网络环境下高职院校人事管理信息化探讨

【摘 要】 本文阐述了信息化模式的人事管理作用与意义，探讨了人事管理信息化模式的基本结构，分析了推行人事管理信息化模式遇到的普遍问题和解决办法。包括成本问题、观念问题、操作问题、安全性问题和高校实际情况与信息化匹配问题。为高校推行人事管理信息化模式提供了借鉴。

【关键词】 高职院校;人事管理;信息化;模式

高校管理人事的基本功能是吸引人才，引进人才。创新人事管理模式，使之与社会发展匹配是必要的，运用网络进行管理也是可以实现的。高职院校需大胆突破思想束缚，尽力清除自身管理存在的障碍，运用信息化，提高相关效益，实现无纸化办公。

一、信息化模式的人事管理作用与意义

1、全面提高整体工作效率

原始的人事请假流程，都是先写请假条，然后再逐级找人签字。而如果采用信息化，请假人则只需要在页面端发起请假流程，网络系统自动将相关信息发给审批人。即使审批人出差在外也能及时办公，而审批结果也会实时传递给请假人。所以人事信息化管理模式的构建，能大大提高效益，省去诸多环节，减少错误的出现，节约许多时间，省去相关人力审批过程。

2、减少人力，节约成本，有利环境保护

3、领导管理更简单，更直观，更易掌握全局

原来的纸质化模式办公情况下，领导人可能要面对大量的表格，翻阅大量的文件。比如需要了解一个人时，需要到档案室查阅相关档案，费时又费力，有时还会出错。而在信息化模式下，档案之类随时可以调看，相关数据统计也可以适时生成，直观而明了，一切都变得很简单。领导人可以清楚地全面地了解院校的人和事，信息更新及时而准确，从而方便认识自己的管理，做出更为正确的决断。领导人长时间在外地出差或休假，也可以知道学校发生的人和事，实现远程办公自由办公。

二、人事管理信息化模式的基本结构

1、人员基本资料模块

主要包括岗位、基本职责分工、人事合同、个人基本信息、工资、绩效等的原始数据进行管理设计，能够用于多种并行数据库。基本资料模块是最原始的人事数据，能使相关管理人员了解数据更完整，同时利用信息化模块还能生成多种分析数据和统计表，实现人事的快速查询，并做出相关快捷管理。

2、人事信息化模块

也就是办事流程模块。如上面提到的请假流程，还有奖惩、考勤、社保、绩效、薪酬等流程模块，另外还可以加一个投票模块。在高校生活工作的方方面面，或多或少都存在这样那样的投票模式的选举，择优，评奖之类的活动，此模块能方便操作，直观而明了。所有模块最主要是发起，反应，后果三个方面，需做到环环相扣，设计时要使细节人性化。实现人事管理信息化模块，就是简化程序，减少中间环节，减少找人签字的烦恼，实现远程办公。

3、安全模块

此安全不仅指对外部所来侵害的防止，也有内部的安全问题，需对相应电子资料设置对等限制，不同职级设定不同权限。同时网络需设置多个传输，要设置尽量多的带宽，避免因一个环节问题或者病发多而使一个或多个功能不能运行或者导致整个系统崩溃，提高信息化的使用体验感。

4、帮助使用模块

此模块就是为帮助人使用，加快人员上手，提高效率所设置。帮助模块中还需设置用户反馈，以帮助软件应用者发现问题，及时提交给开发者研究和解决。

三、推行人事管理信息化模式遇到的普遍问题和解决办法

1、成本问题

信息化需要终端，就是电脑或者相应的智能设备。信息化还需要铺设网络，需要存储器，需要开发相关软件系统，需要信息维护人员。这些最初阶段都是投入，并且还需要很多后续费用。很多高校的管理层在这个时候就会犹豫，认为不值得，反正原来的办公也能运行。高校要解决这个问题必须结合现今社会现状和趋势，以及长远成本来衡量。一方面社会趋势就是信息化，其它高校已经在推行或者准备搞了，如果不改变就会落后，就会被淘汰。另一方面，信息化的初始投入会在以后的办公效率提高中得到回报。比如纸张的减少，人员的精简，远程办公节约时间等等。

2、观念问题

由于高校管理层多是中老年居多，是从传统纸质办公走出来的一代，而习惯是最难改变的。很多的管理人员，认为高校的信息化没有什么作用，还对教学有冲突。他们认为提高教育质量才是高校的根本。这时候，我们需要加大宣传力度，必要时将过程演练出来，让管理高层体会到网络的简便，自上而下，逐步实施，水到而渠成。另一方面，也要加大信息化处理的简便性，人性化的研究，提高体验的好感度。

3、操作问题

信息化需要一定的电脑操作水平，并且要改变原来的纸质办公习惯。如我们要输入用户名，密码;我们要输入一定的汉字或者有可能需要及时确认等。这对用惯电脑的人来说都不是问题，而对于一些中老年人来说就有一定困难，会产生抵触情绪。适时开展电脑基本操作培训，提升相关人员素质和技能，开展电脑知识竞赛，开发系统更易用，都是解决操作问题的办法。

4、安全性问题

高职院校很多人安全保密工作思想意识不强，密码设置过于简单等问题都存在。而且很多高校只建了信息系统，又不建立与之配套的信息制度，使得信息系统混乱，使用人没有权限设置或高级别密码随便公用等，易被不法分子入侵，发生资料外泄，产生不必要的损失。解决这方面的问题，首先要建设一支精通信息化的队伍，让专业的人做专业的事;同时高校还要培训和提高教职人员的安全性认识，如定期举办相关活动来宣传;其次，建立相关信息化制度，如规范用户申请、权限资料申请、相关查看记录在案等等，责任需要到人到事，这样才能有效预防安全事件的发生。

5、高校实际情况和信息化匹配问题

很多学校的信息化为了省事，或者没有做事先调查，或者跟风就采用了一套系统，到最后发现很多事情实现不了，因操作非人性化等原因，最后这套系统就没人用了，信息化失败需要重头再来。我们知道高职院校人事工作繁杂，涉及很多事和人，一个小小的细节不注意，就有可能导致整个信息系统的失败。所以高校在选择系统和系统开发时需要认真调研，要细致和周到。做好系统后，先只能小规模的试用，及时发现问题改正问题。基本成熟后再大规模试用，并做相关系统测试，稳定后才能上线正式投入使用。

四、结束语

信息化乃社会潮流，高校管理人员和各级人事管理人员，除了要不断提高自身管理水平，还应提高信息化素质，努力适应社会需求。管理人员还要培训更多的教职工，提高他们的网络化素质，提升他们的电脑知识和操作水平，培养出一批高素质信息化人才，增强高职院校的竞争力，为高职院校的腾飞打好基础。

【参考文献】

[1] 陈林.高校人事管理信息系统的设计与实现[D].华东师范大学，2011.

[2] 陈佩馥.高职院校人事管理信息系统建设的探索[J].中国管理信息化，2015（21）.

【作者简介】

黄一菲（1983-）女，广东广州人，助理研究员，大学本科学历，研究方向：高校管理.