浅谈高校纸质学籍低碳防损管护技巧

文/曾小武

浅谈高校纸质学籍低碳防损管护技巧

文/曾小武

高校纸质学籍存在纸张用量大、档案库房占用率高、人为损伤明显等问题。节能防损的应对之策，除可从宏观方位进行战略考量，还可从一些细节入手。低碳管护包括免交纸质学位论文及开题报告、循环使用档案袋、一站式装钉、打印纸做背脊、分类选用档案盒等方法。防损管护包括依据档号立卷、尖嘴钳去钉、一枚钉子原则等技巧。

学籍； 低碳； 防损

一、低碳管护技巧

（一）免交纸质学位论文及纸质开题报告

学位论文及开题报告作为学位材料的主要，能耗大、占据库房空间大。

如表1所示，若免交纸质论文及开题报告则可节省用A4纸102000张，如按照一包500张计算，折合为204包。1包80gA4纸厚度为5.5公分，204包就是1122公分。这仅为压缩状态的厚度。实际上，成为打印文件的纸张之间必然存在间隙，其自然层积厚度应该远超压缩状态的厚度。如以1500公分厚度估算，少用204包80gA4纸相当于可以少用750只2.0cm规格的档案盒；折合为节省纸张费用5100元，节省档案盒费用2100元人民币。如此算来，单是纸张及档案盒二项费用即可每年节省开支约7200元。

免交纸质论文及开题报告的间接效益还体现于：节省密集架；节省库房空间。

1. 节省密集架方面：

为合理占用档案库房空间，学籍档案大多采用密集架存放。按预算报建1排密集架（内含12列60横格）5万元人民币计算，少用750只档案盒，可以减少占用约14横格密集架（国标密集架为1排2列，单列宽88公分，1列5横格，1横格可容纳约40只2公分的档案盒）。相当于一年节省库房密集架建设资金约11660元（833元×14格）。综上，免交纸质论文及开题报告一年可合计节省资金18860元人民币（7200+11660）。

表1 某高校硕博士该二项学位材料的用纸量粗略统计

2. 节省库房空间方面：

库房紧张是档案管理面临的突出问题，纸质档案年复一年地增加，而档案库房的增加建设涉及经费及占地的问题，此二者难以一蹴而就，尤其是库房用地不可能无休止地增加。因此，在现有条件下，如何尽量减少库房占用量成为档案存放管理避免不了的问题。免交纸质文件可解燃眉之急。

综合档案库房一般存放包括学籍、文书、科技、财会等类档案。考虑到密集架与天花板之间的空隙，一排密集架占据库房应达10立方米。研究生学位论文及开题报告的替代归档办法就是提交电子文本。即或者全部采用电子文本归档；或者仅存档纸质优秀论文，其余电子文本保存。这一方法已在一些高校运用，其做法就是，优秀论文同时归档纸质文本及电子文本；其余论文仅归档电子文本。且数字化信息化是档案管理的趋势，电子文本代替纸质文本应该是档案管理的新方向。

（二）循环使用档案袋

目前的研究生学位材料多采用牛皮纸档案袋包装归档，用完即作为废纸处理，属于一次性消费。如果加以循环使用，则能节省不少纸张费用。如表2所示。

表2 档案盒、档案袋、A4纸及不干胶标签纸的价格对比［1］

具体的操作方式有二种：一是A4纸抽插，二是A4纸粘贴。前者需要改进档案袋的设计，方便纸张抽插。将学位材料分项说明打印为A4纸附在档案袋上，此法为上策，档案袋可以多次循环使用，直到破损。后者更简单，无需设计，直接把A4纸粘贴在档案袋上，第一次用毕，退换归档单位，以备来年再用，只要粘贴方式得当，足以用三五次以上。相对来说，后者不必涉及档案袋的生产涉及部门，程序简单，操作更容易。

（三）一站式装钉

一站式装钉指的是，学籍材料在归档前的立卷阶段，一次装订完毕，归档之后不再有去除金属物及重新装订的工作环节。

一站式装钉的操作需注意二点：一是学籍卡成绩表免钉。本专科的学籍卡和成绩表不必装订，使用夹子稳定，纸箱包装移交。档案部门接收整理后，夹子纸箱如数退回，教学单位可以循环使用。二是使用不锈钢钉，一枚为原则。因为铁质钉子容易锈损，归档后需要去除钉子及重新装订。如按1000份学位材料、200个本科教学班计算，一站式装钉至少可以节省钉子1200枚，多则可节省达3000枚。更有意义的是此举免除档案馆的重复劳动，更能避免去钉补钉给纸张带来的多次伤害。

（四）打印纸做背脊

不少档案馆采用不干胶标签纸做档案盒背脊。不干胶纸带来二个问题：一是成本较高（见上表），一张A4不干胶标签2.6元，相当于一张A4纸的50倍多。二是档案盒入库之后，时间一长，背脊大量脱落。不得不重新粘贴，浪费纸张且重复劳动。可行的办法是，可用80gA4打印纸做背脊，成本低廉；如用二手打印纸，纸张成本几乎为零。

