新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究

王若琳

（黑龙江省荣誉军人康复医院，黑龙江 哈尔滨 150000）

新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究

王若琳

（黑龙江省荣誉军人康复医院，黑龙江 哈尔滨 150000）

事业单位各项工作展开，必须以档案管理为基础。当下，信息技术的快速发展对事业单位原有的档案管理方式造成了很大的冲击，让其管理水平逐渐滞后。为此，事业单位要改善档案管理上的不足，借助现代信息技术，推进档案信息化改革。实现改革不仅可以减轻人力资源的压力，还可以提高档案的利用率。

新形势；事业单位档案管理；创新；服务；改革

前言：事业单位每一项工作从开始到结束，都会记录成档案，也就是说通过阅读档案，可以直观的看到工作的全部内容，所以，提高档案管理水平，可以让事业单位工作的展开提供参考。但就目前事业单位档案管理情况分析，有很多管理上的弊端，像是管理不规范、效率较低等。

一、事业单位档案管理存在的不足

（一）档案管理工作处于被动状态。事业单位的服务工作是一个长期的过程，而档案管理人员只会在服务结束后才会对这项工作材料进行收集，具有被动性。特别是在收集的过程中，并未认识到随工作的进行及时收集材料的重要性［1］。因为一些部门的疏漏，可以缺少对某一工作步骤的记录，造成工作资料缺失，让收集到的资料过于零散，没有及时性。

（二）缺少档案管理技术的投入与使用。现在，很多事业单位都会引入电子设备，让纸质档案转化为电子档案，运用电子档案的管理模式，这种方式却依然没有改变档案利用率低的现状。会造成这一现象的原因是因为电子档案管理模式是以信息技术为基础形成的新型管理模式，已经习惯用传统方法的工作的管理人员很难接受，缺少应用与了解，又因为年轻管理者没有接受过专业知识的培训，应用并不熟练。所以，事业单位的整体管理水平依然滞后。

（三）有些事业单位缺少专门的档案管理人员。我国一些事业单位并未设立档案部门，而是由其他部门的工作人员兼顾档案管理工作。这种档案管理方式会造成兼职人员主要把工作重心放在本部门的工作上，简化档案管理的工作，又因为没有专业的管理知识与技术，降低档案管理的工作质量和效率。

二、事业单位建立档案管理制度的原则

（一）注重规范化与灵活化。每个事业单位的规章制度都是根据国家的相关政策制定，但这并不代表制度一定要死板、墨守成规，而是可以根据规模的大小以及工作存在的差异性，根据实际情况，制定符合自身特点的管理方式与制度［2］。

（二）明确职责。事业单位在制定档案管理制度时，必须明确管理人员的职责，说明职权范围，同时，还要用其他条款保证工作人员形使的权益，把这两者放到同等重要的位置上。

（三）让动态与静态相结合。事业单位制定的制度并不是一成不变的，要根据时代的进步不断进行调整，做适当的改变。因此，档案管理部门要积极吸取其他地区成功的经验，与自身的管理方法相结合，改善工作中的不足，完善管理制度。

三、实现事业单位档案管理工作改革的有效措施

（一）重组档案管理业务流程。重组业务流程是指以信息化为切入点，客观分析每个管理业务流程，找到工作中存在的问题，利用信息技术对其进行重新规划，优化整合，完成升级［3］。又因为信息化可以从根本上改变档案管理，让流程符合信息化的要求。事业单位可以从以下两方面实现重组：

首先，实现业务流程的优化。事业单位的管理者要根据已定的管理流程，确定档案管理部门与其他部门的协作关系，要求档案对工作内容实时跟踪，及时录入，对其进行编制、更新，并定期对数据库进行维护，同时，还要根据需求者查阅资料的内容，给出具有针对性与目的性的流程，满足其他部门的多种需求。其次，让业务标准化。制定标准化的业务流程，可以让档案管理工作按照规定的程序进行，并以此判断流程具有的使用价值与可行性，确定职责权限，重组结构，树立长远的发展观念。

（二）提高对档案管理的重视度。事业单位必须实现档案管理方式的改革，以促进单位持续发展，提高工作效率［4］。因此，事业单位的管理者要对档案管理工作做客观的分析，认识到：档案会记录单位内进行的各项工作与事务，记录员工的工作内容，通过阅读档案，可以看到工作中的各个流程，对人员进行监督，并且，可以把档案作为参考，根据确定的评价机制对工作业绩进行测评，制定单位发展的重要决策和改革措施。所以，事业单位要定期组织培训，同时还有参考其他单位成功的管理方法，进行对比，发现自身管理上优势与不足，及时改正。还要要求档案管理人员总结社会不同发展阶段的档案管理方式，逐步完善管理机制，实现科学规范化管理。

（三）加快专业管理人才的培养。事业单位加强对档案管理人员专业知识与素质的培养，有助于改变他们的工作观念，强化责任意识，提高管理质量与效率，用科学化的管理方法实现有效管理。因此，事业单位的管理者要改变自己的态度，根据单位档案管理的特点，适当调整制度，建立培训机制，定期组织相关人员对工作人员进行培养，让其在实际管理中熟练运用专业知识与技术，培养专业人才。同时，还可以建立奖惩机制，提高管理人员工作的积极性。而档案管理人员要从自身的角度出发，不断汲取成功的管理经验，熟悉国家制定档案管理规章制度，提高专业素质，探索新的档案管理模式，让事业单位的工作有序进行。

（四）完善管理方法。事业单位要全面贯彻并实行管理机制，根据自身的发展特点做适当的调整，贴合实际。另外，档案管理部门的领导者要遵照规章适度进行档案管理工作，起到带头作用，强化管理人员的服务理念，用创新性的思维解决管理问题，整合现有的信息资源，提高管理效率。并且还要增加技术设备的投入，为档案部门体统计算机等办公用具，适当档案信息化。

总结：档案是事业单位进行各项工作的重要参考，有很高的实用价值。在新形势下，事业单位必须遵循原则，实现档案管理方式的改革，利用现代化信息技术，改变档案管理人员的观念，注重专业人才的培养，创新档案管理模式，提高管理质量。

［1］王玲玲. 新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究［J］.办公室业务，2015，12：74-75.

［2］张鑫. 试论新形势下事业单位档案管理与创新［J］. 群文天地，2011，24：204.

［3］尤丽. 浅谈新形势下事业单位档案管理的改革［J］. 山西档案，2014，06：63-65.

［4］夏枫. 新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究［J］. 企业改革与管理，2015，18：20.

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1671-864X（2016）10-0297-01