公共卫生监督执法档案的数字化管理问题探讨

摘 要：公共卫生监督执法档案有文字、表格、音像等多种存储方式，它真实记录了现场环境监测、公共卫生监督执法、日常监管情况等，这对于以后的工作具有重要的参考价值。但是传统的档案存储方式存在诸多弊端如占据场地，浪费资源等。随着现代数字化的普及，公共卫生监督执法档案也开始向数字化方面转变，数字化管理档案，可以有效避免以上弊端，同时有方便管理，操作简单等优点，。本文就公共卫生监督执法档案的数字化管理从概念上分析，并根据其在由传统方式到数字化方式的转变过程中的问题进行研讨，以期求得合适的解决策略，希望可以给读者参考价值和有所启示。

关键词：卫生监督；档案；数字化；管理研究

随着社会的不断进步发展，数字化在人们日常生活中越来越普遍，在利用其方面的同时，有效提高了工作效率同时节约了不少资源，只都是值得肯定的地方。公共卫生监督执法档案由传统的方式向现代数字化科学管理的转变也是大势所趋，符合当下发展的形势。数字化的档案存储方式方便管理人员分类、检索、收集规整信息。当然在向数字化转变过程中存在不少问题，涉及基础设施、资金投入等多方面。因此公共卫生监督执法档案数字化的实现是一项综合的大型工程，需要多方面支持配合。同时，建设过程也是学习的过程，在解决问题中完善档案数字化管理。

1 卫生监督执法档案的数字化管理的概念和意义

1.卫生监督执法档案的数字化管理的概念

卫生监督执法档案的数字化管理是目前档案科学建设的重要组成部分，它以图像、文字、声音等为载体，以多种形式将有价值的资料保存下来，方便以后的参考使用。数字化管理档案资源，对他们分门别类整理、收集、设置检索等。使得档案管理趋于科学化、有序化和实用化。能够有效节约现有资源，提高工作效率，提供方便的服务。

2.卫生监督执法档案的数字化管理的意义

卫生监督执法档案的数字化管理的意义体现在三方面。第一，节约存储空间。以纸质形式为主存储凡事，需要一定的空间和适宜的存储环境。但是数字化管理有效节约空间，降低了存储成本。第二，提高工作效率。数字化管理以计算机操作为主，简化了工作流程，操作简单。人力的使用大大降低，工作内容在很大程度上，交由计算机处理分析、第三，实现档案形式多样化。数字化的存储支持多种存储格式，文本、音像、视频等格式的重要信息能够真实有效的记录下来。

2 卫生监督执法档案的数字化的发展现状

1.基础设备和建设资金不完备

档案数字化的管理转变需要一定的资金投入和基础设施的构建，这是一项复杂的工程，所需的人力物力也是在所难免的。目前存在的问题在于基础设施的构建和资金投入。缺乏资金的有效供应，导致相关的软硬件设施建设不完备，而且相应的升级服务，软件维护等工作也不能落实到位，在一定程度上限制了数字化的转变和发展。而且现在卫生监督执法档案的数字化还处于发展阶段，会碰到诸多问题，这都需要加大资金的投入，从根本上解决问题。

2.缺乏有效的监督管理机制

卫生监督执法档案的数字化的发展缺乏有效的监督管理机制主要表现在两方面。第一，档案的监督管理不到位。尽管实施数字化的档案管理使得管理起来方便快捷科学，但是各部门监督管理的标准不一致，信息资源共享过程中增加不必要的麻烦。第二，人员工作积极性不高。日常的监督管理工作疏松，人员工作积极性不高，工作效率低下。对数字化档案管理的思想认识不深刻，缺乏严格的工作素养。而且缺乏有效科学的奖励机制，这也是管理人员工作积极性不高的原因之一。

