中小规模档案馆创新之路探析

文/杨 清

中小规模档案馆创新之路探析

文/杨 清

中小型档案馆的创新之路如何起步，档案人员如何创新、创新的原则和途径、档案人员创新素质的培养，一一加以探讨。

中小型档案馆； 创新的原则和途径；人员创新素质培养

去年是制度建设年，今年是档案创新年，这是本馆阶段性任务。那么如何进行档案创新，对于中小型档案馆创新的原则和途径又是什么呢，创新对档案从业人员提出了什么要求，本文将对此一一加以探讨。

一、中小规模档案馆特色分析

中小规模档案馆一般馆藏不大，以本馆为例，馆藏文件截至2014年共立卷23088卷，其中永久保管8920卷。文件增长速度也不是很快，见下表1。

管理体制上一般都不是独立档案馆，挂靠党校办或是学工部。这种管理体制财务经费不是独立的，人员分工不是很细，往往一人兼多职，不像大的档案馆归档立卷、查询、复印、保管各有其人，各司其职；中小规模档案馆往往归档、查询、复印、账务归一个人管，人员不够用，全馆的人员都抽调做一个工作，身兼多职。

对外因为经费和人员的问题，参加学术交流的机会也不是很多，这是很现实的方面。

表1

二、中小规模档案馆如何进行创新

（一）通过学习知识和积累经验

要使创新精神和创造力变为现实，最重要是要有丰富的知识，丰富的知识和创新思维创造力的发挥成正比，只有通过不断的学习汲取有用的知识，并且做到真正的理解和消化，才能使思维灵活敏锐，进而迸发出创新灵感的火花。例如，笔者刚开始工作时，要求找的文件经常会找不到，学术讨论写的文章也经常觉得言之无物、乏善可陈。可是看到老同志总是很适时找到所需东西，文章也写的很有科学性，很生动，于是开动脑筋，把经常查阅的文件记录下来，归档时也注意一下文件的内容，后来工作慢慢就得心应手，这就是工作知识和工作经验的积累、融合。这是创新的前提。

（二）建立合理的思维能力结构

科学的思维方式包括：逆向思维、反向思维、横向思维、心理思维、周边思维。思维能力结构包括：分析能力、理解能力、综合能力、抽象能力、概括能力。创新思维首先是一种科学思维，符合逻辑推理科学的规律，标新立异并不是创新。创新就是在现实的基础上，突破传统桎梏，创造出更高级、更有效结果的方法。

（三）要养成独立思考、分析解决问题的习惯

创新思维的对立面包括：权威与公众的思维定势；传统思维的影响；习惯性思维、封闭性思维等。要突破原有的思维习惯，调动主观思维能力，凡事多问为什么，知其然也知其所以然，不满足于表面现象，透过现象看本质，综合分析解决问题。例如，文书档案经过“卷”改“件”的阶段，一开始我们把所有的“卷”都改成了“件”，后来发现会议文件、一些审计文件、人事调动文件（介绍信、工资单），如果这样改的话会比较零散，容易丢失。所以商讨之后，对以上领域的文件，采用整卷装订的办法。这个例子说明了在“卷”改“件”大前提下，有些问题是可以灵活对待的。整体装订本来就存在，严格地说不算创新，算得上灵活分析运用。但对创新的思维很有启示——不一定“卷”改“件”就一定要把每个卷都拆成单件，最终的效果是为了便于保管、方便利用，减轻工作量，那么在小范围作出调整是合情合理的。创新思维就是在不违背大原则的前提下，独立分析思考，摆脱僵化的思维模式，做出灵活选择。

（四）创新不仅是单个的行为，也需要相互合作

如果说到发明创造，大家都很容易想到爱迪生发明电灯的经过，爱迪生独自在实验室试验了一千六百多种材料，最后确立钨丝作为电灯最好材料，似乎发明创造只是个人的事情。其实就是在那个时代，爱迪生也有助手，世界各地也有人不停的寄试验材料给爱迪生工作室，只是那个时代没有团队的概念罢了。人是社会的人，生产力即社会生产力，没有人能脱离社会单独存在，创新也是以社会需要为前提的。在当今高新技术世界中，人们需要讲求合作精神，互通信息，发挥团队优势，群策群力，集思广益，把创新思维和创造力结合起来在团队中升华。设想如果爱迪生当初有个团队分工去分析实验，也许实验会进行的快得多。

在档案管理中，如果一个人有了创新的想法，可以在团队中推广实行，那么在实行过程中，这个想法的优弊端会被发现和不断修正，慢慢完善。档案规则的制定就适用于此。

三、档案创新的原则和途径

（一）档案创新的原则：立足工作实际，提高工作效率

大的档案馆由于工作平台高，视野宽阔，所以可以搞一些大型的项目。中小型档案馆就没有这个实力去做这个事情，可以从实际出发，找到自己特色的东西去搞一些创新，像本馆2013年发起的“征集特色档案”活动就可以算作一项。

