协同学理论在图书馆开展嵌入式学科服务应用探讨

2016-10-10郑燕平

图书馆界 2016年4期

郑燕平

[摘要]针对高校嵌入式学科服务面临的嵌入式学科馆员难以走入学科用户的问题，借鉴协同学理论提出图书馆与学院协同建设嵌入式学科服务新模式，通过建设主体协同突破嵌入式学科馆员与学科用户之间的合作壁垒。初步阐述馆院协同建设模式的建设思路，并对馆院协同建设中的难点进行分析。

[关键词]协同学；嵌入式学科馆员；嵌入式学科服务

[中图分类号]G252[文献标志码]A[文章编号]1005-6041（2016）04-0006-04

1嵌入式学科服务面临的发展瓶颈

嵌入式学科服务被视为图书馆学科服务发展的一个新阶段，与早期学科服务相比，更强调图书馆员应走出图书馆，深入用户物理与虚拟空间开展学科服务。国外对于嵌入式学科服务的论述最早见于1993年T.Davenport与L.Prusak共同发表的《引爆合作型图书馆》[1]一文，文中提出：馆员应该走出图书馆，积极融入用户环境，评价用户需求，并为用户提供信息服务。而国内虽然早在1998年就由清华大学图书馆引入学科馆员制度，但当时学科馆员职责要求相对简单，更多的是起到学科联络人的作用[2]。直到2006年，由中国科学院国家科学图书馆实施的“融入一线、嵌入过程”新型学科服务，成为国内第一家明确提出开展嵌入式学科服务的图书馆。此后，国内学者与高校图书馆陆续开展嵌入式学科服务理论研究与实践探索，并取得了一定的成果，但在实践探索过程中也遇到诸多问题，其中关键问题就是嵌入式学科馆员如何才能有效嵌入用户。

嵌入式学科馆员能否有效嵌入学科用户是嵌入式学科服务有效开展的基础和关键。初景利教授对学科馆员所做的一份调查中有87.8%被调查的学科馆员认为，得不到用户的配合和参与，做好学科服务只能是异想天开[3]。当前，国内高校学科服务建设模式都是以图书馆作为建设主体，单独建设运转学科服务工作，而相关学院仅被视为服务对象不参与其中。在这种建设模式下，图书馆与学院之间缺乏信息沟通与协作，学科馆员要想有效嵌入到学科用户中主要取决于学科用户的个人意愿。而且高校学科用户普遍存在对图书馆员能力的质疑和不信任，导致学科用户不愿主动寻求嵌入式学科馆员的服务或与嵌入式学科馆员开展合作。在这种大环境下，嵌入式学科馆员要想有效嵌入到学科用户中开展服务与合作就只能依靠个人关系，这种依靠个人关系为基础的嵌入式学科服务是难以拓展的，无法适应嵌入式学科服务的发展需求，难以实现嵌入式学科服务的价值。

2协同学理论及其在图书馆中的应用

协同学是由德国功勋科学家哈肯（H.Haken）于20世纪60年代末到70年代[4]在多学科研究基础上提出的一种可以广泛应用的现代横断科学。协同学的研究对象是由完全不同性质的大量子系统（诸如电子、原子、分子、细胞、神经原、力学元、光子、器官、动物乃至人类）所构成的各种系统。它主要研究这些子系统通过怎样的合作才在宏观尺度上产生空间、时间或功能结构（即自组织）[5]。协同学从新的角度揭示了系统从无序到有序的演化的内在机制和规律性，是自组织理论的重要组成部分[6]。按照协同学的思想，协同的实质在于强调事物或系统在发展过程中其内部各要素或各子系统之间保持合作性、集体性的状态和趋势，它强调整合、协作的一致性或和谐性；以及在某种模式的支配下事物或系统产生不同于原来状态的质变过程。简单地说，协同就是指系统中诸要素或各子系统间在操作、运行过程中的合作、协调和同步[7]。

协同学作为一门以研究完全不同的学科中共同存在的本质特征为目的的新的横断学科，引起了不同学科领域许多学者的广泛关注，这其中也包括了图书馆领域的学者。笔者在中国期刊网全文数据库中以“篇名”为检索字段，以“协同+图书馆”为检索式进行检索，共检索到219条相关数据，其中最早的一篇为1986年由娄策群和卢绍君合著并发表在《图书馆学研究》上的《论图书馆系统的协同与竞争》一文，由此可见图书馆领域学者很早就认识到协同对图书馆的重要性并开展了相关研究。

