APP下载

运用项目管理方法提升高校二级单位行政工作效率

2016-10-21唐孜彦

亚太教育 2016年5期
关键词:工作效率项目管理

唐孜彦

摘 要:高校二级单位既受学校的统一管理,又有着一定的自主权,但目前由于事务众多、硬件设施不到位、办事流程长等多种原因造成其工作效率与企业相比有着相当大差距。可在行政工作中借用项目管理思想,通过合理进行工作任务分解、流程优化、人员能力提升并配合先进管理工具的使用提高工作效率。

关键词:高校二级单位;项目管理;工作效率

高校行政效率是指“是高校教育行政机关和人员在一定时间的教育行政活动中,教育行政总产出与教育行政总投入的比率关系。”[1]当前国内高校普遍采用总体管控、分级管理模式,二级单位的行政除了承担学校下达的任务外,还兼有外部拓展、内部管理等多重工作,亟待通过科学的方法提高行政工作效率。

一、二级单位行政工作现状及问题

(一)涉及的事务众多,千头万绪

二级单位行政工作涉及党政(工会)、教务、科研、财务、人事、外事、学生工作等多个方面。如财务工作,又覆盖预算管理及经费使用进度控制、人员酬金发放、运行费使用与报销、纵向/横向经费建卡及使用、税务管理等等;如人事工作,需要与学校人事处人事科、工资科、社保科、专家科、教师科、师资办、职员办等多个科室接洽,每个科室均有多项工作任务。于此,二级单位的行政人员往往身兼多职,每项工作能投入的时间精力有限。

(二)硬件条件客观上造成效率低

1.分校区办公造成在途时间过长

目前大部分高校采取主校区、分校区同时办公的方式,有的高校甚至拥有两到三个分校区,这为行政工作的开展带来极大不便。特别是集中开会、送交文件、签字盖章等情况,即使校区间有校车直达,但往返仍耗费不少时间,影响办公效率。

2.办公系统不智能,耗时严重

相对企业而言,高校的智能化进展非常缓慢,大多数高校虽已建立起OA系统,但并未得到大力推广,日常行政事务仍采取传统方法,如下发文件仍使用纸制版本需各单位派人领取,文件公开仍采取张贴、集中学习、传阅等方式;又如需要各部门会签的文件,如有一部门领导出差,整个流程就无法向下进行。

(三)涉及部门多,流程长

出于安全和责任制的考虑,高校各种工作流程环节较多,造成二级单位行政在办理的时候耗时较多。以财务野外考察为例,在票据收集之后,首先需要经手人、验收人对所有票据进行签字,对于无法提供发票的费用(如劳务费)需要对方提供收条、身份证复印件、情况说明等材料。对校外人员转账还需要单独的校外人员经费发放表,若转账时银行信息与财务系统设置的不一还需要财务处处长签字。整个流程大约有15个环节,一般需要2-3个星期才能办结。在目前的管理制度下,有很多类似的流程,客观上造成行政效率较低。

(四)考核体系引导不够,管理举措不到位

在高校现行的人事考核体制中重点在于“未出现责任事故”,而对工作效率并没有严格的要求,也没有形成储如“N个工作日办结”的具体要求。各类晋升、评优的考核更多依赖于民主投票而不是工作完成情况,所以在行政工作中难免对工作效率的重视不够。

(五)培训不到位,工作技能欠缺

受高校人事招聘条件限制,目前在高校二级单位从事行政工作的,一部分为老体制下的事业编制教师,一部分为完成學历教育后就直接进入工作岗位的学生。在学校这种工作环境中,这两部分人群很难接受到工作效率的训练,也缺少发现和使用高效工具的体验。使用办公软件还停留在WORD、EXCEL的基础阶段,缺乏提升效率的有效手段。

二、项目管理思想概述

项目管理这一概念源于二战时美国研究原子弹的曼哈顿计划,其大规模发展始于1957年美国杜邦公司在设备维修中的应用。〔2〕它通过定性、定量相结合的方法,将一些先进的管理理念和手段引入日常的项目管理中,极大地提高了工作效率。将项目管理方法运用到高校二级单位行政活动中,主要有三个方面的作用:

一是合理的结构分解:按照项目管理的原则,凡是应该做的工作都应该出现在工作分解结构中,这就有利于从全局出发整体把控。

二是细致的时间管理。通过分解工作,确定重要节点,可以对每项工作需要的时间给出大致准确的估计,对工作进度做到“心中有数”,避免工作延误。

三是最大化资源效用。通过项目管理,可以明确在什么时间某种资源(人员、设备、资金)投入,从而能产生很好的协调和平衡作用,避免资源的冲突和过度使用。[3]

三、改进举措

借用项目管理思想,二级单位可从以下方面着手提高行政效率。

一是针对专项工作设立专人负责制。在二级单位内部,可尝试打破现有的职能部门,特别是在涉及不同行政职能时,可设定专人负责制,对现行工作进行并行掌控,并通过改革内部考核等方式进行管理。

二是将常规工作标准化。将常规工作,如每月酬金申报、科研经费到校办理、新员工入职等事项绘制详细流程图,标明重要环节,使工作标准化,做到“零基础”上岗,提高办事效率。

三是建立内部资料库,实现共享。二级单位在上报资料时应注意资料留存,可设置单位资料库,在符合保密要求的条件下实现单位内部的资料共享,减少信息的重复收集。

四是借用项目管理工具,特别是在期末、年底等工作任务较多的时点,可采用甘特图、矩阵图等工具,掌握任务的计划和任务的执行,了解工作开展进度,对各项工作的推进情况总体把控,减少遗漏和疏忽。

将项目管理思想运用于高校二级单位行政工作是一个长期的过程,需要长期的努力和持续的改进,只有行政效率有效提升,才能为高校科研水平提升提供必要的保障。

参考文献:

[1]陶文信.影响高校行政效率的因素及提高途径[J].郑州航空工业管理学院学报(社会科学版),2006,25(4):135-137.

[2]程铁信,霍吉栋,刘源张.项目管理发展评述[J].企业管理,2004(2):59-63.

[3]杨本昭,徐伟侠.项目管理在高校行政管理中的应用[J].西北工业大学学报(社会科学版),2005,25(4):76-78.

(作者单位:四川大学文化科技协同创新研发中心)

猜你喜欢

工作效率项目管理
提高森林资源监测工作效率和实用性的探索
环境工程的项目管理
简论提高统计工作效率方法
提高工作效率必须改掉的7种习惯
提高企业财务管理工作效率途径研究
10种方法助你提高工作效率
航天项目管理——高技术复杂项目管理
综掘机在煤巷中施工如何提高工作效率