浅议存货购进环节的内部会计控制

丛远兵

摘 要：存货占据了企业流动资产的半壁江山，完善的存货内部控制一方面使得存货资产的完整性得以保证，另一方面对存货流程关键点加以控制，能够有效地降低经营风险和采购成本。因此，建立健全有效的存货内部控制对于企业而言刻不容缓。本论文主要针对企业存货购进环节可能出现的问题，结合存货的基本业务流程，从存货采购计划及其实施，存货采购环节的合同控制，存货采购业务会计控制几个方面进行研究，以求通过对内部会计控制来保证资产的安全性和完整性。

关键词：内部会计控制；存货；采购

一、存货购进环节内部会计控制现状分析

1.存货购进环节内部会计控制的现状分析

存货占了流动资产比重的40%-60%，在生产制造环节以及销售过程中的重要价值，不少人企图用它来控制利润，达到偷税漏税的目的。

对工业生产型企业来说，采购环节是生产经营的初始环节，目的是要及时采购原材料符合生产需要，价格实惠，质量过关。因为采购直接关系到货币资金的减少以及负债的增加且业务发生频繁，工作量大，涉及部门多。在缺乏透明度还不够科学完善的内部制度的影响下，及其容易产生种种管理漏洞。比如采购人员中饱私囊，与供应商签订虚假合同；有的放弃物美价廉的商品，牺牲企业的利益，搞人情买卖，从中拿回扣佣金，这些都是现实中常见的现象。类似于以权谋私、偷梁换柱等问题，都会导致企业无法采购到合适的商品，高价却不一定买到好的商品或原料，这就容易造成资金的浪费和损失。

2.存货购进环节内部会计控制中存在的问题

企业在存货购进环节的主要问题如下：

（1）弄虚作假，故意混淆采购成本与其他有关费用

许多公司为了直接扣除，将在采购过程中发生的本应计入采购成本的运输成本，装卸成本，保险费，入库前的挑选整理费和整理费用和其他费用，直接计入当期损益；采购环节发生退货时，不做存货的进项税额转出，却计入作为“营业外收入”、“其他业务收入”、“应付账款”等会计科目进行作假处理，用来虚增收入和利润。

（2）采购人员图谋私利

询价与确定供应商业务未分离，使得采购人员有机会图谋私利，签订假合同骗取企业货款。

（3）监守自盗、虚报损失

材料保管人员监守自盗，利用职务之便将存货财产转移私下出售，虚报夸大损失，借此谋取个人私利。

（4）实施“调包计”

将采购或库存物资进行调换，以旧换新，以次充好。混淆不同型号、不同价格的物资，用来满足个人私欲。

存货内部会计控制能否实施对企业而言是一个亟待解决的问题。存货会对企业流动资产产生很大的影响，所以揭示存货购进环节业务中业务的脆弱性，对确保资产的安全和有效使用具有非常重要的意义。

二、存货购进环节内部会计控制中问题的成因

1.会计系统没有充分考虑到内部控制

企业没有充分考虑到内部会计控制的存货采购业务，导致在计划经济的设计中的会计制度，保留了缺陷。若是缺少日常会计记录，过度简化会计资料会使得经济活动发展的轨迹无法得到连续的反映。

2.内部控制缺乏具体的标准和尺度

不同类型的单位建立的内部控制模式也大相庭径。比如大型企业的内部控制较为严密；而中小型企业为了达到人力资源使用率的最大化，内部控制就较为粗糙，内部控制评价就会缺乏具体的标准，而所有这些业务处理都应有一个明确的标准。比如对采购业务，先付款后提货如何处理，货到后发票未到又如何处理，商品发生现金折扣、商业折扣等又如何处理等等。

3.存货内部控制意识薄弱及职责不明确

现实中，因为存货数量较大，容易造假，存货内部控制轻微疏忽，就会给予贪污盗窃者腐败和盗窃机会。因此在存货的采购过程中出现了虚假购买的现象。

企业应完善岗位责任制，对企业进行库存管理，明确各部门之间的职责和岗位，特别是不相容的岗位之间要形成相互分离、相互制约和监督。在实际工作中，库存采购，验收和付款，这些业务在正常运作中，一般不允许个人独立运作。如果询价与确定供应商的职务未分离，会导致个人吃回扣，损失企业的利益。

