失：合理配置有限的停车位，并尽量增加合理停车位以保证车商和专业观众的车有位置停靠。会展场馆的智能化管理可以通过智能化管理系统来实现。

2.完善组展商管理制度与机制

会展专业人才的系统管理，加强对员工的管理和约束，完善公司人员管理制度，调整人员支援关系以保证人员流动减缓甚至是留下来继续效力。定期为员工设置培训课程相关的出差项目，以增进员工上升的积极性，提高员工的福利待遇，增多旅游机会，经常与员工互动。

五、结论

通过对哈尔滨车展现场管理的研究，分析现有哈车展的现状及问题。针对其具体情况并充分利用其优势避开其劣势，制定正确、实用的改革策略，以便准确把握车展上的管理节奏与模式，提高专业观众和参展商对车展的满意程度，完善场馆设施维护和组展商的管理机制，以扩大销量和盈利，最终提出完善改良现场管理策略的对策，通过策略的实施，对提高哈车展现有的现场管理水平具有一定的理论和实践意义。