浅议大数据背景下的档案管理问题

张新月

摘 要 大数据作为一种数据管理新的理念和方式，是伴随着互联网技术而出现，同时也是人类社会所积累的数据高速增长的结果。档案管理作为一种典型的数据管理活动，也势必会受到影响。尽管档案大数据技术的研究还处于起步阶段，依然面临诸多问题和争议，但档案信息中蕴涵的巨大知识宝藏，对于肩负主管历史记录和信息资源的档案部门来说，主动地去开发和利用，是义不容辞的责任和义务。

关键词 大数据 档案 档案管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

1大数据背景下档案管理的发展趋势及特点

档案是人类智慧的一种物态结晶，是人类认识和改造世界的原始记录，学术界尊之为“历史文明之母”。透过档案，人们可以继承和发扬优良的文化传统，借鉴和吸取人类社会优秀的文明成果，以服务于和谐社会的建设。随着大数据时代的来临，对档案管理产生了广泛而深刻的影响。首先从思想观念角度来说，要转变认为历史上积累下来的大量档案信息、文档已经没有利用的价值，已经完成其使用价值的旧观念。在大数据时代，要对这些海量信息进行整合重组，建立统一的平台，并使那些从前分割、封闭的档案架构迈向大数据时代的开放、协同、互动的架构，建立跨系统、跨越平台、数据结构的档案信息服务平台，达到有效合理地利用这些“过时”的档案信息。

2档案管理引入大数据带来的新挑战

大数据的出现改变了传统的管理方式，在信息来源、处理方式等方面都会带来革命性的变化。档案管理部门必须主动转变档案管理旧的思维方式，学习和利用大数据技术创新档案工作，树立服务网络化思维、信息化思维、技术性思维和资源共享性思维，并在实践中学会主动运用，以便满足未来利用者的需求。

传统的档案管理主要基于手工整理、编目，主要是以纸质档案为主。在计算机管理时代，通过运用计算机和相关软件进行档案管理，出现了纸质档案与电子档案并存。在大数据时代，档案管理将实现云平台上建设云档案系统，实现云储存。将各类有价值的信息资源整合、分析、挖掘，形成档案的知识库，为决策提供服务，创造价值。

档案管理主要是收集、整理、利用3 个环节，在传统的方式中收集是由各个部门移交，整理主要是手工，利用是被动式的服务。在信息化时代，采取部门移交和电子文档归档相结合的方式，整理可以利用计算机辅助进行，利用是对现有信息进行二次加工和编研，更像是对以往信息的归类总结，对现实缺乏指导意义。大数据时代，收集将会是数据实时、自动归档，整理将实现云平台存储、分析，利用则是针对现实需要对数据进行分析、计算和预测，实现其价值，对现实更有指导作用。

3大数据背景下提升档案管理水平的对策

3.1改变传统观念

档案馆长期以来采取的是“供给导向”的发展模式，往往从自身业务的角度出发，有什么样的内容就提供什么样的服务，利用者常常面临着“提供的服务不需要，需要的服务找不到”的尴尬情况。随着大数据在其他领域应用优势的不断凸显，用户对档案馆精品化、多元化、个性化的服务需求越来越强烈，如果继续采取无所作为的观念，那么档案馆将会失去未来的发展机会，甚至会失去存在的意义，成为一座“信息孤岛”。因此，档案馆要实现从供给导向到需求导向的观念转变，以用户的需求为导向，充分挖掘和利用各方面的资源和能力来满足用户的需求。

3.2加强标准规范的建设

在大数据时代下，信息众多无法管理。为此必须首先本着“确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享”的原则制定标准、统一的规范，避免信息杂乱无章。在档案管理工作中，应该根据工作实际，积极采用国际标准和国外先进标准，制定、修订各类适合我国档案管理标准，并与图书、情报的国际、国内标准相一致以便于信息互换和共享。在大数据时代，根据电子文件管理的需要，应该制定统一的电子文件形成标准和电子文件归档规范，以规范各业务系统数据的形成。同时，还积极引入档案（文件）管理体系国际标准，对各类档案定期检查梳理。

3.3重视档案资源库建设

在大数据时代，档案馆要尽可能多地收集和保存数据，做到全覆盖，尽可能地为科研生产提供详实的资料。首先，要做好存量档案的数字化，把现有保存的纸质等传统载体的档案进行数字化处理。而在处理的过程中要按照利用程度的高低，分门别类、循序渐进，行政党群类的发文、收文；科研类中的奖状、证书、合同、课题；基建类的施工、竣工图纸等，由于利用率非常髙，应该是高校档案数字化的重心。对已经数字化处理的档案材料要注重质量，不但要保证扫描后的数字档案内容完整、画面清晰，与原件对应，还要确保其具有法律效力。不能出现漏扫、错扫、扫描不清、扫描不全等情况。通过全程、全面质量控制方法来确保数字化质量。

3.4构建大数据档案资源平台

有了海量的档案资源，而利用者无法有效利用，那样只会浪费资源。因此通过构建档案信息资源共享平台，才能有效地提高档案资源利用效率。目前国家建立了全国开放的档案信息资源共享平台，通过与各级档案馆已有的开放平台连接，达到资源的共享。目前档案馆需要对已经数字化的档案，尚未放入信息资源共享平台的要尽快放入数据库或局域网提供内部利用；对于尚未开放鉴定的要尽快鉴定开放，把尽可能多的档案资源放入共享平台，以便提供社会共享。

4结语

档案部门在新媒介环境中开展档案宣传工作时，需要同时利用传统媒介和新兴媒介，双管齐下，相互融合，发挥各自的优势，弥补对方的缺点，以尽可能多的途径和方式将民众感兴趣的档案内容传递给民众，时刻感受到档案的气息。

参考文献

[1] 赵媛媛.基于新媒介的档案宣传研究[D].天津：天津师范大学，2014.

[2] 王铁牛.大数据档案学国内研究现状及研究方向分析[J].山西档案，2015（3）.

[3] 兰祝刚，惠英，李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013（9）.