创新的目的是要提高工作效率，同时也要符合科学发展规律。比如本校毕业生档案寄发工作，最初采用人工誊写方式，学校扩招后，学生毕业人数激增，仅靠档案馆人工已完成不了数量巨大的工作。后来在学校其它部门协助下，制作了电子打印格式，只要连接数据库，就可打印相关项目。计算机发挥作用替代人工已是必然趋势。

（二）档案创新的途径

1. 中小型档案馆不具备大的开发能力，所以创新要从小处着眼，着重特色。大的档案馆有能力组织一些比较大的创新项目，像南京大学档案馆的档案管理系统，从研发到售后不断完善，形成了完整的产业链；还有数字化档案馆建设，现代化管理，大的档案馆资金雄厚，人员齐备，可以一步到位。中小型档案馆没有这些得天独厚的条件，但是在自己眼界和力所能及的范围内，也可以做的有声有色。从小处着眼，着重特色，像本馆收集的校庆系列档案，基建档案资料齐整完备，在上级档案检查中多次受过表彰，比某些大的档案馆做的还出色。

2. 从问题中寻找创新的机会。有句古话说得好：“成功者在问题中寻找机会，失败者在机会中寻找问题”，其实工作中的困难危机对消极的人是拦路虎，但对遇事积极的人都是难得的机遇，所有问题的解决都有一定的创新机会，或突破以前的思维框架定势，或启发人思考，引起人们创新的的兴趣。例如，虽然现在普遍实行计算机检索，但是有些专项问题的查询涉及跨度大，一个个找全很不容易。给领导搜集过几回这样的材料，如独立学院设置，前后涉及好几年，当时留心留了份底子，后来编校史再需要，档案馆第一时间直接提供全部材料，不用返工再重新查询。这件事情启示我们，以后遇到类似专项查询，查询结果要留备份，像学校各个五年计划、各届学术委员会材料等等，为下次查询利用提供方便，也是学校非常有用的史料。而且分析一下这些材料，可以为编研提供方向，对那些重要性的问题可以专门拿出来研究，成为编研课题。

3. 形成一套创新的机制。最早我们国家是没有《专利法》的，科技人员研发的东西向全社会推广，算是给社会做贡献。但是改革开放同发达国家接轨后，就有了《专利法》。这是一个知识经济的时代，知识是有价值的，知识产权也应该受到保护。上个世纪，“两弹一星”研制成功后，发到每个科研人员手里只有十块钱；八十年代，李光曦的《祝酒歌》销量百万，却只有15元版费。如果在这个年代，科研人员和歌唱家都只好饿死了。所以一定要有一套创新的机制保护创新者的利益和积极性。创新机制要规定创新方向，提供创新推广平台和奖励，要有不断修正的能力，还要有一定的惩罚措施。

四、中小型档案馆人员创新素质的培养

（一）爱岗敬业的精神

敬业爱岗，是发展创新思维能力的动力。相比其他工作，档案工作繁琐中见细致，于默默无闻的角落里为社会服务，也没有其他行业的经济效益或者出名的机会。尤其是中小型档案馆的工作人员，承担的任务比大型档案馆要多，但是没有大型档案馆的工作平台和视野，工作也不容易出成绩。

（二）利用各种资源，学习知识，积累经验

中小型档案馆资源有限，所以在现实中要利用一切可以利用的资源：网络资源、同其他院校调研学习交流的机会、档案局培训的机会都可以充分利用。档案馆无论大小，工作流程，操作技巧，工作机制都大同小异，就创新的机会来说是均等的，需要的只是善于发现的眼睛和勤于思索的头脑。独立分析思考，克服种种思想障碍，消除自卑心理和盲目迷信权威思想，不墨守成规，展现自己的创新思维能力。

（三）建立创新思维模式，能够独立分析解决问题，也懂得集思广益，推广创新成果

创新可以是制度管理上的创新，也可以是技术操作中的创新，只要是符合科学规律，提高工作效率，节省人工都可以作为创新方向。创新也是一个不断延续发展的过程，需要在实践过程中不断修正完善，这个过程是动态的，同时也使创新具有了持续不断的生命力。

创新工作是档案馆工作活力的源泉，尤其是在这样一个知识经济发展的年代。对于中小型档案馆如何利用自己的优势，做好创新工作，是每个档案工作者都面临的挑战。因此，培养创新思维，并运用到工作之中，让创新成为工作常态，才能更好地为国家的经济建设服务，为文化建设服务，档案工作才大有可为。

（责任编辑：无尽藏）

The Innovation of Small and Medium-sized Archives

Yang Qing

G275.9

A

1005-9652（2016）02-0043-03

杨 清（1974—），女，河北深县人，西安科技大学馆员。