中小企业ERP项目管理实践解析

耿爱东

【摘要】ERP作为中小企业开展信息化管理的手段，对提高企业运营绩效具有重要作用。但从当前的发展现状来看，中小企业ERP项目存在较高的失败率。据此，本文主要解析中小企业ERP项目管理的实践，以期改善中小企业ERP的应用现状。

【关键词】中小企业 ERP 项目范围管理 项目质量管理

ERP是一种基于信息技术的管理平台，目的是为企业决策层和员工提供决策手段。ERP具有集成性、开放性、完整性、先进性及统一性的特点，且运用ERP可提高企业的管理能力及为企业创造更大的经济效益。但企业在实施ERP时，应做到有计划、有目的、有组织，从而保障ERP的实施效果。中小企业ERP项目管理的内容包括项目进度与费用管理、范围管理及质量管理等。本文以PTW公司的ERP项目为例，分点解析中小企业ERP项目管理的实践。

一、项目进度与费用管理

项目进度管理的任务是工作分解及对每项工作工作量的准备评估。为了实时监控项目进度，一般采用挣值法。项目费用管理是项目管理的核心内容。PTW公司计划的费用为250万元，固定费用90万元，项目咨询顾问费用150万元。项目咨询费用直接影响到项目的实施周期，因此采用挣值法可同时控制项目进度与费用管理。挣值法是常用的项目管理技术，主要按以下步骤来实现具体管理：

第一步：按WBS计算项目进度与预算，即配置任务的时间和人力资源→计算计划作业的预算成本BCWS、已完成作业的预算成本BCWP及实际成本ACWP→计算进度SV与成本偏差CV，注意人力成本以人天数为计算单位（1人天=1人工作8h），以方便计算。第二步：结合进度与费用的绩效指标，绘制趋势图。第三步：结合实际数据，计算进度与费用的绩效指标。第四步：分析和预测进度与费用的绩效指标。例如，1.成本绩效指标CPI>1时，预算成本比实际成本高；CPI<1时，预算成本比实际成本低；CPI=1时，预算费用与实际成本相等。2.进度绩效指数SPI>1时，计划进度比实际进度慢；SPI<1时，计划进度比实际进度快；SPI=1时，计划进度与实际进度相等。

总之，中小企业ERP项目采用挣值法来控制项目时间和费用是可行的，即能为项目决策提供可靠的数据及准确验证相关应对办法的有效性。

二、项目范围管理

项目范围管理的主要内容是范围评估与范围监控，而范围管理的重点工作是对项目实施范围的过程和方法进行评估，即：首先，确定范围管理准则，即在系统功能选项中利用SPA标准功能模块完成配置，注意考虑到未来两年之内可能用到的功能。其次，确定项目目标与范围，即先由项目目标分解出相关指标，再由相关指标、产品功能、项目实施条件及能力，确定项目实施范围。本项目的目标是降低企业运营成本、提高企业运营效率及工作质量。在市场、运营、销售、生产、财务及客服等工作中，项目目标表现为完全不同的指标，而对应的需求也仅有部分能被ERP满足，同时被满足的部分也受制于企业的技术条件。三是ERP培训及企业前期准备阶段，各部门对ERP系统的需求不尽相同，因此部门之间务必达成共识。四是项目实施阶段，重视范围控制，以免影响到项目进度和费用，并以书面文件形式表达各部门的需求，同时制定科学的范围变更审批流程。

然而，项目成员的目标较为分散，因此难以确定项目范围，同时企业的职能化结构使各部门均表现出本位主义倾向。以销售价格管理为例。销售部门指出销售价格管理是销售部门的内部事宜，采用手工操作即可；市场部门指出当前的价格管理较为混乱，销售部门只顾销售额而不顾利润的做法无法完成产品利润的计划，理应进行严格的管理。除系统功能的选择以外，系统功能由谁使用及使用人员履行何种职责在部门之间也存在分歧，即都想减少本部门的责任和工作量。

可见，项目的成功实施需以明确的项目目标和实施范围为保障，但对于项目目标分散及项目范围难确定的问题，应采取以下办法来予以解决：建立共同的项目目标评判依据；组织企业工作人员共同参与；项目启动之初完成决策。

三、项目质量管理

项目质量管理的主要内容是建立项目质量标准及编制质量控制计划。在部署质量管理时，应注意以下事项：一是与市场口碑较好的顾问公司合作，并采取面试和培训的方式考核顾问公司的能力；二是编制质量控制计划，实施质量交由IT部门经理及项目经理负责；三是在项目进度上设质量检查点，并就项目交付成果制定专项检查方法；四是在验收项目时，邀请母公司参与审核。

然而，項目质量管理一般缺乏质量标准，如此不仅影响到质量责任的确认，也使项目工作的开展缺少质量依据，即：一是项目关系人员多，项目质量责任不清。项目质量并非项目经理可以管控，而是项目参与人和实施人的共同职责，但项目参与人与实施人的人数众多且角色复杂，因此无法理清各自到底应该承担哪种质量责任。二是项目的实施为多人智力劳动，因此难以检查和控制全部参与人员的工作质量，且一般在项目上线测试或报表阶段才会发现质量问题，此时，若进行全程重复检查和审核，定会降低效率和增加成本。三是ERP项目的实施为智力劳动，即交付物为无形的技能、知识和文件，因此无法定义项目质量的检验标准，同时也无法判定工作质量的好坏。虽然项目管理部门可以借鉴第三方顾问的成熟做法，但专业知识上的信息不对称导致企业的项目团队无法准确判定质量的控制效率，外加商务合同约定的顾问责任仅为咨询服务，因此企业应完全掌握项目实施的质量标准。

四、结语

上文分别对中小企业ERP项目管理中的进度与费用管理、范围管理及质量管理做了简单论述。研究表明，应把握好各项内容的管理要点。例如，项目范围管理的要点是评估和选择项目范围及结合业务需求来考察项目范围对项目进度、项目成本的影响，同时组织各方专家进行集体决策；项目质量的管理要点是明确ERP产品的特殊性及顾客从服务的技术质量、功能质量上来认识服务质量。除文中谈及的项目进度与费用管理、项目范围管理、项目质量管理三个方面以外，项目风险管理也非常重要，但限于篇幅，本文不做过多阐释。

参考文献：

[1]公双雷.如何开展中小企业新项目培训——以M企业ERP项目培训为例[J]. 中小企业管理与科技（下旬刊），2015.

[2]包根梅. 中小企业ERP应用现状分析[J]. 开发研究，2011.

[3]李志英，张庆平，张璟. 佛山中小型制造企业ERP运行现状调研分析及对策研究[J]. 顺德职业技术学院学报，2011.