基层政府机关档案管理浅析

陈岩花

摘 要：政府机关由于其具有管理社会公共事务的行政职能，其在日常工作中就会形成各类档案。而我国基层政府目前在档案管理水平等方面存在着问题，从而导致政务信息收集不全面、公开程度低。本文正是在这个大背景下，来探讨基层政府应如何进行档案管理，从而促进政务信息的公开与透明。

关键词：政府机关；档案管理；信息化；政务公开

政府机关因其对社会各项事业具有统筹、规划、管理的特性，因此它要收集、处理、保管众多的信息、文件，档案管理压力大。特别是基层政府，分管事项多、部门少，每个部门分管几项事务，加之没有专门的档案管理人员，档案管理现状不容乐观。但是，随着信息技术的发展、档案制度的健全，我国机关档案管理工作正在向着信息化、透明化不断迈进。

一、基层政府机关档案管理概述

机关档案是各级国家党政机关在开展公务活动中直接形成的、反映其主要职能工作活动和反映机关历史真实面貌的历史记录。[1]

（一）基层政府机关档案管理主要内容

对于基层政府来说，每一个部门在工作中都会形成一些文字记录、影像留念以及上级下发文件等，各部门负责文件资料的归档工作，主要有：文件材料收集、鉴定、组卷、分类、排列、装订、盖章、编目等[2]，这一系列程序是每个部门独立进行的。在基层政府主要涉及党建、办公室、民政、财政、农业、计生、水利、经管等十多个部门，每个部门的档案材料都需要本部门工作人员整理，而且不同的部门之间保存方式、保存时限也不尽相同。

（二）基层政府机关档案管理重要意义

档案材料能够清楚的反映出一个部门一段时间的工作进程，是对机关工作管理、服务客观性的记录，对于之前的工作来说，它是一个载体，更像是一个容器，承载着机关工作的过往；对于今后的工作来说，它又具有十分重要的指导作用和参考价值，它为今后政策制定、工作方法指明了方向。因此，机关档案管理在机关工作中起到了举足轻重的作用，它承上启下，为机关各项事业的发展打下坚实的基础。

二、基层政府机关档案管理现状

基层政府机关由于档案管理相对分散，人员配备不足，且无专业档案管理人员，因此在档案管理方面，存在以下几个问题：

（一）档案管理水平低

基层档案管理者大多为一个部门的专业技术人员，在自己的业务方面比较精通，但是大都不擅长档案的管理工作，加之，领导不重视、没有充足的经费，导致基层档案管理一直没有取得突出的成绩和较大的发展。

（二）数字化进程教慢

目前，我国大部分省、市级政府已经引入了办公自动化系统，实现了信息、办公的网络化。而在一部分基层部门，还没有建立相关的办公的系统，没法实现文件的电子传阅、档案的电子录入等问题，基层政府部门还停留在纸质档案为主体、电子档案为辅助的半电子时代。

（三）档案开放程度低

受数字化发展水平的限制，许多基层政府目前没有形成自己的电子门户网站或缺少对网站管理，对于一些信息查询还停留在拿着证明材料人工翻阅查找阶段，这样便导致了档案开放程度偏低，档案的利用率也不高，致使一部分档案成了没有利用价值的“死资源”。

三、基层政府机关档案管理发展

针对基层档案管理出现的问题，在未来的发展中，我们要有针对性的予以解决，以促进基层档案管理工作的发展。

（一）加强档案管理人员队伍建设

基层档案管理水平不高，关键在于没有一直专业的档案管理团队。在今后的发展中，有条件的基层应配备一名专业的档案管理员，全方位的进行把关，同时还要对从事档案管理工作的人员进行定期的、专业的培训，特别是增加一些信息技术的培训，从而全面提升档案管理人员的专业素养。

同时，机关领导还应重视基层的档案管理，健全档案管理制度，使分散的部门有一个统一的标准，有助于实现档案管理的标准化，也有助于电子档案逐步的建立。

（二）加快档案管理信息化发展进程

基层政府受人力、物力、财力的限制，档案管理信息化进程缓慢，信息技术的飞速发展又要求档案实现数字化管理。

一方面，应该加大硬件、软件的投入，特别是OA办公系统，不仅要实现办公系统全覆盖，还要学习熟练使用，不断更新，以适应技术的发展。

另一方面，目前各个办公系统平台无法对接，上下级政府之间、各部门之间传阅文件、储存材料还需要打开多个办公系统，今后在发展过程中，应该突破技术壁垒，使各系统之间的资源可以共享。

（三）加大政府信息公开力度

政府信息公开是指：“政府依据法定程序以法定形式公开与社会成员利益相关的所有信息，并允许公众对政府信息进行查阅、引用、复制、收听、收看、收藏的一套规范和制度。”[3]

《政府信息公开条例》的实施加快了基层档案管理工作的公开化、透明化，也赋予了人们想要了解信息、参政议政的权利，促进了社会的民主与进步。新时期，基层政府更应该完善自己的门户网站，使居民足不出户，便可查询到政策、决策、管理等档案信息，真正使权利运行在阳光下。

参考文献：

[1]中共中央办公厅、国务院办公厅.机关档案工作条例.厅发[1983]64号.

[2]方凌志.机关档案工作中的问题与对策研究[D].安徽：安徽大学，2014.

[3]王学军.论我国政府问责制之现实困境以及出路[J].改革与发展，2005（01）.