如何有效构建高校大型活动管理协同模式

陈钢

摘 要：协同学是起源于自然科学领域的科学理论，近年来被迁移至管理学科中，用来揭示和指导管理现实。本文从协同学视角出发，通过对高校大型活动管理特殊属性的解读，来探求在这一管理过程中“他组织”与“自组织”如何更加有效地协同运作，希望对“高校大型活动管理”这一课题提供方法论层面的建议与指导。

关键词：活动管理；协同学；组织混沌；他组织；自组织

高校大型活动管理的特殊属性及定位

一是管理对象的相对集中性：由于高校活动参与主体及面向群体的主要组成为在校师生，因而我们面对的管理对象相对集中且固定。

二是管理目标的社会公益性：高校活动多为非营利性活动，商业属性相对淡漠，因而活动应当着力于塑造参与者的思想政治素质、智能素质、心理素质以及文体技能素质。

三是管理权力结构的弱相关性：高校不同于其他企事业单位或商业组织，拥有强力的权力控制、命令关联度，因而管理效力相对弱化。

综上所述，笔者将高校大型活动界定为由高校作为活动主办主体，具有明确的活动目标，发生在高校空间范围内或由高校群体作为主要活动参与者，且参与人数众多、持续时间长的群体性活动。

高校大型活动管理的协同模式

1.组织混沌

混沌，又称浑沌。英语词汇“Chaos”，源于希腊语，原始含义是宇宙初开之前的景象，基本含义主要指混乱、无序的状态。作为科学术语，混沌一词特指一种运动形态。[1] 在控制论与系统论范畴中，“混沌是指现实世界中存在的一种貌似无规律的复杂运动形态。共同特征是原来遵循简单物理规律的有序运动形态，在某种条件下突然偏离预期的规律性而变成了无序的形态。混沌可在相当广泛的一些确定性动力学系统中发生。混沌在统计特性上类似于随机过程。”[2]

由于前文所述高校管理结构及权力层级间相对的弱相关性，因而高校大型活动管理在运营之初往往要经历从非组织到组织，即从混沌到有序的组织起源过程。在高校大型活动管理启动之初，我们应当允许存在组织混沌阶段，因为混沌的过程正是创意碰撞以及各方要素自由结合的阶段。例如：笔者负责并参与的“中国音乐学院纪念建校五十周年活动”于2014年9月正式开始一直持续至同年10月底，活动混沌阶段起步于活动正式启动的前两年即2012年。2012年5月，学校召开该活动筹备工作启动会，宣布成立“纪念建校五十周年活动领导小组”，并设立办公室。该活动组织混沌阶段需要完成的任务主要为创意生成及前期工作筹备。随着时间推移，组织混沌向有序阶段推进过程中会自动进行低程度组织向高程度组织的升级过程。事实证明，在该活动的组织混沌阶段确立的组织架构在后期几乎进行了巨大的调整与变动。但组织混沌期率先建立的校史组、校友通讯录组、宣传组、综合事务组、顾问组等组织有效地展开了校史的整理编撰以及图书资料、档案、校友通讯录、校友访谈、教师访谈的整理采编工作，同时对外宣传联络、校友会筹建、校歌征集、校庆征文等工作也均有效展开。

2.“他组织”与“自组织”协同

“他组织”是指一个系统中靠外部干预或指令而形成的组织；“自组织”则是指不存在外部干预情况下，系统内部依某种规则，协调地、自发地形成的有序结构。

高校大型活动在起步策划阶段应首先着力于进行“他组织”维度的结构搭建。因为“他组织”是活动目标确立、策划实施与活动开展等一切工作进行的基础。“他组织”在构建中应当遵循以下几个原则：首先，“他组织”应当受到外界的特定干预，在活动管理的组织架构搭建过程中，这一特点体现为要求“他组织”必须设立清晰、明确的工作总体目标或战略；其次，“他组织”应具有弱自我选择与动态演化能力，即应当使该组织结构保持稳定的架构，同时赋予该组织权责清晰的领导与指令；最后，“他组织”应当尽可能使其组织结构与功能相对简单，避免冗杂的工作结构层级设计。例如：“中国音乐学院建校五十周年纪念活动”在策划之初即确立了“他组织”中的“外界特定干预”，即此次活动以“深化中国音乐教育体系建设、传承和弘扬中华优秀传统音乐文化”为主题，以“热烈、俭朴、务实、高效”为工作原则。在这一活动主题及工作原则的干预下搭建了稳定的“他组织”工作组织结构—由办公室、秘书组、顾问组、会务组、志愿者组、宣传组、校史组、校友联络组（校友会）、后勤保障组、演出组共十个职能工作组构成（见图1）。

图1中所示的“他组织”中的每个工作组均由一位校领导直接负责，每个职能工作组任命一名学校相关部门中层干部担任组长，从而保证了这一“他组织”架构的稳定。整个工作组织机构依照扁平化的组织架构搭建，使得分工简化、行政效率提高，上传下达通畅。首先，“他组织”是活动管理运行阶段的基础，但是随着活动的发展，“自组织”就开始基于“他组织”而演进出来；其次，相较于“他组织”，“自组织”不易受到外界特定干扰，同时又善于与“自组织”外环境互动，从而不断优化自身结构；最后，“自组织”往往结构与功能更加复杂，具有主动创新能力与适应能力。

在图1所示的“他组织”架构基础上，随着工作推进，因循组织工作主题与原则的 “自组织”— “学术组”在“他组织”“顾问组”的基础上诞生了。原有的“顾问组”是由学校众多知名老专家学者组成，为整个纪念活动提供智力支持。在工作进展中，该组中的中青年学者与老专家的互动过程中自发逐渐形成了新的“组织”，即“自组织”—“学术组”。该组织由学校中青年学术骨干牵头统筹管理，设立“文集编委会”与“光盘编委会”两个子组织，并与各教学系部对接，成立服务于各编委会的编辑助理团队。

在该“自组织”的工作努力下，最终完成出版校庆纪念文集一套，共9册，总计489万字。出版光盘一套，共16张，包括文字93，000字，CD 780分钟，DVD 200分钟。该“自组织”的工作充满了更多的自主性与创造性，组织中的主编及主编助理团队投入相当精力进行文稿的收集、整理、体例规划、文字编辑、校对等。这一过程中也提升了“自组织”中青年教师的学术能力，锻炼出了一支以学校青年教师为主体的学术队伍。“学术组”这一 “自组织”的出现与工作进展，最终更加完备地推动了整个活动的有效完成。而这一“自组织”最终因其工作的有效性又以 “他组织”的形态稳定下来，成为整个活动中固定存在的重要职能工作组。由此，我们可以看出，在高校大型活动中，“他组织”与“自组织”二者之间相互协同的辩证关系。endprint