文书档案管理中存在的问题与措施

靳书文

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）08-000-01

摘要文书档案管理工作是单位各项工作的基础工作，是单位各项工作的基础，也是各单位对各项活动进行客观记录的依据，同时，也是对单位进行管理水平评价的重要依据，科技的进步和经济的发展，人们对文书档案管理工作提出了更高的要求。

关健词文书档案 管理 问题 措施

一、文书档案管理的含义

（一）含义

文书档案是各个企业团体或社会组织在行政管理活动中具有一定价值的，可以作为资料保存的具有一定价值的文件的总称，一般作为通用文书的具体体现。文书档案管理是将企业活动中已经非常完备的可以做为未来活动参考的有价值的文件进行归纳和管理的一系列活动过程。

（二）文书档案管理的特点

首先，文书档案管理是以文书工作为基础进行的下一步整理工作。文书档案管理工作过程需要文书进行文件的采集、记录和立卷等全部记录过程作为前提，可以说文书工作是文书档案管理工作的前提和基础，因此文书工作是否做的认真细致，直接导致了文书档案管理工作是否能有效的高质量的完成。此外，因为文书档案管理涉及到企业内部的机密，所以对文书和管理工作的保密性和完整性都有很高的要求。其次，有很广泛的涉及面。因为文书档案工作中涉及到本单位的方方面面的工作，如财务、人事、业务等，从这些来看，文书档案内容更加复杂多样化，尤其是现代企业利用电子科技使各项工作已经达到了一定的水平，办工设备也完成了从人工化到电子化的转变。这种向高科技转换的工作方式也对文书工作人员的工作能力要求更高了。

二、问题的存在

（一）企事业领导对文书档案管理工作没有足够的认识

我国现阶段由市场经济调节，企业发展一定程度上都是由市场经济来调节，也就是说企业是否能够更好的发展下去需要看企业经济发展的如何，而文书档案管理工作不会对企业的发展带来任何可调性的经济来源，也不会推动企业的进一步发展，而文书档案管理工作的投入却很大。因此，文书档案管理工作并不受企业领导的重视，大多数企业领导的要求是只要将企业文件能够完好保存，在需要的时候可以拿出来作为参考就行了。对文书档案管理工作的质量不做过多要求和不重视的态度使从事文书档案管理工作的人员的积极性受到了打击。

（问）各部门之间协调工作做的不好

文书档案管理工作贯穿企业的各个部门，但是很多企业的部门之间配合的并不理想，这使文书档案管理工作受到了很大的束缚。因为的企业的文书档案管理工作中，需要工作人员收集大量的文本资料，而部门为了各自工作的便利拒绝提供这些文档资料。因为得不到各单位企事业相关部门的配合使很多有价值的资料流失，为文书档案管理工作带来了一定的困难。

（三）文书与档案管理工作衔接不好

在文书档案管理工作中，很多文案管理人员无法做到将文书与档案管理工作有机的联合起来。因为从两者的关系来看，文书工作可以做为档案管理的前提和基础，而档案管理则是文书工作的进一步延伸，两者是相辅相承的。但是由于现在的文书档案管理工作却总是将档案管理与文书工作分开进行，使文书工作在一定程度上无法达到紧密结合的程度，使本来联系很大的两个方面分开来进行，文书不管文书档案管理工作，文书档案管理不过问文书工作，使两者在一定程度上出现了脱节的现象。

三、提高文书档案管理工作的措施

（一）加强领导的重视程度

单位领导对文书档案管理工作的重视不够是因为认识不够。如果想要领导对文书档案管理工作加强重视必须先对这项工作加强认识，保证管理工作能够积极有效的开展。想要领导认识到文书档案管理工作的重要性还需要文书档案管理工作者进行有效的宣传工作，如果领导能够对文书档案管理工作有所了解和认识，就会提高重视程度，连带还会加强文书档案管理的物质性投入，文书档案管理工作的地位就会相应的提高。

（二）做好文书与档案管理工作的联接工作

文书与档案管理工作的联接工作的好坏直接影响到档案管理工作的好坏，因为文书工作是档案管理工作的基础，所以加强文书工作质量势在必行。只有将文书管理工作高质量的完成了才会使档案管理工作高质量的有序的完成。

（三）加强培训，提高工作人员的工作质量

科学技术就是生产力，因为现代化技术已经走进各行各业，档案管理工作也开始运用大量的信息技术进行文书档案管理工作，这就需要工作人员能够不断的提高自身的素质，要求工作人员能够不断的进行学习，努力运用高新科技完成各项任务，使文书档案管理工作在新的信息技术下更好的完成各项档案管理工作。同时还需要更好的与各部门沟通，使各部门在了解档案管理工作的同时支持档案管理工作，使各部门的信息统计和收集能够更加全面和完整。因为档案管理工作在企业管理中的作用很重要，它可以为企业的进一步发展提供可靠的、科学的、完整的资料，所以无论是文书档案管理工作人员、各部门工作人员还是单位领导都应该对这项工作重视起来。

参考文献：

[1] 成丰.论在文书档案管理中的问题和对策[J].经营管理者，2011.12.

[2] 侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务，2012.03.