（五）分类选用档案盒

学位材料的档案盒选用适当与否影响到盒子的用量及库房资源的充分利用。

有的高校档案馆采用1cm厚的档案盒，一人一盒。该做法会导致二个问题：一是档案盒用量大，能耗成本增加；二是厚度偏薄，背脊粘贴不方便，费时耗力。有的档案馆不论厚薄，通用2.5cm档案盒，则会浪费盒子空间及不合理占用库房。

比较可行的方法是分类选用1.5cm、2cm、2.5cm 或3cm厚度的档案盒。博士学位材料宜选用2公分的档案盒，一人一盒；学术性硕士学位材料宜用2.5公分的盒子，二人一盒；全日制硕士宜用2.0公分的盒子，二人一盒。在职硕士宜用1.5公分的盒子，二人一盒。少数篇幅特长的博士论文适合3cm的档案盒。如此分类选用档案盒，可以尽量少用档案盒及尽量节省库房空间。本专科学籍档案用合同样可以采用分类选择的办法。一般来说，教学班多以30人为一自然班，可用背脊2.5cm的档案盒；不足30人的班级可用2cm的档案盒；35人以上的班级可用3cm的档案盒。各高校的情况不尽相同，应具体问题具体分析，但不宜一刀切。

二、防损管护技巧

免交纸质学位论文及开题报告的方法在少数高校已经实行，但更多的高校仍然保持传统做法。多用铁质订书钉，且数量多，锈损明显、纸张洞眼过多或破损，不利于延长学籍档案的寿命。这些损伤在归档前已人为造成。因此“要把预防作为档案保护工作的根本和首要来抓，因为忽视了防，治的压力就会不断增大，档案损坏的速度就会加快”［2］（p4）。笔者通过实践及观摩认为，学籍档案在归档前的立卷过程中注意以下防损细节，可以明显减少人为损伤。

（一） 依据档号立卷

依据档号立卷指归档单位依据档案馆制作的教学档案档号信息表整理移交学籍卡及成绩表。现实中的归档，一般先由教务处统一制发年度毕业生信息表，教学单位依据该信息表立卷归档。档案馆制作的档号信息表与教务处的信息表多有出入，档案馆接收后不得不对归档学籍重新排序整理，学籍文件至少二次接受汗渍唾沫等污损。汗渍唾沫对纸张的伤害肉眼难以感觉，但汗渍唾沫带有水份及盐份，给纸张档案埋下了隐患。若教学单位依据档案馆的信息表立卷整理学籍材料并归档，档案馆只需审核，无需再次清点。这样可避免学籍文件纸张的二次污损。

（二）尖嘴钳去钉

档案馆在去除铁质金属物的的过程中会对纸张造成第二次损伤。目前，档案馆大多使用取钉器及尖嘴钳去钉，该二种工具使用不当均导致档案纸张损伤。尤其是取钉器对纸张的拉伤最明显。因为已装订的钉子针脚至少存在180度的弯曲，评阅意见书等页数少的材料，针脚应超过200度。取钉器在把至少180度的平角拉直并拔出的过程中，严重拉裂纸张。使用尖嘴钳去钉，人们习惯钳嘴嵌入式拉取，纸张伤害跟取钉器毫无二致。如果改进拉取方法，用尖嘴钳分别拉直二个钉脚，钉子基本上成直角与纸张脱离，对纸张的拉伤最小。所以应尽量少用取钉器，多用尖嘴钳，但需注意使用方式。

（三）一枚钉子原则

档案馆在对学位材料重新换装不锈钢钉子的环节又对纸张造成第三次伤害。因此，重新装订应尽量减少用钉。具体来说，评阅意见书及其评审专家信息页、答辩表决材料可免钉；或一枚钉子合钉；开题报告、学位审批材料该二种材料页码较多，分别一枚钉子装订。一份材料不超3枚钉子，做到最低限度用钉，最大限度减少洞眼伤口。

总之，纸质学籍档案若做到免交纸质学位论文及开题报告、循环使用档案袋、一站式装钉、打印纸做背脊、分类选用档案盒等方法，则是对低碳环保重要体现，而在管护过程中能够使用依据档号立卷、尖嘴钳去钉、一枚钉子原则等技巧，则是对高校纸质学籍档案的最大保护。

（责任编辑：阎海燕）

［1］ http：//search.jd.com/2013.12.29京东商城

［2］ 陈竞亚.档案保护［M］.北京：中国档案出版社，2010.

Low-Carbon Protection Methods of Paper Files of Students’Records in Universities

Zeng Xiao-wu

G273

A

1005-9652（2016）02-0034-03

曾小武（1969—），男，湖南株洲人，华南农业大学档案馆职员，副教授，硕士。