高校档案管理与大学生就业

刘建华

目前，在我国高等教育逐步从精英阶段走向大众化阶段，加强高校学生档案管理，对于促进大学生就业，把人才输送到社会最需要的岗位上有着深远的意义。人力资源社会保障部门承担着毕业生就业管理服务职责，笔者作为人力资源社会保障部门的一员，从事毕业生档案管理服务工作多年，对大学生就业与档案管理有一点感悟，共同分享。

一、当前高校学生档案存在的主要问题

（一）高校学生档案不能为用人单位反映在校“全貌”

随着教育体制的改革，高校已逐步向“自主办学”过渡。为实现“科教兴国”目标而培养高素质的复合型人才成为高校决策者们的共识。高校在专业课程设置、教师配备、学生的素质教育、技能培养、心理素质训练等方面进行了调整和大胆的尝试。与之相适应，也出现了一些新的档案材料，如大学生心理测试成绩，大学生英语四、六级证书，计算机等级证书，大学生能力、技能竞赛证书，社会实践活动材料，等等。然而，遗憾的是高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔，高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表等。这些材料既不能涵盖学生素质全貌，也不能满足用人单位对毕业生的要求，更将当代大学生最富有时代精神风貌的精华部分弃之一边，犹如买椟还珠，舍本求末。

（二）高校学生档案不能为大学生就业提供参考依据

目前，高校毕业生就业已从计划经济体制下的统包统配过渡到毕业生在一定范围内通过供需见面，双向选择落实就业去向或自主择业。在毕业生与用人单位双向选择的过程中，档案材料利用的滞后性已显示不出它的生命力，于是充当其媒介与介绍证明作用的毕业生档案替代浓缩本——《毕业生推荐表》就成了用人单位“要”与“不要”毕业生的重要依据。由于受长期以来旧的归档范围及《推荐表》篇幅的局限，这张《推荐表》囊括的项目仍不尽人意。不能否认，毕业生自我“推销”的方略既是他们的智慧能力所在，也是对高校学生档案管理工作及运作方式的挑战。

（三）高校学生档案造假，严重干扰了公平竞争机制

当今的毕业生就业市场是一个强劲的买方市场，近几年高校毕业生就业形势十分严峻。现实生活中，由于《推荐表》与档案事实不符，使毕业生在报到时被辞退的现象已不鲜见，那些即便造假成功，顺利就业的毕业生，因其素质低下，基本功不扎实，持续发展的后劲不足，加之侥幸心理难以自察，最终被“大浪淘沙”。这样的经验教训告诉我们，高校的学生档案管理必须规范。

（四）高校档案管理方式落后，阻碍和影响了大学生就业

近年来，不少用人单位陆续走进高校，举办供需见面双向选择活动以招募人才。这种方式通常以政府就业部门牵头，高校就业主管部门先介绍毕业生情况，而后由用人单位通过看档案材料，再确定面洽人选，因此媒介是否能提供详实、全面的学生档案就显得至关重要。现行的高校学生档案，大多数高校都是在学生毕业离校时才能整理出完整的档案。现有的管理方式和手段与现代化的高等教育快速发展相比，已经越来越不相适应。

二、高校学生档案管理建议和思路

（一）修改、补充高校学生档案归档范围

高校学生档案归档范围应包括以下三个方面的内容：

1.政治思想方面。2.学习内容方面。3.身体健康方面。

（二）及时收集、整理高校学生档案材料

面对当前就业工作的超前性，以及档案材料在大学生就业中的决定性作用，我们的学生档案已不能再沿袭过去的方法，滞后到毕业生离校时再整理归档了。要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性特点，随时按照新的归档范围和要求，收集、征集有关材料。学生的各种材料一经形成，就要尽快存入学生的档案中去。这种归档意识在广大师生中还要进一步加强。教师和学生要提高收集和提供有价值的学生档案材料的认识，做到及时收集，及时整理。

（三）加强对高校学生档案材料的选择、甄别和保存

有许多高校目前开展了大量有关素质教育的活动，学生通过参与这些活动，得到锻炼，取得长进，在知识、能力、人格、素质方面有所收获。活动组织者应及时给学生以相应的总结、评价，这些总结、评价、证书及一些成果（如绘画作品、比赛获奖证书、社会实践证明）都是学生综合素质的反映，对于学生毕业时择业推荐有很大作用，是学生档案的重要内容，都应及时整理归档。

随着各高校学生心理健康教育的开展以及对学生心理健康状况的动态跟踪调查，形成了一些大学生个体心理素质的资料，有的学校还开展了大学生职业倾向性调查和兴趣爱好分析，也形成了一些资料。这些对于学生日后择业和学校的推荐工作，以及工作之后用人单位对学生进行继续管理、培养都具有良好的帮助和启示作用，也应归档保存。

（四）更新管理手段，做好高等学校学历证书电子注册工作

为了维护国家学历制度和学历证书的严肃性，保护高等学校及其毕业生合法权益，打击不法分子伪造买卖学历证书的行为，国家教育部从2001年开始，实行高等教育学历证书电子注册制度，运用现代信息技术对高等教育学历证书实行计算机网络管理。即对普通高等校自1991年以来所颁发的本科、专科、第二学士学位毕（结）业证书（含成人高等教育）进行电子注册，注册内容包括：姓名、性别、出生日期；学习起止日期、专业层次（博士、硕士、本科、专科）、毕（结）业；学习形式（普通全日制、夜大学、函授等）；毕（结）业学校名称及印章；校（院）长印鉴或签名；毕（结）业证书编号；毕业生照片及身份证号码。经过教育部审核备案的学历证书，国家予以承认和保护，并上网公布，在毕业生就业时供用人单位网上查询，既方便快捷，更可从根本上杜绝假文凭市场。