三、加强企业存货购进环节内部控制的对策和建议

1.完善企业存货的内部控制制度

（1）建立科学合理的内部会计控制体系

①引导经营管理思想。存货内部控制是内部会计控制的重要环节，以保证会计信息数据的真实性和完整性，以达到企业的利润更为丰厚的目的。

②实现企业稳定经营。建立和完善合理有效的库存内部控制管理体系，不仅可以记录错误的预防和控制，对人员舞弊行为，尽快查明原因，以便准确、及时地制定和采取纠正措施。还可以达到有效地降低经营风险和采购成本的目的，保证企业持续经营稳定发展，达到效益最大化。

③实现现代化管理。内部控制是实现现代化管理的基础和前提。只有全面强化内部控制，才能保证责任制的真正落实。

④纠正不正当行为。实行现代审计方法的前提就是内部控制。完善内部控制制度，才能明确内部控制的范围和内容，健全的内部控制制度是为基础审计保驾护航。完善内部控制制度，是审计的基础。

（2）建立健全存货购进环节的计划、合同的订立和审批制度

作为存货会计控制的一个组成部分，采购的计划执行也很重要。企业必须严格按照计划对存货购进环节发生的业务进行申报，并将不同业务分为不同岗位的人员完成。由采购部门根据生产部门提供的物料需求计划和材料请购单制定采购计划，从而提出具体的采购目录，经由关主管人员签字审批。会计人员需要及时、准确地计算存货的采购成本，以保证会计数据的真实性和准确性。

将存货采购计划与存货购买数量的计算结果进行比较，可以检测出该计划的实施程度。会计控制人员除了检查存货计划执行完成的情况外，还要在检查过程中对原始资料进行核对，找出该计划未能完成的客观和主观的原因，并对症下药提出改进建议，以保证进货计划的完成，满足企业正常生产需要。

存货的采购合同是由采购部负责管理和会计控制人员的这一部分负责监督和检查。检查合同是否具有法律上的可行性、安全性和合同履行的情况，是会计的重要内容。在合同签订前，会计控制部门应根据授权情况对合同内容进行检查。对于已经签订的合同要进行核对，包括购买数量和到货时间。根据采购计划和生产部门的需要，控制库存数量的购买，根据生产需要控制的时间购买，有可以不缺的材料或停机现象。

存货采购在采购人员授权的领导下，按照合同规定，授权的内容应经有关部门批准；采购人员不得变更合同授权的内容，根据计划签订合同后，将合同副本送到会计部审核并保留。

在日常工作中，会计控制人员应该对原辅材料等供应商建立档案，通过电话查询或其他可进行的方式了解供应商的详细信息。了解其信誉情况并对相关信用问题进行核查。实践证明，这一部分的会计控制也十分关键和必要的。

（3）采购环节的内部控制的其他措施

①请购。在购货之前，采购业务必须按照申报程序走，仓储部将生产经物料需求计划报送到采购部门，请购单由相关的部门负责人审批并签字同意之后，交到采购部门。

②采购。采购部门在接到请购单后，核实采购申请单是否合理，估算采购所需资金，由采购部门主管签字审批。根据审批后的请购单，由采购部门派不关联的人员对不同的供应商进行询价，具体内容包括价格、质量、折扣和付款条件及交货时间等，供应商的确定由主管负责，随后重新签订购买合同，合同内容和采购订单一致。采购合同签订后，由采购人员负责订购和采购。

2.对存货内部控制环境加以改进

控制环境的好坏影响到整个企业内部控制的效果，要注重塑造企业的内部控制环境。企业管理者应该加强内部控制环境的建设，完善公司的各项的管理制度，重视培养各个部门员工的内部控制意识，与存货的购进、保管、领用环节相关的部门尤其需要重视。

3.明确职责分工并分离不相容业务

企业应将存货管理部门不相容职务互相分离，明确职责分工，形成全面而科学的内部牵制机制。

第一，将询价与确定供应商分开，由不关联的人员负责，这就可以达到充分监督的第一步。第二，物流和采购环节分开，例如采购授权批准、执行业务、监督审核职务等几项工作应该分开为不同的业务环节，进而由两个以上的人加以操作。第三，要加强监督控制，派相关会计随同仓库保管员定时地对企业的仓库存货进行盘查，发现问题时及时上报并纠正。例如，作为企业的材料会计人员必须给予企业存货足够的重视，必须在有效的时间内及时反馈企业库存数量和质量，防止在库存短缺的情况下，出现管理上的漏洞。

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