高校档案馆成绩单翻译工作改进刍议

文/田 伟 韩海涛Tian Wei Han Hai-tao

高校档案馆成绩单翻译工作改进刍议

文/田 伟 韩海涛Tian Wei Han Hai-tao

Improvement of Transcript Translation in the College Archives

在经济全球化和教育国际化的时代背景下，高校档案馆成绩单翻译逐渐成为一项重要工作。为了解决当前该项工作中存在的效率低下、被动服务等问题，高校档案馆应从管理和技术方面进行改进。研究表明，通过管理与技术两方面的协调统一、共同进步，将促进该方面工作对大数据时代的适应能力。

高校档案；翻译；档案信息化；大数据

一、高校档案馆成绩单翻译存在的问题

（一）缺乏专门的信息系统支持

当前有一部分高校档案馆开展翻译工作仍采用填word模板的办法，不是数据库软件，其很难完成简单的数据处理任务，更不用说从中提取信息了，所以该方式的信息化水平极低，且该方式速度慢、格式敏感、出错率高。即使是有信息系统的高校档案馆，其用于成绩单翻译的信息系统也多开发于近十余年前，普遍存在以下问题：1.系统功能过于简单、自动化程度低；2.系统功能不能完全适应当前翻译业务的现实要求；3.系统的操作方法与流程不完全符合当今档案馆工作人员的使用习惯；4.系统的设计方案不甚合理，在数据存储等方面不符合数据库优化准则；5.由于多数档案馆使用的信息系统并非自主开发，所以当需要修改、升级、维护时，不能及时实现这些任务，造成系统适应性不强；6.很多高校档案馆尚未与本校教务处等部门实现充分的电子数据交换。

（二）翻译的准确性、专业性不强

一些档案学的相关研究中［1］已就如何准确翻译课程名、专业名等问题进行了研究。而对于课程名的准确翻译，实际上还不完全是档案馆工作人员自身英语水平的问题，在很多情况下应属于专业英语翻译的范畴，非本学科领域的人往往难以掌握某课程准确的翻译方法（例如“协同过滤”、“反渗透”等等）。因此翻译不准确的问题实际上是档案馆与各领域学者联系不够密切的问题。

（三）翻译业务被动服务、缺乏宣传

相关研究指出，［2］很多高校的主要服务方式依然是被动服务，坐等学生上门。很多档案馆并没有主动向广大师生推介本馆的翻译服务，最多是在自己的网页上介绍了翻译业务的流程。然而，网上既有的流程说明未必能充分向大家表明本馆该项业务的具体注意事项，且在实际中我们发现，即使是在需要来档案馆办理业务的情况下，学生往往很难事先主动浏览学校档案馆网站，而是习惯于“到了地方再问”的办事模式。这些都造成了师生对档案馆翻译业务的了解不够。

二、改进高校档案馆翻译工作的策略

（一）完善档案馆翻译工作制度体系

加强与各专业教师与专家的联系，获得各专业课程、专业名称的准确翻译。专攻某领域的学者最了解本专业的“paper”中如何表述某一课程、某种概念和说法。因此，高校档案馆应建立某种常态的、顺畅的联系机制，使得档案馆在翻译工作中遇到翻译困难的课程名称时，能够便捷联系到该专业领域的教师学者，确定该课程在业界准确的外语表达方法。通过这种联系机制从整体上提高翻译水平。对翻译业务开展前置宣传，与学生工作相结合。前文分析指出，对于使师生广泛了解档案馆翻译业务而言，仅在在网站上公布业务流程并不够。因此应当围绕该项业务开展前置宣传，正如研究中指出的要进行“校园培训”。［2］

（二）提升档案馆翻译工作信息化水平

1. 获取成绩档案的电子数据源

高校档案馆实现这个目标包括两点：其一，打破部门条块分割，与本校教务等部门密切联系，从本校信息系统中获取成绩电子数据源。获取的方式有多种：如获得教务系统访问接口、从教务系统获得成绩导出表、获准访问教务系统数据库、整合各部门信息系统等等，可根据本校具体实际实施。其二，在档案馆自身库存纸质成绩单扫描为数字化图像的基础上，加强对其OCR技术的研发，将纸质成绩单转化为电子数据库。

2. 高校档案馆应根据自身翻译工作的特色及需求自主开发成绩单翻译系统

相对于直接使用现成软件或第三方开发，自主开发软件的优点和意义在于：第一，提高档案馆翻译工作的自动化程度、减少日常工作所需的工时消耗；第二，通过软件保障翻译工作的正确性和规范性。软件的本质是将馆内优秀经验和规范流程，以计算机程序的形式记录下来并自动“重复播放”，相当于将正确的做法“固化”在日常工作中；第三，通过自主研发软件可使档案馆掌握相关技术，使所用的软件系统适应本馆业务要求并对用户透明，便于日常维护以及随业务变动对其进行改进和提升；第四，通过软件系统实现相关信息的数据库化，为学校决策部门今后数据挖掘、支持决策等应用提供保障。

