运用项目管理方法提升高校二级单位行政工作效率

2016-10-21唐孜彦

亚太教育 2016年5期

唐孜彦

摘要：高校二级单位既受学校的统一管理，又有着一定的自主权，但目前由于事务众多、硬件设施不到位、办事流程长等多种原因造成其工作效率与企业相比有着相当大差距。可在行政工作中借用项目管理思想，通过合理进行工作任务分解、流程优化、人员能力提升并配合先进管理工具的使用提高工作效率。

关键词：高校二级单位；项目管理；工作效率

高校行政效率是指“是高校教育行政机关和人员在一定时间的教育行政活动中，教育行政总产出与教育行政总投入的比率关系。”[1]当前国内高校普遍采用总体管控、分级管理模式，二级单位的行政除了承担学校下达的任务外，还兼有外部拓展、内部管理等多重工作，亟待通过科学的方法提高行政工作效率。

一、二级单位行政工作现状及问题

（一）涉及的事务众多，千头万绪

二级单位行政工作涉及党政（工会）、教务、科研、财务、人事、外事、学生工作等多个方面。如财务工作，又覆盖预算管理及经费使用进度控制、人员酬金发放、运行费使用与报销、纵向/横向经费建卡及使用、税务管理等等；如人事工作，需要与学校人事处人事科、工资科、社保科、专家科、教师科、师资办、职员办等多个科室接洽，每个科室均有多项工作任务。于此，二级单位的行政人员往往身兼多职，每项工作能投入的时间精力有限。

（二）硬件条件客观上造成效率低

1.分校区办公造成在途时间过长

目前大部分高校采取主校区、分校区同时办公的方式，有的高校甚至拥有两到三个分校区，这为行政工作的开展带来极大不便。特别是集中开会、送交文件、签字盖章等情况，即使校区间有校车直达，但往返仍耗费不少时间，影响办公效率。

2.办公系统不智能，耗时严重

相对企业而言，高校的智能化进展非常缓慢，大多数高校虽已建立起OA系统，但并未得到大力推广，日常行政事务仍采取传统方法，如下发文件仍使用纸制版本需各单位派人领取，文件公开仍采取张贴、集中学习、传阅等方式；又如需要各部门会签的文件，如有一部门领导出差，整个流程就无法向下进行。

（三）涉及部门多，流程长

出于安全和责任制的考虑，高校各种工作流程环节较多，造成二级单位行政在办理的时候耗时较多。以财务野外考察为例，在票据收集之后，首先需要经手人、验收人对所有票据进行签字，对于无法提供发票的费用（如劳务费）需要对方提供收条、身份证复印件、情况说明等材料。对校外人员转账还需要单独的校外人员经费发放表，若转账时银行信息与财务系统设置的不一还需要财务处处长签字。整个流程大约有15个环节，一般需要2-3个星期才能办结。在目前的管理制度下，有很多类似的流程，客观上造成行政效率较低。

（四）考核体系引导不够，管理举措不到位

在高校现行的人事考核体制中重点在于“未出现责任事故”，而对工作效率并没有严格的要求，也没有形成储如“N个工作日办结”的具体要求。各类晋升、评优的考核更多依赖于民主投票而不是工作完成情况，所以在行政工作中难免对工作效率的重视不够。

（五）培训不到位，工作技能欠缺

受高校人事招聘条件限制，目前在高校二级单位从事行政工作的，一部分为老体制下的事业编制教师，一部分为完成學历教育后就直接进入工作岗位的学生。在学校这种工作环境中，这两部分人群很难接受到工作效率的训练，也缺少发现和使用高效工具的体验。使用办公软件还停留在WORD、EXCEL的基础阶段，缺乏提升效率的有效手段。

二、项目管理思想概述

项目管理这一概念源于二战时美国研究原子弹的曼哈顿计划，其大规模发展始于1957年美国杜邦公司在设备维修中的应用。〔2〕它通过定性、定量相结合的方法，将一些先进的管理理念和手段引入日常的项目管理中，极大地提高了工作效率。将项目管理方法运用到高校二级单位行政活动中，主要有三个方面的作用：

一是合理的结构分解：按照项目管理的原则，凡是应该做的工作都应该出现在工作分解结构中，这就有利于从全局出发整体把控。

二是细致的时间管理。通过分解工作，确定重要节点，可以对每项工作需要的时间给出大致准确的估计，对工作进度做到“心中有数”，避免工作延误。

三是最大化资源效用。通过项目管理，可以明确在什么时间某种资源（人员、设备、资金）投入，从而能产生很好的协调和平衡作用，避免资源的冲突和过度使用。[3]

三、改进举措

借用项目管理思想，二级单位可从以下方面着手提高行政效率。

一是针对专项工作设立专人负责制。在二级单位内部，可尝试打破现有的职能部门，特别是在涉及不同行政职能时，可设定专人负责制，对现行工作进行并行掌控，并通过改革内部考核等方式进行管理。

二是将常规工作标准化。将常规工作，如每月酬金申报、科研经费到校办理、新员工入职等事项绘制详细流程图，标明重要环节，使工作标准化，做到“零基础”上岗，提高办事效率。

三是建立内部资料库，实现共享。二级单位在上报资料时应注意资料留存，可设置单位资料库，在符合保密要求的条件下实现单位内部的资料共享，减少信息的重复收集。

四是借用项目管理工具，特别是在期末、年底等工作任务较多的时点，可采用甘特图、矩阵图等工具，掌握任务的计划和任务的执行，了解工作开展进度，对各项工作的推进情况总体把控，减少遗漏和疏忽。

将项目管理思想运用于高校二级单位行政工作是一个长期的过程，需要长期的努力和持续的改进，只有行政效率有效提升，才能为高校科研水平提升提供必要的保障。