3馆院协同是嵌入式学科服务建设的必然要求

初景利在分析国内外嵌入式学科服务相关论述的基础上提出了嵌入式学科服务的概念，即“嵌入式学科服务是通过图书馆员嵌入用户过程和场景，有机地将图书馆的资源和服务与用户的需求相结合，在用户的需求点，主动地根据用户的科研教学需求，提供即时、有效、有深度的信息服务与知识，直接支撑用户的科研与教学，与用户建立合作伙伴关系，充分实现图书馆的功能与价值”[2]。在这一概念中，明确指出图书馆员应与用户建立合作伙伴关系。此外，林燕也指出“嵌入式馆员的工作定位是与用户一体的，即馆员不仅是信息服务的提供者和合作者，也是完全融合入用户群体中的一员，是用户群体的一分子”[8]。而李金芳在分析美国高校图书馆嵌入式学科服务典型案例时，也指出合作是美国高校图书馆嵌入式学科服务获得成功的因素之一[9]。由此可见，嵌入式学科馆员与学科用户合作是嵌入式学科服务的基本特征。然而，当前嵌入式学科服务建设模式将嵌入式学科馆员和学科用户划分到不同的系统内，使得两者的合作成为一种“外部力”，直接阻碍了双方的合作效率。协同学则开拓了系统的范围，把施加给系统“外部力”而使系统形成组织的施力者也作为整个系统的一部分，于是，原来外部给定的外力变成了内部相互作用，系统就可以形成自组织结构[10]。因此，从协同学的视角可以将嵌入式学科服务系统扩展为一个包含了图书馆与学院的多子系统的复杂系统，通过各子系统间的协同形成系统的自组织形式，将嵌入式学科馆员与学科用户间的合作由无序转变为有序，从本质上突破嵌入式学科服务发展瓶颈，促进嵌入式学科服务的快速发展。简而言之，图书馆与学院协同是嵌入式学科服务的必然要求。

4馆院协同模式建设思路

如图1所示，馆院协同建设模式结构图包括协同管理层和嵌入服务层两个部分。其中协同管理层承担嵌入式学科服务中跨部门间的协同与管理，由馆院协同委员会和各学科服务点组成；而嵌入服务层则负责具体的嵌入式服务工作的开展，包括各学科服务点及相关学科用户群。

4.1 建立馆院协同委员会

馆院协同委员会是馆院协同建设模式的核心，具有双重功能。一方面，馆院协同委员会是馆院协同建设嵌入式学科服务的协同中心。图书馆和学院作为相对独立的部门，有各自稳定完善的组织结构和管理体系，对于这种跨部门间的组织协同在管理学里一般采用委员会形式，它可以在不打破各部门原有的组织结构和管理体系的前提下，通过由各部门相关负责人参与的委员会开展定期或不定期的协调会议，使得各个部门之间可以交流信息，了解相关部门的工作计划、存在的问题以及相互要求，以保证取得或提供相互间的必要配合，从而有效突破各部门间的界限，协调各种职能，实现各部门间的协同。另一方面，馆院协同委员会是馆院协同建设嵌入式学科服务的决策中心。馆院协同建设模式最根本的改变就是，在嵌入式学科服务建设中相关问题的决策不再由图书馆单一决定，而是由参与到嵌入式学科服务建设的所有部门所组成的馆院协同委员会共同协商决定，通过委员会协商可以综合各参与部门的意见，从而提高决策的正确性。此外，由于各部门都参与到决策的制定过程中，有助于决策结果在各部门中得到有效执行。

建立馆院协同委员会应注意以下几个方面：首先需要控制好委员会的规模。由于委员会都是利用开会、讨论的方式来开展工作的，其信息沟通的质量与参与人数成反比，参与讨论的人数过多则沟通效果差，反之则沟通效果好[11]。其次要选择适合的委员会成员。委员会成员的选择取决于运用委员会的目的，馆院协同委员会的目的是协同建立嵌入式学科服务，嵌入式学科服务所涉及的服务内容主要包括教学和科研两大部分，因此其成员应为各学院负责分管教学与科研工作的学院领导，以及图书馆负责读者服务的馆领导，而委员会主席则应由分管图书馆的校领导担任，这样有利于委员会的组建和工作开展。最后应建立委员会相关规章制度，明确参与各部门的责任、委员会联络机制、工作时间等，确保馆院协同委员会工作效率。

4.2 建立学科服务点

嵌入学科用户物理空间是嵌入式学科服务的重要特征之一，而学科服务点正是嵌入式学科馆员嵌入学科用户物理空间开展嵌入式学科服务的重要场所。在很大程度上，学科服务点在学院所处的地理位置决定了嵌入式学科服务的运行效果，恰当的地理位置有助于嵌入式学科馆员开展嵌入式学科服务工作，反之，则会限制嵌入式学科馆员开展嵌入式学科服务。由于各学院的物理空间分布各不相同，因此，学科服务点建设应根据各学院物理空间特点选择合适的地理位置。所谓合适的地理位置，笔者认为应满足以下几个条件：1）便于与用户进行面对面的交流。面对面的交流是嵌入式学科馆员嵌入学科用户物理空间的一个重要因素，通过面对面的交流，不仅可以使嵌入式学科馆员与学科用户之间形成最有效的信息沟通，最大限度地减少信息噪声的干扰，有利于嵌入式学科馆员及时准确掌握学科用户的信息需求；而且通过面对面的语言交流有助于学科用户对嵌入式学科馆员的服务能力做出正确判断，从而获得学科用户的积极参与与配合。2）便于与学院管理部门沟通。通过与学院管理部门的有效沟通，一方面可以使嵌入式学科馆员及时掌握学院动态，挖掘学科用户的潜在信息需求，主动开展服务；另一方面可以有效协调图书馆与学院之间合作，提高两者间的协同效率。3）便于实施。学科服务点建设应符合实际需求，充分利用学院现有资源，减少学院投入，这样有助于提升学院建设意愿。