▲图1 高校档案馆成绩单翻译数据库E-R

3. 适应档案馆翻译业务的系统框架

目前，本校档案馆在开发专门成绩单翻译系统方面已经进行的主要工作包括：基于自身翻译业务分析，给出成绩单翻译业务涉及的实体-关系图（ER图）模型。（如图1所示）

图中反映的是当前本校档案馆翻译业务所面对的学生学习的实际情况，例如同样的课程由不同的学生学习，其学分会有所不同，故将学分作为“学习”联系的属性等。该ER图中所涉及的实体都是需要出现在本校翻译成绩单之上的元素，需本档案馆自己存储这些数据。通过该ER图实现翻译软件系统数据库的概念设计。

在此将ER图转化为关系模式的原则包括：将“1”方主键纳入“N”方实体；“1对1”的“翻译”联系的“中文方”主键统一纳入“英文名”方实体为一个关系模式。以上五个关系模式的定义确定了软件系统数据存储的基本模式。在这五个关系模式中，“学生成绩”是核心的数据存储模式，其余的四个模式都可视作是对该模式信息的补充说明。每个关系模式在翻译系统中被设计为一个数据表。档案馆用户一般日常输入或导入成绩信息的数据表是“学生”和“学生成绩”两个表：将“学生”作为父表、“学生成绩”作为子表，通过数据库软件的数据记录指针联动功能传递信息。其余三个数据表作为背景信息辅助数据表。

▲图2 “学生”数据表函数依赖分析

由逻辑设计得出的数据表一般应尽可能提高其范式等级，以消除数据冗余、操作异常等现象，但也要兼顾业务实际意义和控制系统数据表总数量等因素。本系统所建立的五个数据表（关系模式）中，“课程”、“专业”、“校长”数据表可以达到3NF，甚至是BCNF。对于“学生成绩”数据表，以“学号”+“课程名”为主键的情况下，不存在非主码对主键的部分依赖和传递依赖，故此数据表可以达到3NF。但在本校实际软件系统中不宜定义“学号”+“课程名”为该表主键，这是由于成绩数据表在实际使用中有可能出现学号与课程名相同的若干条记录，这表示一个学生在不同的学期学习了相同的课程。从这个意义上讲，成绩表的主键应当是“学号”+“课程名”+“学期”。这与数据库教科书上经典范例不同，是出于对档案实际业务的分析结论。此时该表所有函数依赖左部都包含侯选码，故其属于BCNF。对于“学生”数据表，其函数依赖关系如图2所示。

以“学号”作为主键的情况下，“学生”数据表中存在非主属性对主键的传递依赖，因此该数据表最多达到2NF。之所以没有进一步分解该表以提升其范式等级，是出于实际应用的考虑。若系统建立数据表过多，对其运行开销、系统可靠性等方面会有不利影响。而“学生”数据表在只能达到2NF的情况下，会存在数据冗余、数据一致性不能保证等问题。为改善这些问题，可在系统代码设计层面上采取事件触发自动填写等举措保障正确性，如在输入表单中加入“毕业时间—校长名”的自动填写功能等。

在以上概念设计、逻辑设计的基础上，我们提出一种翻译系统，由构成系统的用户操作、数据流动和系统功能边界组成。特别是将用户操作抽象建模，描述出档案馆翻译信息系统应当具有的简洁操作模式。依据此，用户可以三种方式实现成绩单翻译：一、全导入：通过成绩信息电子数据源直接导入成绩信息；二、半导入：先制作可导入表再向系统辅助导入；三、全输入：用户向翻译系统逐条输入成绩信息。框架中，全导入是“最理想”的制作过程，最能体现本文所述档案馆自主开发翻译系统和获取电子数据源的优势和意义。

三、小结

大数据时代的档案服务，要求档案管理与档案技术的和谐统一、共同进步。本文以高校档案馆成绩单翻译工作改进为切入点，对如何从管理与技术两方面系统性提升高校档案馆在大数据时代某一方面业务水平的问题进行了探讨，提出的工作改进方法、系统设计方案和系统框架模型，面向具体的工作实际，既针对本校实际情况，又对其他档案馆该类业务具有借鉴意义。

（本文是2014年度国家档案局科技项目“大数据时代档案馆服务创新与发展趋势研究”系列成果之一，项目编号：2014-X-16）

（责任编辑：阎海燕）

［1］ 王超.做好学生成绩档案翻译利用工作的对策［J］. 兰台世界，2006，（7）.

［2］王玉玲. 高校档案机构职能延伸的困境与出路［J］.档案学通讯， 2013，（2）.

G275

A

1005-9652（2016）04-0053-03

田 伟（1982—），男，天津人，天津工业大学档案馆馆员，博士。

韩海涛（1960—），男，辽宁锦州人，天津工业大学档案馆馆长，教授。