3.数字化管理的人才匮乏

数字化管理方面的专业人才的匮乏是制约公共卫生监督执法档案数字化快速发展的一大因素。目前现状是旧员工工作经验丰富，专业知识有所欠缺，而新员工知识储备丰富但是缺乏丰富的经验和对工作的认识，在思想认同方面也有所不足。管理人才不仅要求过硬的专业知识，还要有认真谨慎的工作态度，熟悉档案方面的规章制度，遵守职业道德，这是企业单位对员工自身素质的基本要求。

3 卫生监督执法档案的数字化管理的解决策略

1.加大资金投入，完善基础设施

转变传统的思想观念，适应的当下的发展形势，加大对数字化档案建设的资金投入，着力完善基础设施。对于建设过程中必需的软硬设施如计算机和网络配置等，保证工作性能稳定可靠，使用寿命长。良好的工作环境，有利于工作的正常进行，提高工作的积极性和工作效率。日常的维护工作要求落实到位，对于软件升级、设备维修等，各部门积极配合，加大资金的投入，这样才能从根本上解决问题。

2.建立健全监督管理机制

建立统一的档案的管理标准。由于各部门因为工作需要，各自制定了不一的档案存储格式，各部门之间的共享存在一些问题，因此避免这些问题需要制定统一的档案管理标准。统一的档案管理标准要求整洁大方、格式统一、结构严谨。档案按照一定的标准转、归类、存档。分门别类整理收集，同时按照一定的顺序索引，有效提高了工作效率。建立健全监督管理机制的建设，提高管理人员的工作积极性。绩效考核制度的实施，有效激发管理工作人员积极性，端正工作人员的态度。而且监督不仅仅局限于考核，还要监督整个数字化系统的可靠运行，定期对档案进行检查监督，软件日常维护、升级工作的落实到位。数字化的档案管理不只要求科学性、快捷性，更重要的是注重它的时效性和实用性，这样在监督管理的背景下，才能稳定安全工作。

3.培养和引入专业人才

培养和引入数值化档案管理的专业人才是该工程的关键组成部分。企业单位一方面扩大人才来源，在社会上招聘合格的专业人才。另一方面，企业单位自身对于人才的培养集训。引入的人才在某种程度不能胜任工作，他们的工作能力需要提高，实践经验需要积累。因此企业单位要定期对管理工作人员进行培训，一方面增加专业知识方面的巩固提升，另一方面积累丰富的工作经验。除此之外，还要培养提高他们的思想认识，增强他们的企业单位的认同感，能够深刻理解工作的必要性和重要意义，在他们能够熟练掌握设备的使用的同时和提高了解决问题的能力，可以应对解决在发展过程中遇到的问题，这才是企业单位取得长足发展的关键。

总之，卫生监督执法档案的数字化管理工程的建设不是一蹴而就的，需要时间的发展和资金的投入，建设完备的基础设施才是该工程长足发展的基本要素。在数字化档案的实施过程当中，必要有着严格的监督管理机制进行约束。不单单是从档案的格式上要求，还要统筹规划整个工作整体，协调发展，提高工作的积极性和工作效率。只有完善的监督管理机制才能保证在实施道路上坚定不移的向既定目标前进。除此之外，专业人才的培养和引进也是解决问题的关键所在，企业单位不仅仅是引入人才，更重要的是培养人才。相信未来的不久，在卫生监督执法档案实施数字化管理的道路上能够取得不菲的进展和明朗的前景。

参考文献

[1]张蓓蕾，李安琪，陈华俊，孙永萍，黄娟，张帆.卫生监督档案数字化管理研究[J].中国卫生监督杂志，2014年4期.

[2]孙洪坡，关于医疗卫生档案的电子化管理分析[J]，科技风，2015（8）.

[3]曹思静，新时期的疾病预防控制中心的档案管理工作[J]，城建档案，2015（6）.

作者简介

唐辉（1977-），男，汉，河北张家口人，助理馆员，本科，研究方向：卫生监督档案管理。