4.3 建立嵌入式服务协同机制

嵌入式服务协同机制是嵌入式学科馆员开展学科服务的重要支持系统。每位嵌入式学科馆员的知识和能力都是有限的，在服务过程中都会遇到超出嵌入式学科馆员知识和能力范围的服务请求，这就需要建立一套完善的嵌入式服务协同机制以协助嵌入式学科馆员的工作，提高嵌入式服务的效率。如图2所示，嵌入式服务协同机制参与主体包括图书馆各职能部门，他们通过协同软件平台与嵌入式学科馆员保持密切协作，同时各职能部门间也保持密切协作。每个参与的职能部门确定一位精通本部门工作并且有一定服务能力的馆员作为协同责任人，负责对协同软件平台进行跟踪，对与本部门相关的服务请求及时提供意见反馈。其工作流程如下：当嵌入式学科馆员将学科用户服务请求发送到协同软件平台后，各职能部门的协同责任人应根据本部门职责及个人知识储备提供建议并反馈，嵌入式学科馆员将反馈建议汇总完善后提供给用户参考，如用户满意则流程结束，否则嵌入式学科馆员将把用户意见或进一步要求反馈到协同软件平台，各部门协同责任人根据用户意见及要求完善建议并反馈，再由嵌入式学科馆员将建议汇总完善并提供给用户，这一过程将重复进行，直到用户满意。

5.1 提升馆院协同意愿

协同意愿是推动馆院协同的前提。对高校图书馆而言，为教学和科研服务是其基本特征，也是高校图书馆存在的价值所在，是它全部工作的出发点和归宿，并贯穿于它的全部工作的各环节之中[12]。长久以来，这些服务都被限定在图书馆范围之内，缺乏与高校其他部门的交流与合作。而嵌入式学科服务要求图书馆嵌入式学科馆员走出图书馆走入用户，这就势必要求图书馆与高校其他相关部门保持常态化的交流与合作。因此，高校图书馆具有较高的协同意愿，特别是随着嵌入式学科服务的开展，高校图书馆将面临越来越多需要学院参与配合的工作，这将促使高校图书馆积极寻求馆院协同的实现。相对而言学院的协同意愿偏低，主要原因就在于学院对嵌入式学科服务的价值认同度低，没有意识到嵌入式学科服务对其自身目标实现的价值。一般而言，当个体相信通过协作能带来好处时就会产生协作的愿望，进而寻求协作伙伴，因此要提升学院协同意愿就要让其意识到嵌入式学科服务对其自身目标实现的价值。笔者认为，高校图书馆应加强对嵌入式学科服务理念的宣传，阐明其对学院目标实现的价值；应加大嵌入式学科馆员队伍建设的力度，提升嵌入式学科馆员的服务能力，让用户成为嵌入式学科服务价值的宣传员，进而推动学院开展协同服务。如美国亚利桑健康科学图书馆（The Arizona Health Sciences Library，AHSL）的药学院嵌入式学科馆员就是在教师的支持下申请了办公空间[9]。

5.2 激励约束机制建设

建立一套完善的激励约束机制是馆院协同嵌入式学科服务有效开展的保证。激励约束机制指组织根据组织目标、人的行为规律，通过各种方式激发人的动力，使人在行为过程中有内在动力、积极性、主动性和创造性，同时规范人的行为，使得行为主体的行为朝着激励主体期望的目标前进[13]。就馆院协同嵌入式学科服务而言，完善合理的激励约束机制可以激发嵌入式学科馆员和教师的积极性、主动性和创造性，既能提升馆院协同嵌入式学科服务的运行效率，又能促进嵌入式学科馆员和教师的个人发展。相反，不合理的激励约束机制在压制嵌入式学科馆员和教师积极性的同时，还会助长嵌入式学科馆员和教师的懈怠情绪及其他不利于馆院协同嵌入式学科服务发展的行为，从而制约了馆院协同嵌入式学科服务的进一步发展。明确行为主体目标责任制是激励约束机制建立和实施的前提和依据。笔者认为在馆院协同模式下对教师和嵌入式学科馆员的目标责任有所不同，对教师的目标责任是要促使他们接受并配合嵌入式学科服务，而对嵌入式学科馆员的目标责任则应引导他们积极开展嵌入式学科服务，提高服务水平。构建激励约束机制时应有针对性的区别对待。馆院协同模式下建设一套完善合理的激励约束机制绝非易事，需要长期的探索与完善。

6结语

馆院协同嵌入式学科服务建设模式开启了高校图书馆与学院协同发展的大门，对高校图书馆而言，有助于提升其地位与价值认同；对学院而言，将改变其传统的育人方式，有助于提高人才培养水平。馆院协同模式从初期探索到成熟运作还有相当长的路要走，除了本文所述的几个建设难点外，还有许多未知的困难有待学者在以后的实践中进行探索与研究。

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